Aplikasi Tanda Tangan Digital, Pentingnya Saat WFH

Pentingnya Aplikasi Tanda Tangan Digital Saat WFH

Work From Home (WFH) atau bekerja dari rumah merupakan tren baru dalam dunia kerja. Berawal dari dampak pandemi Covid-19 yang merebak pada 2020, sekarang WFH telah menjadi konsep mainstream yang sepertinya akan terus dilakukan selama pandemi berlangsung. 

Untuk mendukung kegiatan WFH yang efektif, beberapa langkah mungkin perlu diambil dan diterapkan, salah satunya menggunakan aplikasi tanda tangan digital. Bagaimana peran tanda tangan digital dalam membantu meningkatkan produktivitas saat bekerja dari rumah? Berikut ulasannya.

Meningkatnya penggunaan tanda tangan digital selama WFH

Tantangan besar bagi perusahaan dan konsumen selama pandemi adalah ketidakmampuan untuk melakukan urusan bisnis secara langsung. Saat hampir seluruh negara di dunia mengalami lockdown, penggunaan tanda tangan basah menjadi hampir tidak mungkin. Tantangan yang ditimbulkan oleh pandemi menyebabkan lonjakan besar dalam penggunaan tanda tangan digital. Ia pun hadir sebagai solusi bagi bisnis yang membutuhkan cara untuk mempertahankan fungsi konfirmasi penting ini. 

Tanda tangan digital adalah solusi efektif saat WFH karena Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen. Cukup tanda tangani dokumen elektronik menggunakan tanda tangan digital yang cepat dan juga menjamin validitas dokumen. Namun, pastikan Anda memilih penyedia tanda tangan digital yang sudah terdaftar dan memiliki sertifikasi dari instansi atau lembaga terkait. Tujuannya adalah untuk memastikan keabsahan tanda tangan, baik untuk penggunaan dokumen di dalam maupun luar negeri. 

Baca Juga : Cara Menggunakan Signiflow, Aplikasi Tanda Tangan Digital untuk Bisnis

Tidak terlepas dari kelebihan yang ditawarkan

Popularitas tanda tangan digital selama WFH tak lepas dari berbagai kelebihan yang dimilikinya. Berikut ini beberapa di antaranya:

1. Praktis, efisiensi waktu dan tenaga

Dengan menggunakan tanda tangan digital, Anda tidak lagi harus bertemu tatap muka untuk mendapatkan tanda tangan. Tanda tangan digital memastikan bisnis menghemat biaya dan waktu lewat dokumen dan kontrak yang bisa ditandatangani hanya dengan mengklik tombol. Ada penghematan besar dalam efisiensi waktu dan tenaga, terutama saat orang yang perlu menandatangani berada di wilayah berbeda. 

Dokumen dapat ditandatangani dengan cepat dan dari mana saja. Baik itu tablet, ponsel, atau komputer, tanda tangan digital dapat dengan mulus memastikan tugas pekerjaan selama WFH diselesaikan dalam hitungan menit. Banyak perusahaan juga melihat penghematan biaya yang signifikan, dengan sedikit atau tanpa biaya untuk tinta, kertas, pencetakan, pemindaian, pengiriman, hingga biaya perjalanan. Ada juga penghematan biaya tidak langsung lainnya seperti pengarsipan atau pelacakan.

2. Bantu jaga produktivitas

Dengan penundaan yang lebih sedikit, tanda tangan digital memastikan efisiensi yang lebih baik dan membantu jaga produktivitas. Mengelola dan melacak dokumen menjadi lebih mudah dengan upaya dan waktu yang lebih sedikit. Banyak fitur tanda tangan digital yang membantu mempercepat proses kerja. Misalnya, pemberitahuan email membantu mengingatkan orang untuk menandatangani dokumen, sementara pelacakan status membantu mengetahui tahapan dokumen.

3. Relatif lebih aman

Tanda tangan digital menggunakan kriptografi kunci publik, metode kriptografi yang menggunakan sistem pasangan kunci, yaitu privat dan publik. Kunci pribadi mengenkripsi data dan hanya tersedia untuk penanda tangan, sedangkan kunci publik mendekripsi data yang berkaitan dengan dokumen digital dan diberikan kepada penerima. Kedua belah pihak harus memiliki sertifikat digital terdaftar dari otoritas sertifikat penerbit untuk menghubungkan penanda tangan dan tanda tangannya. 

Kriptografi kunci publik memastikan keamanan, akurasi, dan keaslian dokumen melalui enkripsi dan autentifikasi. Enkripsi adalah proses penyandian data yang dikirim ke penerima dalam bentuk yang hanya dapat di-dekode-kan oleh penerima. Sementara itu, autentikasi adalah proses memvalidasi informasi dari pengirim asli dan belum diubah dalam perjalanan. 

Sama halnya dengan tanda tangan basah yang unik, setiap penanda tangan diberi identitas digital yang unik dari penyedia layanan tepercaya. Saat penanda tangan menandatangani dokumen, identitas penanda tangan divalidasi dan tanda tangan dienkripsi menggunakan teknologi infrastruktur kunci publik yang membuatnya relatif lebih aman.

4. Keabsahan hukum yang setara tanda tangan fisik

Tanda tangan digital memberikan keaslian dan memastikan bahwa tanda tangan tersebut diverifikasi. Oleh karenanya, jenis tanda tangan ini dapat berlaku di pengadilan atau memiliki keabsahan hukum yang setara tanda tangan fisik. Berkat stempel waktu dan kemampuan untuk melacak dan mengarsipkan dokumen, tanda tangan digital akan dengan mudah meningkatkan dan menyederhanakan proses audit serta kepatuhan.

Tetap produktif selama WFH dengan tanda tangan digital Signiflow

Anda bisa tetap produktif selama WFH dengan tanda tangan digital Signiflow. Platform e-signature ini menawarkan berbagai fitur dengan keunggulannya masing-masing, yaitu:

• Dukungan 24 jam – Cocok untuk pekerja WFH yang membutuhkan dukungan pelanggan online gratis selama 24 jam, layanan pelanggan Signiflow adalah yang terbaik.
• Ketersediaan Infrastruktur terdepan – Pelanggan bisa terhubung ke salah satu dari delapan Pusat Data Internasional Signiflow dan merasakan waktu operasional 99,9%. 
• Keamanan Manajemen Keamanan TI – Sistem Manajemen Keamanan Informasi Signiflow bersertifikat oleh TÜV Rheinland. 
• Kepatuhan – Kepatuhan adalah kelebihan lain Signiflow, menawarkan infrastruktur keamanan terpisah dan internasional yang memastikan data pelanggan diproses sesuai privasi internasional yang paling ketat.

Terlepas dari berbagai tantangan dalam dunia kerja selama pandemi, penerapan langkah-langkah teknologi yang benar—termasuk penggunaan aplikasi tanda tangan digital—dapat memfasilitasi kegiatan WFH agar lebih produktif. Produktivitas yang meningkat pun akan membuat Anda lebih kompetitif. 

Signiflow dapat membantu bisnis Anda menandatangani dokumen secara praktis dan aman lewat berbagai manfaat tanda tangan digital. Dapatkan layanan tanda tangan digital Signiflow melalui Sunartha, lakukan konsultasi bersama tim Sunartha dengan klik link berikut!