6 Tips Memilih Aplikasi Project Management yang Tepat
Meningkatkan produktivitas kerja tim dalam sebuah perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya adalah dengan memastikan proyek berjalan secara efektif dengan memanfaatkan aplikasi project management. Aplikasi ini mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan memudahkan setiap anggota tim mengakses resource serta melacak persentase penyelesaian proyek.
Nyatanya, tidak semua aplikasi semacam ini memiliki kredibilitas yang jelas. Berikut ini tips yang bisa Anda terapkan untuk memilih aplikasi project management secara tepat dan sesuai kebutuhan bisnis.
- Identifikasi dulu kebutuhan bisnis Anda
Langkah pertama untuk memilih aplikasi project management adalah dengan mengidentifikasi masalah yang sedang Anda dan tim hadapi. Masalah-masalah ini penting untuk ditulis agar Anda tahu bahwa Anda memang benar-benar butuh aplikasi ini. Masalah yang mungkin muncul antara lain:
- Kurangnya komunikasi antar departemen
- Proyek yang berantakan dan sering terlewat deadline
- Ketidakmampuan memahami feedback dari customer
- Beban kerja yang tidak merata terhadap masing-masing anggota tim
- Email inbox yang berlebih
- Terlalu sering buang waktu untuk meeting
Bila aplikasi project management yang Anda lirik tidak bisa menjadi solusi dari masalah tersebut, maka sebaiknya tidak perlu dipilih meskipun lumayan banyak kualitas demo, UI yang bagus, atau fitur unik yang mungkin tidak akan Anda pakai. Jadikanlah daftar tersebut sebagai tujuan utama Anda dalam mencari aplikasi manajemen proyek. Tandai apakah aplikasi yang Anda lihat saat ini benar-benar berpotensi.
- Pilih aplikasi dengan fitur sesuai kebutuhan
Aplikasi project management umumnya menawarkan fitur yang akan memudahkan Anda menjalankan tugas secara efisien. Untuk itu, aplikasi yang akan Anda gunakan sebaiknya punya fitur-fitur pendukung yang mampu menunjang penyelesaian proyek. Periksa apakah aplikasi tersebut punya fitur yang meliputi perincian tugas, pengaturan jadwal deadline, hingga fitur penunjukkan tugas kepada member.
- Pertimbangkan pula skala perusahaan Anda
Bagaimana skala perusahaan Anda saat ini? Kebutuhan akan aplikasi project management sangat bergantung pada skala besarnya perusahaan Anda. Bila perusahaan Anda masih dalam tahap berkembang dengan anggota hanya 3-5 orang, aplikasi ini tidak akan terlalu efektif. Justru, penggunaan aplikasi dengan jumlah tim yang tidak terlalu banyak akan menjadi beban biaya untuk perusahaan.
Namun, ketika proyek yang Anda jalankan harus melibatkan puluhan bahkan ratusan orang untuk berkomunikasi secara lancar serta menjangkau resource yang sama, maka aplikasi ini wajib ada. Sebab, koordinasi semacam ini akan sangat membantu meningkatkan efisiensi kerja antar anggota tim sehingga pekerjaan lebih cepat selesai.
Baca juga: Smartsheet, Project Management Tools dengan Segudang Fitur Canggih
- Sebaiknya pilih yang bersifat scalable
Scalable artinya dapat diukur dengan jelas. Pilihlah aplikasi yang dapat diukur kecanggihannya. Pastikan bahwa ketika project management Anda sedang dalam kondisi yang optimal, aplikasi yang Anda pilih juga dapat mendukungnya secara efektif. Selalu pantau kemajuan fitur aplikasi ini sehingga pekerjaan Anda tidak terhambat aplikasi yang tidak progresif.
- Pastikan Anda bisa mendapatkan free trial atau demo
Bagaimana Anda bisa melihat bahwa Anda sudah mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda? Cara terbaiknya adalah dengan mencari free trial atau demo untuk produk tersebut. Free trial ini semata-mata bukan hanya mencoba fitur yang ada, melainkan sebagai cara beradaptasi dengan lingkungan dan workflow yang baru sehingga nantinya ketika jadi dipakai, Anda dan tim sudah terbiasa.
Layanan free trial seperti ini pasti akan Anda dapatkan jika menggunakan aplikasi manajemen proyek Smartsheet. Sebelum benar-benar mengadopsi Smartsheet secara penuh, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari. Untuk mendapatkan layanan ini, Anda hanya perlu menghubungi tim Sunartha dengan klik di sini.
- Dapatkan feedback dari tim
Jangan berhenti dengan hanya mencoba fitur saja. Pastikan Anda mendapatkan feedback dari tim berdasarkan free trial atau demo yang Anda dapatkan sebelumnya. Feedback dari tim akan membantu Anda menentukan apakah aplikasi ini sudah sesuai dengan kebutuhan tim. Ketika tim mengatakan bahwa tidak ada hasil kerja yang berubah dari penggunaannya, maka Anda wajib mencari yang baru dan mencobanya sekali lagi.
Memilih aplikasi project management memang tidak semudah membalikkan telapak tangan. Harus ada kesesuaian antara kebutuhan bisnis serta fitur yang disediakan dalam aplikasi tersebut. Bila Anda ragu memilih aplikasi mana yang terbaik untuk bisnis Anda, maka Smartsheet bisa jadi solusi. Smartsheet memiliki sejumlah fitur yang dapt diaplikasikan ke berbagai bidang perusahaan sehingga Anda dapat menyesuaikan aplikasi ini dengan workflow yang Anda harapkan.
