Ada banyak hal yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan efisiensi pelayanan publik, salah satunya dengan transformasi digital. Artinya, Anda perlu mengganti proses administrasi yang bersifat manual dengan sistem otomatisasi sebisa mungkin. Untuk mewujudkannya, Anda dapat menggunakan software ERP seperti Odoo. Apalagi, fitur-fitur pada Odoo juga sangat cocok untuk instansi pemerintah. Mengapa demikian? Anda bisa menemukan jawabannya di bawah ini!
Citizen Relationship Management
Ada satu modul pada software ERP Odoo yang lazim digunakan oleh bisnis retail, yaitu Customer Relationship Management. Namun, khusus untuk sektor pelayanan publik, Anda dapat menggunakan versi spesifiknya, yaitu Citizen Relationship Management. Bagaimanakah cara kerja fitur satu ini?
Tidak berbeda jauh dengan CRM untuk bisnis retail, Anda bisa melihat detail pelanggan atau klien yang sudah berinteraksi dengan institusi Anda. Data yang ada pada menu ini juga sangat lengkap, mulai dari riwayat pembayaran hingga informasi pribadi. Jadi, Anda bisa lebih memahami kebutuhan mereka, menghasilkan inovasi yang lebih tepat sasaran, serta memberikan pelayanan yang lebih personal untuk membangun hubungan baik.
Inventory Management
Tanpa adanya alat-alat penting seperti komputer, software, dan lainnya, tentunya Anda tidak bisa memberikan pelayanan terbaik bagi warga. Maka dari itu, Anda harus rutin mencatat kondisi setiap inventaris yang ada di gedung institusi sekaligus jadwal perawatan rutinnya. Namun, mendokumentasikan dan mengawasi semua hal tersebut tidak harus sulit karena sudah ada teknologi otomatis dari software ERP Odoo untuk mempermudah.
Misalnya, dengan fitur Inventory Management, Anda dapat memantau jumlah serta kondisi setiap barang yang ada di lembaga Anda cukup melalui layar perangkat saja. Bahkan, semua informasi penting seperti lokasi barang, riwayat perawatannya, dan daftar peminjamnya sudah tercantum dalam satu halaman. Jadi, Anda sama sekali tidak perlu berpindah aplikasi.
Financial Management
Kualitas pelayanan publik tidak hanya bergantung pada kecukupan dana, tapi juga ketepatan pengelolaan uang itu sendiri. Karena itu, Anda harus rajin memantau pergerakan arus kas dengan teliti untuk memastikan bahwa anggaran institusi Anda sudah tepat guna. Di sisi lain, mencatat banyak pemasukan dan pengeluaran secara manual bukanlah hal yang efisien.
Untungnya, kini sudah ada software ERP Odoo dengan fitur khusus pengelolaan finansialnya. Melalui sistem enterprise resource planning ini, Anda bisa mengkonsolidasikan semua data keuangan penting dengan otomatis dan memonitor kondisinya secara real-time. Dengan demikian, Anda bisa langsung mengambil tindakan yang tepat jika ada penyimpangan.
Two-Factor Authentication
Serangan siber bisa membahayakan tidak hanya reputasi dan operasional lembaga Anda saja, tapi juga keamanan para warga. Sebab, untuk memberikan layanan publik yang terbaik, Anda harus menggunakan informasi sensitif yang diberikan oleh warga. Nah, untuk menjaga keamanan data dengan lebih mudah, Anda bisa menggunakan fitur-fitur pada Odoo untuk menambah lapisan perlindungan informasi sensitif.
Salah satu fitur tersebut adalah Two-Factor Authentication atau 2FA. Jadi, ketika ada seseorang yang hendak mengakses sebuah data, mereka harus melewati tes keamanan tambahan seperti memasukkan kode verifikasi dari email, SMS, atau aplikasi authenticator khusus. Hasilnya, data institusi Anda pun lebih terlindungi dari pihak tidak bertanggung jawab.
Real-time Data Sharing
Layanan publik tertentu pastinya akan membutuhkan koordinasi antara lebih dari satu divisi yang berbeda. Maka dari itu, keterbukaan informasi merupakan salah satu hal yang juga harus menjadi pertimbangan institusi Anda. Bagaimanakah teknologi software ERP Odoo bisa mewujudkan hal tersebut? Jawabannya ada di fitur Real-time Data Sharing.
Sesuai namanya, Anda dan pihak lain bisa saling berbagi file atau dokumen lainnya secara langsung melalui fitur ini. Dengan demikian, tidak ada lagi hambatan seperti mentalitas silo yang membatasi akses informasi, terlebih jika Anda harus memperolehnya secara manual.
Layanan publik bisa menjadi lebih efisien dan berkualitas bagi para warga dengan transformasi digital. Contohnya, jika Anda menggunakan berbagai fitur di software ERP dengan tepat. Selain itu, kunci keberhasilan transformasi digital institusi Anda juga akan sangat ditentukan oleh pertimbangan matang pada saat proses perencanaannya. Untuk mempermudah perencanaan, Anda bisa berkonsultasi dengan ahlinya, seperti tim profesional Sunartha yang sudah bertahun-tahun berinteraksi dengan berbagai industri. Apapun kebutuhan pelayanan Anda, sampaikan saja kepada Sunartha melalui pesan WhatsApp di 081586902499. Kami siap membantu Anda kapan saja!
