Ada banyak manfaat mendigitalisasi proses bisnis tanpa pemakaian kertas yang perlu Anda ketahui. Bisnis mengalami perubahan besar selama beberapa dekade terakhir karena teknologi mengalami kemajuan pesat. Hal ini membuat proses bisnis terus berubah sehingga memungkinkan adanya improvisasi, adaptasi, dan tantangan baru.
Tahun ini sendiri, dunia bisnis dipaksa untuk melakukan perubahan besar. Dan inti dari semuanya adalah perubahan teknologi digital sehingga bisnis bisa tetap berjalan di tengah pandemi global.
Salah satu langkah besar yang telah kita lihat dalam sepuluh bulan terakhir adalah transisi menuju bisnis tanpa pemakaian kertas. Hal ini sebenarnya sudah jadi rencana bagi sebagian besar perusahaan yang ingin memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi dalam proses internal dan eksternal.
Namun, jika bisnis Anda adalah salah satu bisnis yang masih mempertanyakan apakah akan menggunakan kertas atau tidak, kami telah menuliskan 10 alasan utama mengapa Anda harus melakukan perubahan ini.
Alasan harus mengurangi kertas di bisnis Anda
- Lapisan perak
Menyimpan dokumen di lemari arsip kantor hanya akan berakhir sia-sia, apalagi jika mengingat tentang risiko penyimpanan dokumen privasi kantor dalam bentuk fisik. Selain itu, menyimpan dokumen dalam bentuk kertas juga tidak efisien dari segi biaya karena harus menyediakan ruang penyimpanan. Menyimpan dokumen di cloud tentu menjadi lebih aman dan mudah diakses dengan instan.
- Faktor lingkungan
Menjalankan bisnis dengan minim penggunaan kertas akan memberikan dampak positif pada lingkungan karena mengurangi jejak karbon. Hal ini bisa menjadi daya tarik bagi investor. Perlu Anda ketahui, ada sekitar 50.000 hingga 55.000 pohon ditebang setiap tahun hanya untuk menyediakan kertas bagi perusahaan yang masih menggunakan cara lama dengan banyak kertas.
- Faktor lingkungan lain
Menjalankan bisnis tanpa pemakaian kertas memiliki manfaat karena bisa menghemat biaya. Ahli riset Gartner memperkirakan sebanyak 3% dari pendapatan perusahaan dihabiskan untuk kertas, sementara rata-rata pekerja kantor menggunakan 10.000 lembar kertas per tahun. Hal ini cukup mengejutkan, bukan?
- Menghemat waktu
Dengan mengurangi pemakaian kertas, Anda bisa menyelesaikan pekerjaan kantor dengan waktu yang lebih singkat. Misalnya dalam proses membuat faktur, kontrak, atau perjanjian kerja yang menggunakan kertas. Dengan mengubahnya memakai platform digital, karyawan akan lebih mudah dan cepat mengakses dokumen tanpa harus menyimpannya dalam bentuk kertas.
- Menjadi lebih fokus
Menyelesaikan bisnis dengan lebih cepat akan menghemat lebih banyak waktu. Hal ini akan membuat bisnis berjalan lebih baik dan mendapat keuntungan. Artinya, digitalisasi dalam proses bisnis akan membuat karyawan menjadi lebih produktif dan fokus.
- Menghentikan kekacauan
Kekacauan yang disebabkan oleh banyaknya pemakaian kertas bisa menyebabkan berkurangnya produktivitas. Hal ini juga bisa membuat karyawan rawan stres. Kekacauan ini juga memperlihatkan bagaimana seseorang menjadi pemimpin, dan bisa menandakan kemalasan hingga kurangnya manajemen waktu. Hal ini tentu bukan citra yang baik bagi sebuah perusahaan, sehingga mengganti kertas menjadi digital bisa menghapus kekacauan itu.
- Mengurangi stress saat pindahan
Saat akan pindah entah ruangan atau kantor, metode lama menggunakan kertas bisa membuat Anda stres. Jika masih menggunakan kertas, Anda butuh banyak energi untuk berpindah. Mengganti kertas menjadi digital akan lebih memudahkan Anda karena tidak perlu lagi membutuhkan lemari.
- Membuat pelanggan puas
Bisnis tanpa kertas membuat pelayanan menjadi lebih cepat dan efisien, sehingga pelanggan menjadi lebih puas. Hal ini karena di dunia digital, konsumen terbiasa mendapatkan apa yang ia inginkan kapan pun mereka mau. Sehingga mengganti kertas menjadi digital bisa membuat pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak perlu menunggu kesiapan dokumen. Pelanggan bisa menandatangani pesanan di mana pun mereka berada. Anda bisa mendapatkan faktur, formulir pengiriman, dan dokumen lain dua kali lebih cepat.
- Dunia digital lebih aman
Undang-Undang privasi dan perlindungan data konsumen kini lebih ketat, di mana peraturan tersebut mengharuskan perusahaan menjaga data atau informasi pelanggan. Informasi pelanggan yang disimpan dalam bentuk fisik atau kertas biasanya rentan rusak, hilang, atau dicuri. Sedangkan, menyimpannya dalam bentuk digital memungkinkan Anda untuk melindungi keamanan dokumen, selain itu juga mudah diakses dan tidak mudah rusak.
- Pengetahuan adalah kekuatan
Mengurangi pemakaian kertas akan menghemat waktu, terutama saat perusahaan melakukan pembelajaran maupun pelatihan karyawan. Sebab, kini karyawan bisa menyimpan materi berbasis digital atau disimpan secara online dan terpusat. Dengan cara ini, karyawan bisa mengakses materi pembelajaran, dokumen penting kantor, hingga informasi karyawan dengan mudah dan instan.
Dengan banyaknya pertimbangan di atas, harusnya tidak muncul pertanyaan “Haruskah saya tidak menggunakan kertas?” melainkan “Bisakah saya tidak melakukannya?”
Kabar baiknya, banyak cara yang bisa dilakukan pelaku bisnis untuk mengurangi pemakaian kertas. Salah satunya adalah dengan menerapkan tanda tangan digital. Tak hanya mengurangi kertas, penggunaan tanda tangan digital juga relatif lebih aman karena menerapkan verifikasi identitas dengan teknologi biometrik, contohnya face authentication. Dengan begitu, hanya pihak berkepentingan yang dapat mengakses dokumen bertanda tangan digital tersebut, sehingga risiko penyalahgunaan bisa dicegah.
Tak perlu bingung mencari penyedia layanan tanda tangan digital, kini Anda bisa menggunakan Signiflow yang telah diakui secara resmi di tanah air. Langsung saja klik di sini untuk menghubungi tim Sunartha selaku penyedia resmi layanan Signiflow di Indonesia!
