Enterprise resource planning (ERP) adalah sistem manajemen berbentuk software yang dapat mengintegrasikan dan mengautomasi fungsi bisnis, seperti keuangan, produksi, penjualan, pemasaran, hingga human resources. Dengan sifatnya yang automated, berbagai proses manual dalam bisnis pun bisa disederhanakan sehingga menghemat waktu dan tenaga.
Namun, keberhasilan penerapan sistem ERP bergantung pada best practice masing-masing perusahaan. Lantas, apa saja hal yang harus dilakukan perusahaan supaya bisa merasakan manfaat maksimal dari penerapan enterprise resource planning?
- Memiliki tujuan yang spesifik dan terarah
Sebelum menerapkan sistem ERP, tentukan dulu tujuan yang ingin Anda capai dari penerapan tersebut. Buat tujuan dengan spesifik dan sejalan dengan business goals. Akan lebih bagus jika Anda juga menentukan periode waktu yang jelas. Beberapa contohnya seperti:
- Menerapkan proses automasi untuk mengurangi biaya hingga 20% dalam waktu enam bulan;
- Meningkatkan kecepatan tim dalam merespons konsumen dalam waktu tiga bulan;
- Mengurangi human error dalam proses disbursement hingga 50% dalam waktu empat bulan.
Supaya bisa menentukan tujuan yang on point, Anda dan tim perlu menganalisis sistem, proses bisnis, dan workflow yang saat ini berjalan. Libatkan seluruh departemen untuk bersama-sama menyusun tujuan yang saling mendukung perkembangan satu sama lain.
- Adanya sosialisasi ke semua personel
Selain tujuan yang jelas, komunikasi juga menjadi contoh best practice dalam perusahaan yang sedang mengimplementasi ERP. Demi kesuksesan implementasi, semua orang di perusahaan harus memiliki pemahaman jelas seputar ERP; mulai dari apa itu ERP, prosedur penggunaan, manfaat yang diberikan, hingga tantangannya. Hal ini bisa dijalankan melalui sosialisasi berkelanjutan.
- Menyesuaikan fitur ERP dengan kebutuhan proyek
Berdasarkan tujuan yang telah ditentukan, Anda bisa lebih mudah memilih software ERP. Kuncinya adalah memilih software dengan fitur-fitur yang mampu mendukung kebutuhan Anda. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mengurangi human error dalam proses disbursement, pilihlah sistem ERP yang mampu memfasilitasi transaksi menggunakan banyak metode.
- Pilih ahli yang tepat untuk memimpin proyek dengan ERP
Adopsi ERP melibatkan proses yang tidak sebentar hingga sistemnya bisa berjalan stabil di perusahaan. Oleh sebab itu, sebaiknya tunjuklah seseorang yang tepat untuk memimpin proyek penerapan enterprise resource planning ini. Ia harus memiliki keahlian terkait ERP, mulai dari persiapan, fitur, migrasi data, manfaat, hingga evaluasi.
Tidak hanya bertanggung jawab atas keseluruhan proses implementasi ERP, pemimpin tersebut juga harus memastikan bahwa seluruh jajaran anggota tim di perusahaan, baik staff hingga CEO, sudah paham dan mampu menggunakan ERP dengan baik.
- Melakukan evaluasi rutin dari penerapan ERP
Mengingat ada banyak hal penting yang harus diperhatikan dalam penerapan ERP, wajar apabila ada bagian-bagian yang belum dilakukan secara optimal. Itulah kenapa evaluasi menjadi banyak contoh best practice dalam perusahaan yang menggunakan ERP. Dengan evaluasi, Anda dan tim dapat mengetahui hal-hal yang perlu dipertahankan maupun ditingkatkan dalam penerapan ERP. Ke depannya, penggunaan ERP pun diharapkan bisa lebih efektif.
Maka dari itu, setelah enterprise resource planning sudah resmi diterapkan dan dijalankan, jangan lupa jadwalkan evaluasi rutin. Pada masa awal, mungkin Anda bisa melakukan evaluasi sebulan sekali, lalu intensitasnya dapat dikurangi menjadi 3-6 bulan sekali seiring dengan pemakaian yang lebih sering.
- Scrubbing data secara berkala
Penerapan enterprise resource planning pasti melibatkan migrasi data dari sistem lama ke database ERP. Pada tahap ini, sebaiknya jangan langsung memindahkan semua data yang ada. Namun, Anda bisa sekaligus menyaring data karena kemungkinan besar Anda akan menemukan data ganda, data yang belum ter-update, atau data yang tidak konsisten. Dengan begitu, data yang masuk ke sistem ERP hanyalah data berkualitas.
Masalahnya, proses satu ini biasanya sangat memakan waktu. Karena itu, Anda dan tim bisa melakukan scrubbing data secara berkala sambil mempersiapkan diri untuk mengadopsi ERP. Terlebih, biasanya akan muncul data baru di tengah proses implementasi ERP. Nah, scrubbing secara berkala bisa meringankan proses migrasi data.
Itu dia sejumlah contoh best practice dalam perusahaan yang berhasil menerapkan enterprise resource planning. Selain keenam best practice tersebut, pemilihan sistem ERP yang tepat juga tak kalah penting. Sebaiknya, pilihlah sistem ERP yang menyediakan solusi all-in-one, tapi tetap memungkinkan Anda untuk melakukan kustomisasi sesuai tujuan bisnis. Sistem seperti itu bisa Anda temukan pada Odoo ERP yang didistribusikan di Indonesia oleh Sunartha. Konsultasi kebutuhan Anda lebih lanjut dengan tim kami dengan menghubungi melalui kontak WhatsApp di sini!
