Aplikasi Project Management: Pengertian dan Manfaatnya
Saat Anda mengerjakan proyek besar, daftar tugas bisa gagal dilaksanakan karena terlalu banyak hal yang terjadi dan terlalu banyak orang yang terlibat. Sebagai solusi, Anda perlu menggunakan aplikasi project management khusus. Bagaimana Anda memilih aplikasi project management yang tepat? Jawabannya tergantung pada ukuran tim Anda dan goal apa yang ingin Anda capai.
Aplikasi project management membantu perusahaan memperoleh hasil yang memuaskan dari suatu project karena mampu menangani berbagai faktor, termasuk pengelolaan yang rumit. Anda dapat mempertimbangkan penggunaan aplikasi ini untuk memaksimalkan hasil. Mari simak informasi lengkap mengenai pengertian dan manfaatnya berikut ini.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Proyek untuk Perusahaan Anda
Apa itu aplikasi project management?
Aplikasi project management adalah aplikasi yang dibuat untuk memfasilitasi pengerjaan proyek dan membuatnya lebih efisien. Penggunaan aplikasi ini bisa diatur sesuai kebutuhan bisnis, oleh karenanya bisa dipakai oleh bisnis dalam jenis dan ukuran berbeda. Setidaknya ada tiga tantangan pada pengerjaan project yang bisa diatasi dengan penggunaan aplikasi ini, yakni:
- Miskomunikasi soal deadline – Dalam pengerjaan suatu project, miskomunikasi soal deadline sering terjadi. Mengingat pengerjaan project sendiri sangat tergantung pada deadline, harus ada kejelasan soal deadline. Jika tidak diatasi, hal ini bisa menjadi permasalahan yang memicu terjadinya konflik pada tim.
- Konflik antara karyawan dan atasan – Konflik yang terjadi antara karyawan dan atasan pada pengerjaan suatu project akan berpengaruh terhadap pengerjaan dan hasil yang dapat dicapai. Pada dasarnya, project sangat mengandalkan kemampuan team work antar masing-masing pihak yang terlibat.
- Jalur komunikasi – Aplikasi project management bisa mengatasi masalah jalur komunikasi dengan memenuhi kebutuhan komunikasi internal antartim. Masalah pada komunikasi bisa memunculkan masalah project yang lain.
Tahapan project management
Mampu mengatasi berbagai tantangan dalam pengerjaan project, aplikasi project management secara sistematis dapat mengatur proyek agar hasilnya sesuai dengan apa yang diharapkan. Beberapa tahapan pada project management termasuk:
-
- Planning – Tahap perencanaan proyek.
- Organizing – Tahap mengatur dan mengelompokkan kegiatan proyek setelah tahap planning selesai.
- Controlling – Tahap mengontrol proses pengerjaan dan evaluasi berbagai pekerjaan yang sudah dilakukan.
Baca juga: Kolaborasi dan Manajemen Proyek dalam Satu Aplikasi
Implementasi project management tools
Guna memahami implementasi project management tools lebih mudah, Anda perlu mengetahui beberapa contohnya. Salah satunya pada proyek di bidang manufaktur yang berhubungan langsung dengan proses produksi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Project management tools dapat digunakan untuk memperlancar berbagai proses proyek yang dilakukan, yaitu:
-
- Perencanaan konsep
- Metode produksi yang akan dijalankan
- Perhitungan anggaran
- Perkiraan jangka waktu produksi
- Penyelesaian pembuatan produk
- Pemasaran produk
Pendekatan project management
Dalam praktiknya, umumnya ada dua pendekatan yang biasa dilakukan dalam proses project management, yaitu:
- Pendekatan tradisional
Pendekatan tradisional adalah metode yang lebih sering diterapkan oleh industri yang menghasilkan produk fisik, seperti produksi mobil, komputer, bangunan, dan sebagainya. Pendekatan yang bersifat mendasar dan lebih cocok dikembangkan pada perusahaan manufaktur ini bisa dibagi menjadi beberapa jenis berikut:
-
- Waterfall – Metode pendekatan ini berarti kegiatan baru tidak akan dikerjakan sebelum kegiatan sebelumnya selesai. Jadi, kegiatan dalam proyek harus diselesaikan satu per satu.
- Critical Path Method – Metode pendekatan ini memungkinkan manajer proyek menentukan kegiatan mana yang akan dijadikan prioritas dan dikerjakan duluan, sehingga mirip dengan konsep waterfall. Kegiatan yang dirasa menghambat proses pengerjaan proyek akan dijadikan opsi terakhir untuk dilakukan.
- Critical Chain Project Management (CCPM) – Fokus pendekatan ini adalah sumber daya yang dibutuhkan masing-masing tugas dan pekerjaan dalam proyek. Identifikasi tugas dengan tingkat prioritasnya masing-masing akan dilakukan oleh manajer proyek, kemudian tugas dengan prioritas paling tinggi akan dikerjakan lebih dulu.
- Pendekatan agile
Pendekatan ini fokus pada kolaborasi tim, bukan struktur hierarki. Beberapa jenis pendekatan agile adalah:
-
- Scrum – Pendekatan ini memungkinkan para anggota memiliki beban dan tanggung jawab yang sama dengan manajer proyek. Istilah Scrum Master dipakai untuk pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini.
- Kanban – Metode pendekatan ini secara umum tidak terlalu berbeda dari scrum. Perbedaan utama terletak pada periode kerja Kanban yang bersifat kontinyu.
- Extreme Programming (XP) – Pada dasarnya, pendekatan ini dikembangkan khusus bagi software engineering. Alasannya karena XP dianggap paling tepat bagi klien yang menjalankan proyek tanpa lebih dulu mengetahui dan memahami apa saja yang diperlukan dan bagaimana penggambaran hasil akhirnya nanti.
- Adaptive Project Framework (APF) – Pendekatan ini juga dianggap sesuai untuk proyek berbasis teknologi dan informasi. Itu karena pengerjaan proyek biasanya membutuhkan tingkat adaptasi dan fleksibilitas tinggi.
Dengan menggunakan aplikasi project management, proses pelaksanaan proyek bisa lebih lancar, mulai dari perencanaan, perhitungan budget, pencarian tim yang tepat, pengawasan dan pembuatan laporan, hingga penyelesaian proyek. Anda bisa mengandalkan Smartsheet, software kolaborasi untuk manajemen proyek kantor. Platform ini juga sangat bermanfaat saat melakukan kerja jarak jauh sehingga sesuai untuk semua kebutuhan proyek bisnis.
Jika tertarik menggunakan Smartsheet, klik di sini untuk mencoba free trial 30 hari. Anda juga bisa melakukan konsultasi lebih lanjut mengenai produk ini atau hal penting lain terkait bisnis dengan menghubungi WhatsApp Sunartha di link berikut!
