Aplikasi Project Management, Pentingnya bagi Tim IT yang Kerja Remote
Departemen IT (Informasi dan Teknologi) memiliki peran krusial, bahkan dapat dikatakan sebagai tulang punggung sebuah perusahaan. Oleh karena itu, semua task departemen ini harus tetap dilakukan dengan bai, walaupun perusahaan menerapkan kerja secara remote. Aplikasi project management seperti Smartsheet dapat membantu mewujudkan hal tersebut. Bagaimana caranya?
Baca juga: Aplikasi Project Management, Bagaimana Cara Memilih yang Tepat?
Project Planning Jadi Lebih Smooth
Manfaat utama aplikasi manajemen proyek adalah automasi segala hal terkait planning proyek. Perencanaan dan penjadwalan proyek yang dahulu dilakukan secara manual, kini dapat dibuat secara instan dengan bantuan aplikasi. Sistem akan memberikan prediksi AI yang akurat tentang kapan proyek dapat diselesaikan dan menganalisis kemungkinan kendala seperti biaya, ruang lingkup, serta jadwal. Project planning Anda pun akan menjadi lebih smooth.
Aplikasi Project Management Memudahkan Pemeliharaan Jaringan Komputer
Salah satu peran utama departemen IT dalam perusahaan adalah melacak instalasi dan memelihara jaringan, termasuk merawak laptop, komputer, smartphone, tablet, dan perangkat elektronik lainnya. Selain itu, tim IT juga bertugas untuk mengamankan jaringan, melakukan pemecahan masalah bila diperlukan, dan memperbarui software untuk melindungi sistem dari kegagalan dan potensi ancaman.
Namun, tanpa adanya sumber informasi dan kolaborasi lapangan, tim IT yang bekerja remote akan mengalami kendala. Di sinilah peran aplikasi project management Smartsheet dapat menjadi solusi bagi Anda. Smartsheet adalah platform project management berbasis cloud yang dapat membantu meningkatkan visibilitas dan transparansi status proyek. Selain itu, platform ini juga dapat membantu menghemat waktu dengan mengalokasikan sumber daya IT untuk perencanaan sprint.
Memetakan Prioritas Kerja untuk Tim IT
Tak jarang departemen IT memiliki banyak proyek atau task yang terjadi sekaligus dalam satu waktu dengan berbagai tingkat kepentingan dan durasi. Dalam kasus lapangan, manajer IT akan berkoordinasi dengan helpdesk untuk mengidentifikasi skala prioritas. Namun, hal ini akan cukup menyulitkan jika bekerja remote karena membutuhkan real-time insight dan delegasi yang transparan.
Dengan menggunakan aplikasi project management, skala prioritas akan terbentuk secara otomatis sehingga tim IT tahu task mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu berdasarkan analisis data. Akuntabilitas yang dicapai akan dialokasikan ke sumber daya yang tepat, sehingga pekerjaan terhindar dari delay.
Baca juga: Bisnis Lebih Efisien dengan Project Management Tool
Bantu Menerjemahkan Kebutuhan IT kepada Jajaran Direktur
Istilah dan bahasa IT mungkin akan sulit dipahami oleh orang yang bukan ahlinya, namun lain ceritanya jika Anda menggunakan aplikasi project management seperti Smartsheet. Aplikasi Smartsheet dapat menghasilkan laporan berdasarkan analisis data yang telah di-input. Selanjutnya, aplikasi akan mengirimkan laporan tersebut secara komprehensif untuk KPI seperti jumlah total proyek, waktu rata-rata untuk penyelesaian proyek, biaya proyek faktual, dan metrik penting lainnya.
Data-data seperti itulah yang paling dicari dan dibutuhkan oleh jajaran direktur. Atasan tidak perlu memahami laporan IT yang kompleks dengan disertai istilah IT yang mungkin masih asing bagi mereka. Anda juga tidak perlu kerepotan menjelaskan panjang lebar. Dengan satu aplikasi, seluruh data laporan akan difilter dan diterjemahkan secara otomatis.
Mengukur Efektivitas Kerja IT
Aplikasi project management dapat membantu tim IT untuk mengukur seberapa baik kinerja mereka berdasarkan ekspektasi dan target yang telah dicapai. Teknologi ini memungkinkan untuk membantu mencatat kerugian produktivitas yang terjadi. Selain itu, aplikasi juga dapat menganalisis area mana yang perlu untuk ditingkatkan dan menyoroti progress-nya. Hal ini sangat membantu kinerja IT menjadi lebih efektif.
Aplikasi seperti Smartsheet dapat membantu mengembangkan survei pelanggan internal, yang mencakup fungsi spesifik dalam IT, untuk menetapkan garis dasar kuantitatif dan melacak peningkatan kepuasan pemangku kepentingan. Selain itu, sistem aplikasi ini juga dapat menilai efektivitas software dan hardware, akuisisi, manajemen, pengeluaran, dan pelatihan yang diperlukan untuk mencari solusi.
Baca juga: 6 Fitur yang Harus Ada pada Project Management Tool Kantor Anda
Dengan menerapkan aplikasi project management yang tepat, Anda dapat mencapai seluruh task yang harus dikerjakan walaupun departemen IT bekerja secara remote dan darimana saja. Smartsheet dapat menjadi solusi terbaik bagi Anda yang serius memaksimalkan IT sebagai tulang punggung perusahaan Anda. Aplikasi ini menawarkan fitur-fitur terbaik yang mampu mengakomodasi seluruh pekerjaan Anda.
Jika Anda butuh konsultasi lebih lanjut mengenai aplikasi Smartsheet atau keperluan bisnis lainnya, Anda dapat mencoba produk free-trial Smartsheet selama 30 hari atau menghubungi kontak tim Sunartha di link berikut!
