Solusi Pengelolaan Invoice di Masa Pandemi
Setiap bisnis dan jual-beli memerlukan invoice sebagai dokumen valid yang menandakan adanya transaksi pembelian atau penjualan.
Invoice adalah sebuah dokumen yang umum digunakan sebagai tanda pernyataan penagihan oleh penjual kepada pembeli. Pada invoice, tertulis detail produk atau jasa, harga satuan hingga total, serta tanggal pembelian. Sederhananya, invoice memiliki kegunaan sebagai alat bukti pembelian yang dilakukan oleh pembeli.
Pentingnya Invoice bagi Perusahaan
Baik perusahaan kecil maupun besar, pastinya membutuhkan invoice/faktur sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka.
Secara umum isi invoice berisi informasi tentang:
– Tujuan penagihan kepada pelanggan
– Identitas penagih (perusahaan yang mengeluarkan invoice)
– Nomor invoice atau nomor surat pemesanan yang berkaitan dengan invoice yang dibuat
– Daftar produk atau jasa yang dibeli pelanggan
– Total jumlah pembayaran yang harus dibayarkan
– Tujuan pembayaran berupa detail nomor rekeining dan bank perusahaan.
Invoice harus dibuat beberapa rangkap yang bertujuan sebagai dokumen atau arsip beberapa pihak tertentu dan digunakan untuk kepentingan tententu. Bagi pembeli, lembar invoice digunakan sebagai bukti kas keluar atau bukti adanya transaksi pembelian.Sedangkan bagi penjual, invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan, dan bukti pembayaran pajak.
Kendala Pengelolaan Invoice di Tengah Pandemi
Di tengah situasi pandemi ini, sudah banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja work from home bagi karyawannya. Kondisi ini seringkali dirasa kurang menguntungkan bagi divisi keuangan. Bagaimana tidak? Pengiriman dan penagihan invoice kepada pelanggan jadi mengalami hambatan.
Kemana invoice harus dikirimkan? Ke kantor pelanggan? Bila perusahaan pelanggan adalah sektor bisnis non-esensial kemungkinan seluruh karyawan bekerja dari rumah karena adanya kebijakan WFH dan tidak ada yang dapat menerima dokumen invoice.
Titip ke security? Yang ada tidak sampai ke divisi yang dituju atau berakhir hilang begitu saja. Atau opsi lainnya seperti kirim ke rumah pihak yang bersangkutan, apakah tidak merepotkan dan riskan invoice berceceran?
Ya, itulah kendala-kendala yang dialami di masa pandemi ini apabila invoice masih berupa hardcopy. Lalu pengiriman invoice softcopy melalui email dirasa cukup aman?
Di beberapa pengalaman, pengiriman invoice melalui email kurang efektif karena berpotensi terlewat dan tertumpuk dengan email penting lainnya. Pencatatan invoice tidak otomatis, perlu input data dan mengirim permintaan approval ke atasan secara manual. Di kondisi WFH seperti ini, proses ini sangat tidak praktis untuk dilakukan.
Untuk memudahkan dan efisiensi pekerjaan, perlu tools atau aplikasi yang membantu pengelolaan dan penyimpanan invoice secara digital, dimana data akan masuk secara otomatis ke bagian atau divisi yang dituju.
Lalu, bagaimana solusi pengelolaan invoice di masa pandemi seperti sekarang ini? Simak penjelasannya.
Solusi Pengelolaan Invoice Digital
Pada dasarnya invoice berguna agar pelanggan dapat membayar tagihan tepat waktu. Sebab pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional perusahaan. Jika pembayaran tidak lancar, maka keluar-masuknya kas bisnis akan bermasalah.
Dokumentasi digital pada sistem invoicing sangat diperlukan perusahaan, khususnya pada situasi pandemi ini. Keuntungan lainnya dari penyimpanan invoice digital adalah mengurangi penggunaan kertas. Hal ini dapat menjadi catatan hematnya cost untuk pengadaan kertas.
Seperti kasus yang telah disebutkan di atas, saat ini pengiriman invoice fisik sudak tidak memungkinan. Dibutuhkan tools atau aplikasi yang dapat mengelola dan tracking invoice yang akan memudahkan tim keuangan memonitor keluar masuknya dokumen invoice untuk segera melakukan penagihan maupun pembayaran.
Smartsheet memberikan jawabannya.
Dengan Smartsheet, tracking dokumen invoice dapat dikelola dengan mudah, praktis, dan semua data yang masuk dapat dimonitor secara real-time.
Prosesnya sederhana, buat form pada Smartsheet, setting format sesuai kebutuhan, berikan akses form kepada pelanggan atau konsumen Anda.
Misalnya, pelanggan Anda kita sebut sebagai supplier. Dari form Smartsheet yang telah di-set dan dapat diakses oleh supplier Anda, mereka hanya tinggal melengkapi isi form seperti keterangan nomor invoice, tujuan dokumen kepada siapa, nilai atau nominalnya berapa, dan upload dokumen invoice, faktur pajak, dan dokumen softcopy lainnya.
Setelah supplier berhasil submit form pada Smartsheet, saat itu juga, tim keuangan atau tim accounting Anda akan mendapatkan notifikasi dari Smartsheet.
Tim Anda dapat segera memproses invoice yang masuk dari supplier, bahkan atas nama tujuan dokumen yang dituju untuk approval dapat langsung memberikan persetujuan, dari mana saja.
Praktis bukan?
Anda dapat mencoba Smartsheet versi trial selama 30 hari melalui link berikut: Smartsheet Free Trial 30 Days
Smartsheet memiliki beberapa pilihan paket bagi pengguna, ada paket yang diperuntukan bagi kebutuhan individual, business, hingga enterprise.
Untuk berlangganan, ada promo menarik hingga bulan Agustus 2021.
Dapatkan potongan diskon 20% dengan kode PROJECTUNTUNG20*
* Syarat & Ketentuan: Potongan maksimal Rp100.000,- dalam satu invoice
Untuk informasi lebih lanjut mengenai harga dan paket Smartsheet, yuk hubungi tim Sunartha yaitu Mba Ratna melalui Whatsapp di nomor 081586902499.
Dengan Smartsheet, mengelola dan kirim invoice tidak lagi berbelit-belit!
