Dasar Pembuatan Project Management Plan
Pada umumnya, Project Management Plan berisi penjelasan bagaimana rencana-rencana dan keputusan suatu proyek akan dijalankan. Project Management Plan sebagai “living document”, yang artinya jika terdapat perubahan pada rencana Project ketika Project berjalan, maka Project Management Plan juga harus dilakukan pembaruan atau diupdate.
Manajemen proyek ini dapat menjadi alat yang sangat penting di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya secara efektif dan efisien. Namun, hal ini tentu tidak menjamin keberhasilan proyek.
Mengapa Project Management Plan penting bagi perusahaan?
Project Management Plan berisi rencana, objective, deliverable yang akan diberikan ke Client.
Isi dari Project Management Plan berisi penjelasan mengenai bagaimana cara menangani suatu project, bagaimana risiko tersebut ditangani, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana Project Manager memonitor dan menangani Project, bagaimana sebuah perubahan ditangani oleh team dan Project Manager, dan informasi lainnya yang akan menjadi perencanaan project yang akan dikerjakan.
Secara sederhana, isi dari Project Management Plan berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How).
Dasar Pembuatan Project Management Plan
Berikut ini adalah beberapa dasar dalam membuat rencana manajemen yang perlu diperhatikan:
1. Project Charter
Project Charter digunakan sebagai titik mula sebuah perencanaan awal dalam initiating process group.
2. Output from other processes
Semua baseline dan subsidiary plan yang menjadi output pada proses perencanaan lainnya akan menjadi input pada proses ini.
3. Organizational process assets
Organizational process assets berupa guideline yang telah terstandarkan Work Instruction (WI), template Project Management Plan, prosedur change control, project files dari berbagai proyek, historical information dan lesson learned knowledge base, dan konfigurasi management knowledge base.
Proses Pembuatan Project Management Plan
Project Management Plan dibuat oleh Project Manager, lalu proses selanjutnya ditandatangani oleh Key Stakeholder, dan menjadi dasar (baseline) rencana Project.
Jika terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control dan menjadi bahan perbandingan antara Project Actual dan Project Baseline.
Setelah Project Manager menyelesaikan dokumen Project Management Plan, selanjutnya akan diadakan Kick-Off Meeting untuk memulai project secara resmi.
Baca artikel terkait: Tahapan Manajemen Proyek yang perlu diketahui
Apa tujuan dari Kick-Off Meeting?
Untuk memberitahukan secara resmi kepada Stakeholder bahwa project akan berjalan dan memberikan gambaran tentang aktivitas apa saja yang akan dilakukan.
Baseline Project Management Plan
Project Management Plan memiliki baseline yang akan dibuat dalam fase perencanaan. Terdapat 3 tahapan baseline, diantaranya adalah:
1.Scope Baseline berisi tentang Project Scope Statement, WBS, dan WBS Dictionary.
2. Schedule Baseline berisi tentang Project Schedule yang memiliki keterangan tanggak mulai dan deadline untuk masing-masing aktivitas.
3. Cost Baseline berisi tentang anggaran atau budget project.
Ketiga baseline tersebut biasanya disebut sebagai Performance Measurement Baseline. Performance tersebut kemudian akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih berjalan in scope atau out of scope. Dan apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.
Poin-poin di atas adalah dasar pembuatan Project Management Plan yang penting untuk Anda ketahui.
Namun, meskipun sudah menerapkan tahapan manajemen proyek secara lengkap, masih ada tantangan-tantangan yang harus dihadapi sebuah tim untuk mencapai target proyek yang diharapkan. Misalnya, manajemen proyek yang masih dilakukan secara manual.
Proses manual tersebut biasanya membutuhkan proses administrasi yang memakan banyak waktu.
Untuk mengatasi tantangan ini, Software Project Management secara digital dapat menjadi solusi.
Software Project Management adalah suatu software yang khusus dikembangkan untuk dapat melakukan manajemen terhadap suatu proyek secara otomatis dan tersistem. Smartsheet dapat menjadi pilihan aplikasi project management untuk Anda dan tim berkolaborasi untuk menerapan tahapan-tahapan proyek manajemen yang efektif dan efisien.
Baca artikel terkait: Kolaborasi dan Manajemen Proyek dalam Satu Aplikasi
Bila Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai Smartsheet, tim Sunartha siap untuk membantu Anda. Silahkan hubungi tim kami melalui whatsapp di nomor 081586902499 (Mba Euis). Atau bisa coba versi trial di sini Coba Smartsheet gratis 30 hari.
Baca juga: Solusi Pengelolaan Invoice di Masa Pandemi
Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa share ke teman-teman Anda yang membutuhkan informasi ini.
