Dalam proyek infrastruktur, pekerjaan yang sudah selesai di lapangan belum tentu langsung berujung pada pencairan dana. Salah satu penyebabnya adalah proses approval termin proyek yang masih bergantung pada dokumen fisik, file yang dikirim manual, dan tanda tangan dari beberapa pihak.
Masalahnya bukan selalu pada keputusan approval. Sering kali, keterlambatan terjadi karena dokumen harus berpindah dari satu pihak ke pihak berikutnya, sementara setiap approver memiliki lokasi dan jadwal yang berbeda.
Lalu, bagaimana jika proses approval termin dapat dilakukan secara digital tanpa mengubah struktur kewenangan yang sudah berjalan?
Dengan asisten approval termin proyek di Slack, seluruh proses dapat dipindahkan ke satu alur digital. Pengajuan, notifikasi, keputusan, hingga pencatatan jejak audit dapat dilakukan dalam satu workflow.
Kenapa Approval Termin Proyek Sering Mengalami Keterlambatan?
Pada proyek infrastruktur seperti jalan, jembatan, dan bendungan, pembayaran umumnya dilakukan secara bertahap berdasarkan termin dan progres pekerjaan di lapangan.
Sebelum pembayaran dapat diproses, sebuah termin perlu melewati beberapa tahap approval.
Dalam skenario yang dijelaskan pada solusi ini, terdapat tiga level utama:
- Pengawas lapangan memverifikasi progres fisik proyek.
- Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan persetujuan dari sisi administrasi kontrak.
- Tim keuangan melakukan proses pencairan.
Secara prinsip, alur tersebut sudah jelas. Tantangannya muncul ketika prosesnya masih menggunakan dokumen fisik atau pertukaran file secara manual.
Ketiga pihak dapat berada di lokasi yang berbeda. Ketika dokumen harus menunggu tanda tangan atau berpindah dari satu meja ke meja berikutnya, waktu approval dapat bertambah dari hitungan hari menjadi berminggu-minggu.
Akibatnya, proyek dapat menghadapi persoalan lain.
Pekerjaan fisik sudah selesai, tetapi pencairan termin belum selesai.
Kondisi tersebut dapat memengaruhi arus kas kontraktor dan berpotensi ikut memengaruhi kelancaran tahap pekerjaan berikutnya. Pada saat yang sama, ketika manajemen ingin mengetahui posisi sebuah termin, informasi tersebut tidak selalu dapat ditemukan dengan cepat karena jejak proses tersebar di email, dokumen, atau komunikasi antarindividu.
Bagaimana Jika Approval Termin Bisa Dilakukan dari Mana Saja?
Digitalisasi approval tidak selalu berarti mengubah struktur kewenangan.
Dalam pendekatan ini, siapa yang berhak menyetujui tetap sama. Yang berubah adalah media dan workflow yang digunakan.
Asisten approval termin proyek di Slack memindahkan proses persetujuan berjenjang ke dalam satu kanal digital. Approver menerima notifikasi dan dapat memberikan keputusan melalui kartu approval dengan tombol “Setuju” atau “Tolak”.
Workflow juga dapat memastikan bahwa approval berlangsung sesuai urutan.
Pengawas lapangan → PPK → Tim Keuangan
Artinya, approval tidak dapat dilewati begitu saja ke level berikutnya.
Jika sebuah termin ditolak, alasan penolakan juga wajib dicatat. Pengaju kemudian mendapatkan notifikasi beserta alasan tersebut.
Ketika seluruh level menyetujui, sistem memberikan konfirmasi bahwa termin siap diproses ke KPPN.
Yang tidak kalah penting, setiap keputusan tercatat secara otomatis, termasuk:
- Siapa yang memberikan keputusan
- Kapan keputusan diberikan
- Keputusan yang diberikan
- Alasan penolakan jika ada
- Tahapan approval yang sudah dilalui
Dengan begitu, audit trail tidak lagi bergantung pada pencarian dokumen dan riwayat percakapan secara manual.
Bagaimana Cara Kerja Approval Termin Proyek di Slack?
Workflow dapat dirancang agar proses approval mengikuti alur kerja proyek sehari-hari.
Cara Kerja Asisten Approval Termin Proyek Sehari-hari
- Pengajuan Termin. PIC proyek mengajukan termin baru lewat perintah singkat di Slack, mengisi proyek, nomor termin, nilai pencairan, dan progres fisik lewat form yang muncul otomatis.
- Notifikasi ke pengawas lapangan. Asisten mengirim kartu approval berisi rincian termin lengkap dengan tombol “Setuju” dan “Tolak”, ke channel approval atau langsung ke DM pengawas lapangan yang berwenang.
- Keputusan level pertama. Pengawas menekan “Setuju” untuk meneruskan ke level berikutnya, atau “Tolak”, yang otomatis membuka form alasan penolakan sebelum proses dihentikan.
- Naik ke PPK, lalu keuangan. Setiap persetujuan otomatis meneruskan permintaan ke level berikutnya, yaitu PPK, lalu tim keuangan. Masing-masing hanya bisa memutuskan sesuai gilirannya.
- Konfirmasi final. Begitu tim keuangan menyetujui, asisten mengirim konfirmasi ke channel proyek bahwa termin siap diproses ke KPPN, sekaligus memberi tahu pengaju secara langsung.
- Cek status kapan saja. Siapa pun yang ingin tahu posisi sebuah termin tinggal mengetik satu perintah di Slack, tanpa perlu bertanya ke bagian lain.
Approval Termin dari Hitungan Minggu Jadi Hari
Waktu approval yang tadinya terhitung minggu bisa dipangkas jadi hitungan hari, karena semua pihak berwenang bisa memberi keputusan dari mana saja, dan setiap jejak keputusan sudah tersusun rapi begitu dibutuhkan untuk audit.
Apakah Digitalisasi Approval Berarti Mengubah Proses Bisnis?
Tidak selalu.
Justru salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah mempertahankan business process yang sudah berjalan dan mendigitalisasi titik-titik yang masih manual.
Dalam kasus approval termin, struktur kewenangan tetap dapat dipertahankan. Pengawas lapangan tetap melakukan verifikasi, PPK tetap memberikan persetujuan administratif, dan tim keuangan tetap menangani pencairan.
Yang berubah adalah bagaimana permintaan approval dikirim, bagaimana keputusan diberikan, dan bagaimana riwayat proses dicatat.
Dengan pendekatan tersebut, digitalisasi dapat lebih fokus pada mengurangi bottleneck administratif, bukan sekadar mengganti dokumen kertas menjadi dokumen digital.
Dari Approval Manual Menuju Digital Workflow
Approval termin hanyalah salah satu contoh proses bisnis yang dapat di-digitalisasi.
Prinsip yang sama dapat diterapkan pada berbagai workflow yang memiliki karakteristik seperti:
- Melibatkan beberapa level approval
- Membutuhkan keputusan dari pihak yang berbeda
- Sering mengalami bottleneck karena perpindahan dokumen
- Membutuhkan notifikasi kepada approver
- Membutuhkan pencatatan riwayat keputusan
- Memerlukan audit trail yang mudah ditelusuri
Dengan workflow yang terstruktur, proses approval dapat menjadi bagian dari sistem kerja digital yang lebih terintegrasi.
Saatnya Membuat Approval Proyek Lebih Terstruktur
Proses approval yang lambat tidak selalu disebabkan oleh orang yang lambat mengambil keputusan. Dalam banyak kasus, hambatannya justru berada pada workflow: dokumen yang harus berpindah, informasi yang tersebar, serta tidak adanya visibilitas terhadap status approval.
Digitalisasi approval membantu mengubah proses tersebut menjadi workflow yang lebih terstruktur.
Dengan asisten approval termin proyek di Slack, pengajuan dapat dilakukan secara digital, approver mendapatkan notifikasi secara otomatis, approval berjalan sesuai hierarki, penolakan memiliki alasan yang tercatat, dan seluruh keputusan memiliki jejak audit.
Jika perusahaan atau organisasi Anda masih menghadapi approval proyek yang panjang, dokumen yang berpindah antarbagian, atau kesulitan memantau status persetujuan, saatnya mengevaluasi apakah workflow tersebut dapat didigitalisasi.
Ingin Mengetahui Workflow Apa Saja yang Bisa Didigitalisasi?
Tim Sunartha dapat membantu Anda mengidentifikasi proses bisnis yang masih manual, menemukan bottleneck dalam workflow, dan mengeksplorasi bagaimana solusi digital dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.
Konsultasikan kebutuhan digitalisasi workflow dan approval proyek Anda bersama tim Sunartha.
Jadwal Konsultasi dengan Tim Sunartha
Mulai dari satu proses yang paling sering mengalami bottleneck, lalu bangun workflow yang lebih terstruktur, transparan, dan mudah dipantau.
