ERP membantu mempercepat arus barang dan data shipment dengan menghubungkan pesanan, ketersediaan stok, pekerjaan gudang, serta status pengiriman dalam alur yang dapat ditelusuri. Dampaknya muncul ketika tim lebih cepat mengetahui apa yang harus dikerjakan, barang mana yang tersedia, dan pengiriman mana yang membutuhkan tindak lanjut.
Barang bisa saja sudah berpindah lokasi, sementara informasinya belum diperbarui. Sales masih menunggu kabar stok, gudang menerima perubahan pesanan melalui chat, dan pelanggan menanyakan jadwal yang belum pasti. Perbedaan antara pergerakan fisik dan catatan sistem inilah yang perlu diselesaikan.
Memahami hubungan arus barang dan arus data
Arus barang mencakup penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, hingga pengiriman. Arus data mencatat kejadian tersebut, termasuk jumlah, lokasi, waktu, dan referensi transaksi.
Jika pembaruan data tertunda, keputusan berikutnya menggunakan kondisi yang sudah berubah. Karena itu, penerapan ERP perlu mencakup cara pencatatan di lapangan, bukan hanya menggabungkan laporan di akhir hari.
Sebagai contoh, forecasted report Odoo membedakan stok yang ada, barang masuk, barang keluar, dan proyeksi persediaan. [2] Pemisahan informasi tersebut membantu pengguna memahami bahwa stok fisik belum tentu seluruhnya tersedia untuk pesanan baru.
Titik proses yang perlu dihubungkan
1. Pesanan dan alokasi stok
Pesanan yang disetujui perlu memiliki rencana pemenuhan yang jelas. Perusahaan dapat menetapkan aturan reservasi agar barang yang dialokasikan untuk satu pesanan tidak dijanjikan kembali kepada pelanggan lain. Sales juga perlu mengetahui jadwal barang masuk jika stok belum mencukupi.
Ketersediaan harus dilihat per lokasi dan periode. Barang yang masih dalam perjalanan dari pemasok belum dapat diperlakukan sama dengan barang yang siap diambil di gudang.
2. Pengambilan dan pemeriksaan barang
Daftar picking memberi petugas gudang referensi barang, jumlah, serta lokasi pengambilan. Jika sesuai kebutuhan, pemindaian barcode melalui modul atau integrasi yang mendukungnya dapat digunakan untuk mengonfirmasi identitas dan kuantitas.
Barang rusak, salah lokasi, atau kurang jumlahnya memerlukan jalur pengecualian. Sistem yang baik membantu tim mengangkat masalah tersebut sebelum pengiriman dikonfirmasi, bukan sekadar menyimpan catatan setelah terjadi keterlambatan.
3. Pembaruan status shipment
Konfirmasi keluar gudang dapat memperbarui status internal pengiriman. Untuk mengetahui perjalanan setelah barang diserahkan ke transporter, perusahaan mungkin memerlukan integrasi dengan sistem logistik atau pembaruan dari petugas.
ERP tidak otomatis memberikan lokasi kendaraan atau kapal. Pelacakan posisi memerlukan sumber data seperti GPS, AIS, atau layanan transporter, beserta pengaturan integrasi dan frekuensi pembaruannya.
Contoh koordinasi saat stok tidak mencukupi
Sebagai ilustrasi, sebuah pesanan membutuhkan 80 unit. Gudang memiliki 100 unit secara fisik, tetapi 50 unit sudah dialokasikan untuk pesanan lain. Barang yang bebas digunakan hanya 50 unit, meskipun angka stok fisik terlihat mencukupi.
Dengan informasi alokasi yang jelas, tim dapat memutuskan apakah pesanan dikirim bertahap, dipenuhi dari gudang lain, atau dijadwalkan setelah penerimaan pemasok. Keputusan lebih awal memberi ruang untuk mengomunikasikan jadwal kepada pelanggan.
Cara menilai perbaikan alur pengiriman
Ukurlah waktu dari pesanan disetujui hingga barang keluar gudang, ketepatan kuantitas kirim, serta persentase pengiriman sesuai tanggal yang dijanjikan. Pisahkan keterlambatan karena stok, proses gudang, dan transporter agar tindak lanjut diarahkan ke penyebab yang tepat.
Bandingkan transaksi dengan tingkat kesulitan yang sebanding. Pengiriman satu item dari satu gudang berbeda dengan pesanan banyak item dari beberapa lokasi. Tanpa konteks ini, angka rata-rata dapat menyembunyikan masalah operasional.
Jika arus barang sering lebih cepat daripada pembaruan informasinya, saatnya meninjau hubungan antara sales, gudang, dan logistik. Diskusikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim Sunartha untuk memetakan alur shipment dan integrasi data yang sesuai melalui konsultasi bisnis Sunartha.
FAQ
1. Apakah ERP sama dengan warehouse management system
ERP menghubungkan proses lintas fungsi. Warehouse management system berfokus pada pelaksanaan aktivitas gudang yang lebih rinci dan dapat menjadi modul atau sistem yang terintegrasi dengan ERP.
2. Apakah ERP menjamin barang tiba tepat waktu
Tidak. ERP membantu perencanaan dan visibilitas, sedangkan waktu tiba juga dipengaruhi transporter, kondisi perjalanan, dan kesiapan penerima.
