6 Teknik Project Management untuk Memperkuat Kolaborasi Team Work
Project management adalah metode bekerja yang digunakan untuk mengelola suatu proyek agar berjalan dengan efisien. Selain itu, metode ini juga dapat memperkuat kolaborasi antar anggota dalam satu tim jika dimanfaatkan secara maksimal. Bagaimana caranya? Simak selengkapnya dalam uraian berikut!
Baca juga: Aplikasi Project Management, Bagaimana Cara Memilih yang Tepat?
1. Menyusun Aturan Dasar Bersama-sama
Salah satu teknik sekaligus pondasi awal yang mampu memperkuat team work adalah menyusun peraturan dasar bersama-sama. Peraturan dasar ini dapat berupa hal-hal kecil yang dapat diterima dan disepakati bersama. Ketika seluruh tim diajak berdiskusi untuk membahas pembentukan peraturan dasar, maka hal ini dapat menumbuhkan rasa saling memiliki sekaligus tanggung jawab tiap individu.
Adakan sebuah pertemuan khusus untuk membahas hal-hal seperti; apakah tim bersedia mengikuti pertemuan yang dijadwalkan? Hari dan pukul berapa rapat mingguan dilaksanakan? Apakah tim lebih suka pertemuan singkat tapi sering atau pertemuan panjang tapi jarang?
Pertanyaan-pertanyaan sederhana seperti itu kemudian dapat disusun menjadi sebuah peraturan. Seluruh anggota tim pun akan mencoba meminimalisir kelalaian karena sudah menyepakati peraturan di awal.
2. Mencari Tahu Mode Komunikasi yang Paling Disukai Tim
Dalam team work, komunikasi adalah kunci. Tiap individu dengan kepala yang berbeda-beda pasti juga memiliki mode komunikasi yang berbeda pula. Ada tipe yang lebih menyukai pesan teks daripada berbicara melalui telepon, ada yang sangat slow respon namun cepat tanggap jika ditelepon, ada pula yang lebih suka bekerja melalui email daripada WhatsApp, dan sebagainya. Tugas seorang manajer tim adalah mencari tahu mode komunikasi anggota timnya seperti apa.
Baca juga: Smartsheet, Project Management Tools dengan Segudang Fitur Canggih
3. Selalu Menerapkan Transparansi
Bersikap terbuka dan jujur dengan tim mungkin tampak seperti teknik project management yang standar, namun hal ini sering luput diperhatikan sebagai sesuatu yang penting. Padahal, menerapkan transparansi kerja dapat meningkatkan rasa saling memiliki dalam tim. Keterbukaan juga dapat memperkuat ikatan antar individu.
4. Tetapkan Target dan Ekspektasi
Menetapkan target dan ekspektasi tim dapat mendorong kolaborasi lebih lanjut. Manajer berperan untuk menetapkan jobdesc tiap anggota tim dalam sebuah proyek sesuai dengan target yang ingin dicapai. Kejelasan tanggung jawab dan target seperti ini dapat meningkatkan kinerja tim menjadi lebih efisien. Tiap individu pun akan memiliki rasa tanggung jawab demi mencapai target yang telah ditetapkan. Beban yang berat akan terasa ringan jika dipikul bersama. Dengan kesadaran seperti ini, setiap individu akan merasa sama rata sama rasa.
Baca juga: 6 Fitur yang Harus Ada pada Project Management Tool Kantor Anda
5. Ciptakan Budaya Menerima Rewards
Hal ini bermanfaat untuk meningkatkan semangat tim Anda. Dengan memberi reward kecil-kecilan ketika tim Anda telah bekerja keras, Anda juga akan lebih dihargai dan dihormati. Makan bersama di sebuah restoran yang bagus, atau pergi jalan-jalan ke tempat wisata bersama tim, akan meningkatkan rasa kekeluargaan. Rasa lelah setelah bekerja keras akan terbayarkan dengan sedikit refreshing yang menyenangkan.
6. Manfaatkan Project Management Tool
Teknik pamungkas dalam project management adalah memanfaatkan kekuatan project management tool berbasis cloud yang dapat meningkatkan kolaborasi tim secara signifikan. Sebanyak 90% dari 100 perusahaan esensial telah menerapkan teknik ini dengan memanfaatkan Smartsheet. Smartsheet dapat mengubah pekerjaan menjadi lebih dinamis, kolaboratif, aman, dan fleksibel.
Workflows dan content management yang disediakan oleh Smartsheet mampu membantu efisiensi kerja karena dapat dijalankan secara otomatis. Sistem ini dilengkapi dengan solusi yang didasarkan atas pengalaman serta kebutuhan di masa depan. Platform ini tidak menggunakan kode apa pun, namun terjamin keamanannya karena di bawah pengawasan IT.
Selain itu, Smartsheet juga terintegrasi dengan semua platform yang sering digunakan untuk bekerja sehari-hari sehingga pekerjaan menjadi lebih praktis. Hal ini memungkinkan Anda untuk lebih cepat tanggap dalam menemukan solusi bisnis apa pun. Ditambah, platform Smartsheet memudahkan kolaborasi dengan jangkauan yang lebih luas.
Dengan menggunakan Smartsheet, kolaborasi tim Anda akan jauh lebih efisien, fleksibel, dan bervariasi. Jika Anda butuh konsultasi lebih lanjut mengenai project management atau tertarik untuk memakai Smartsheet, hubungi tim Sunartha di sini atau coba produk free-trial Smartsheet selama 30 hari.
