Automasi proses shipment, invoicing, dan reporting adalah pengaturan alur kerja agar data pengiriman dapat digunakan kembali untuk menyiapkan tagihan dan laporan berdasarkan aturan bisnis. Dengan ERP yang dikonfigurasi sesuai kebutuhan, perusahaan dapat mengurangi input berulang sekaligus menjaga pemeriksaan dan persetujuan pada tahapan yang diperlukan.
Barang sudah dikirim, tetapi invoice belum terbit karena dokumen masih menunggu rekap. Ketika manajemen meminta laporan, tim kembali menggabungkan spreadsheet dari bagian operasional dan finance. Pada situasi seperti ini, hambatannya berada pada perpindahan informasi antartim, bukan hanya pada kecepatan mengerjakan administrasi.
Mengapa proses shipment dan penagihan perlu terhubung?
Satu pengiriman biasanya melibatkan nomor pesanan, pelanggan, barang atau layanan, kuantitas, tarif, tanggal pengiriman, dan dokumen pendukung. Jika setiap bagian memasukkan ulang informasi tersebut, perusahaan perlu memeriksa banyak salinan sebelum memastikan data mana yang benar.
ERP dapat menjadi penghubung antara referensi pesanan, transaksi pengiriman, dan penagihan. Tim finance menelusuri dasar tagihan melalui dokumen yang terkait, sementara operasional melihat pengiriman yang masih membutuhkan kelengkapan administrasi. Untuk perusahaan jasa logistik, rincian biaya dan milestone penagihan perlu mengikuti kontrak pelanggan.
Bagaimana alur automasinya bekerja
1. Mencatat pesanan dan menyiapkan pengiriman
Alur dimulai dari pesanan yang sudah disetujui. Sistem menggunakan data pelanggan, alamat, produk atau jasa, serta ketentuan transaksi untuk menyiapkan proses berikutnya. Tim operasional memperbarui kuantitas aktual, tanggal, dan dokumen pengiriman pada referensi yang sama.
Status perlu memiliki arti yang tegas. Barang siap dikirim, sudah keluar gudang, dan sudah diterima pelanggan merupakan kejadian berbeda. Perusahaan harus menentukan status mana yang menjadi dasar penagihan agar sistem tidak membuat tagihan terlalu cepat.
2. Menyiapkan invoice berdasarkan aturan bisnis
Pemicu invoice dapat berupa jumlah yang dipesan, jumlah yang dikirim, atau milestone layanan sesuai kontrak. Sebagai contoh kemampuan produk, Odoo menyediakan kebijakan penagihan berdasarkan kuantitas pesanan maupun kuantitas yang dikirim. [1] Pilihan tersebut perlu disesuaikan dengan kesepakatan pelanggan.
Invoice dapat disiapkan sebagai draft untuk diperiksa sebelum diterbitkan. Pemeriksaan tarif, dokumen, dan persetujuan tetap diperlukan, terutama jika terdapat biaya tambahan atau perubahan ruang lingkup layanan. Penagihan otomatis juga tidak berarti pengakuan pendapatan otomatis; perlakuan akuntansinya mengikuti kebijakan yang berlaku.
3. Menyusun laporan dari transaksi yang tercatat
Laporan operasional dapat dirancang untuk menampilkan shipment selesai, pengiriman yang belum dapat ditagihkan, invoice yang sudah terbit, dan pembayaran yang masih terbuka. Setiap status perlu terhubung ke transaksi asal agar tim dapat menyelidiki penyebab hambatan.
Contoh penerapan pada pengiriman bertahap
Sebagai ilustrasi, pelanggan memesan 100 unit, tetapi baru 60 unit yang dikirim. Jika kontrak menetapkan tagihan berdasarkan jumlah terkirim, draft invoice pertama disiapkan untuk 60 unit. Sisa 40 unit tetap tercatat sebagai pengiriman yang belum diselesaikan.
Setelah pengiriman kedua dikonfirmasi, sistem menyiapkan dasar tagihan berikutnya. Keterkaitan antara pesanan, pengiriman, dan invoice membantu tim memeriksa total kuantitas yang ditagihkan tanpa menghitung ulang dari beberapa file.
Apa yang perlu diukur setelah automasi berjalan
Mulailah dengan waktu antara pemicu penagihan dan penerbitan invoice, nilai pengiriman yang belum ditagihkan, serta jumlah invoice yang perlu dikoreksi. Gunakan definisi dan periode yang konsisten agar perbandingan sebelum dan sesudah penerapan dapat dipercaya.
Sebelum memperluas automasi, uji pengiriman parsial, pembatalan, retur, dan perubahan tarif. Perusahaan juga perlu menetapkan penanggung jawab data, aturan akses, serta mekanisme penanganan transaksi yang gagal diproses.
Ingin menghubungkan shipment, invoicing, dan reporting agar tim tidak terus mengulang input yang sama? Konsultasikan alur bisnis Anda bersama tim Sunartha untuk memetakan penagihan, kebutuhan integrasi, dan prioritas automasi melalui konsultasi bisnis bersama tim Sunartha.
FAQ
Apakah invoice harus langsung terbit setelah shipment selesai?
Tidak selalu. Pemicu dan persetujuan invoice mengikuti kontrak serta kontrol internal perusahaan. Sistem dapat menyiapkan draft terlebih dahulu.
Apakah automasi menjamin pelanggan membayar lebih cepat
Tidak. Automasi dapat membantu mempercepat kesiapan dokumen dan tagihan, tetapi pembayaran tetap dipengaruhi termin, kelengkapan dokumen, serta proses pelanggan.
