Tingkatkan Efektivitas Kerja dengan Membuat To-do List
Bagaimana cara membuatnya? To-do list merupakan daftar berisi kegiatan yang harus dilakukan. Biasanya, to-do list dibuat harian. Namun, tidak jarang juga to-do list yang dibuat dalam jangka waktu lebih panjang seperti mingguan, bulanan, atau bahkan lifetime (seumur hidup).
To-do list sendiri dibuat sebagai perencanaan kegiatan. Dengan membuat to-do list, Anda tidak perlu takut ada kegiatan yang bertabrakan. List ini juga membuat Anda lebih mudah melacak kegiatan yang harus dikerjakan dan sudah selesai dikerjakan. Artikel kali ini akan membahas cara membuat to-do list untuk meningkatkan efektivitas kerja. Mari simak bersama!
Apa itu To-do List?
To-do list merupakan sebuah daftar berisi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan. Banyak orang membuat to-do list dalam durasi harian. Namun, tidak jarang juga ditemukan to-do list dengan rentang waktu yang lebih panjang seperti mingguan dan bulanan, bahkan ada juga yang diterapkan untuk seumur hidup.
Menyusun to-do list sendiri bukan sebuah keharusan. Beberapa orang lebih suka menghafalkan daftar kegiatan yang harus mereka lakukan. Meski begitu, sebaiknya to-do list ditulis atau disimpan dalam aplikasi, terlebih jika Anda memiliki banyak kegiatan. Sebab, sering kali ada kegiatan yang terlewat bila Anda hanya mengingat-ingatnya dalam pikiran.
Manfaat membuat To-do List untuk daily task
Seperti yang telah disinggung pada poin sebelumnya, membuat to-do list sangat membantu pekerjaan. To-do list akan memudahkan Anda melacak kegiatan yang harus dilakukan. Bukan hanya itu, merancang to-do list juga menghindarkan Anda dari risiko jadwal yang bertabrakan.
Jika dilakukan secara rutin, menyusun to-do list juga membantu Anda untuk bekerja secara efektif. Dengan to-do list, Anda bisa mengukur berapa waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tiap kegiatan, terutama jika untuk kegiatan berulang. Anda akan lebih mudah menyusun strategi untuk menyelesaikan tugas dalam rentang waktu tertentu. Saat Anda bekerja dengan efektif, produktivitas kerja pun akan meningkat.
Cara membuat To-do List
Sekarang mari membahas tentang cara membuat to-do list. Sebenarnya tidak ada cara khusus untuk menyusun sebuah to-do list. Anda bahkan bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan. Namun, Anda bisa menerapkan tips berikut untuk menyusun to-do list yang lebih efektif:
Buat setidaknya satu hari sebelum kegiatan
Susun list Anda setidaknya satu hari sebelum kegiatan. Dengan begitu, saat hari pelaksanaan kegiatan, Anda sudah tahu apa saja yang harus dilakukan. Setelah menyusun to-do list, koreksi dengan cermat untuk menghindari ada kegiatan yang terlewat. Anda bisa melakukannya pada malam hari sebelum pergi tidur.
Tentukan prioritas
Sulit untuk menentukan kapan harus mulai mengerjakan sesuatu? Sebaiknya Anda membuat skala prioritas. Misalnya, Anda bisa mulai dengan pekerjaan yang mendesak dan kemudian melanjutkan ke pekerjaan yang lebih santai.
Bisa juga dengan menerapkan prinsip 1-3-5. Dalam prinsip 1-3-5, Anda bisa memilih satu pekerjaan besar, tiga pekerjaan sedang, dan lima pekerjaan kecil dalam satu hari. Cara ini akan membuat Anda merasa to-do list tidak terlalu berat untuk dikerjakan.
Lengkapi dengan jam dan tanggal
Jangan lupa untuk melengkapi to-do list Anda dengan jam dan tanggal. Poin ini sangat krusial. Tanpa jam dan tanggal, Anda akan kesulitan untuk menyusun jadwal dengan tepat. Hindari mengingat-ingat jam dan tanggal karena besar kemungkinannya Anda akan melewatkan sesuatu.
Jangan lupa untuk jadwalkan istirahat
Satu hal yang sering luput dalam membuat to-do list adalah menjadwalkan waktu istirahat. Padahal, waktu istirahat sama pentingnya dengan waktu bekerja. Tanpa istirahat yang cukup, Anda akan mudah lelah dan sulit fokus saat bekerja. Untuk itu, selalu sisipkan waktu istirahat di dalam to-do list Anda. Durasi istirahat tidak perlu terlalu lama. Sepuluh atau lima belas menit saja sudah cukup untuk sekadar menyegarkan pikiran atau stretching ringan.
Gunakan aplikasi daily task
Kesulitan untuk membuat to-do list atau daily task secara manual? Anda tidak perlu khawatir karena sekarang ada banyak aplikasi untuk merancang to-do list secara detail. Salah satunya adalah Smartsheet. Smartsheet bukan sekadar aplikasi pembuat to-do list, tapi juga merupakan project management tools berupa spreadsheet.
Keunggulannya dibanding aplikasi to-do list lain adalah Smartsheet berbasis cloud dan mendukung sistem kerja kolaboratif. Artinya, Anda bisa menyesuaikan to-do list pribadi dengan to-do list tim secara otomatis.
Ada banyak sekali manfaat yang didapat dengan membuat to-do list secara rutin. Selain membantu Anda untuk mengecek kegiatan yang harus dikerjakan, to-do list juga ternyata bisa meningkatkan efektivitas kerja.
Ingin membuat to-do list yang lebih detail tanpa makan waktu lama? Gunakan Smartsheet, project management tools berformat spreadsheet yang memiliki interface simpel sehingga mudah dioperasikan. Coba gratis Smartsheet sekarang juga! Untuk informasi lebih lanjut, silakan klik di sini.
Artikel Menarik Sunartha lainnya:
Tingkatkan Produktivitas dan Efektivitas Kerja dengan Smartsheet
6 Tips Meningkatkan Efektivitas Kerja Sama Tim dalam Organisasi
