Dalam dunia bisnis, tim finance atau tim keuangan adalah bagian yang begitu penting. Bahkan bisa dibilang tim finance menjadi poros dari perusahaan. Sebab, semua uang yang masuk maupun keluar dikelola oleh tim finance, sehingga mereka wajib memastikan tersedianya dana untuk kelancaran operasi. Tanpa tim finance, tidak akan ada likuiditas, akuntabilitas, dan bahkan bisnis tidak akan berjalan. Jadi, bisa dibilang, tim keuangan yang berantakan akan membawa kehancuran bagi bisnis.
Mengingat kompleksnya tugas dan pekerjaan tim finance, dibutuhkan alat pengelolaan yang cermat dan tepat. Karena tanpa adanya itu, tim keuangan akan mendapat masalah besar. Berkaitan dengan alat pengelolaan ini, digitalisasi dan pelaporan keuangan otomatis bisa meringankan beban berat tim finance. Sehingga, nantinya laporan keuangan menjadi lebih akurat, menghemat biaya yang cukup signifikan, dan yang terpenting, transparansi menjadi lebih baik.
Tim Finance: Tantangan yang Dihadapi
Dengan CFO dan tim yang di bawah tekanan karena peraturan lebih ketat, otomatisasi proses manual menjadi sesuatu yang dibutuhkan sehingga tidak hanya mengikuti aturan, namun analisis yang dilakukan juga menghasilkan kualitas data yang lebih baik.
Umumnya, para ahli keuangan akan berkutat dengan:
- Proses yang berulang dan hampir semuanya berbasis data.
- Data keuangan menentukan banyak keputusan besar dalam bisnis.
- Prosesnya dilakukan setidaknya setiap bulan sekali.
- Fungsi tim finance terkadang hanya bergantung pada orang-orang tertentu.
- Semua proses yang dijalankan tim finance berada di bawah pengawasan, mulai dari atasan bisnis, hingga regulator, auditor, bahkan pelanggan atau konsumen.
- Tim finance diharapkan bisa menganalisis data yang belum pernah diolah sebelumnya.
Dari banyaknya poin di atas, terlihat bahwa digitalisasi dalam keuangan menjadi cara yang tepat agar tim finance bisa berhasil di dunia berbasis data ini. Namun, seperti yang banyak dikeluhkan, kebiasaan lama memang sulit dihilangkan. Sebagian besar tim finance sudah terlalu lama berkutat dengan cara lama atau manual, sehingga untuk berubah menuju cara digital terlihat hampir mustahil.
Menyelam Menuju Dunia Digital
Gartner mengatakan bahwa pada 2022 ini, CFO akan benar-benar terjun ke dunia digital. “Pada pertengahan 2020, 69% dewan direksi mengatakan mereka akan mempercepat inisiatif bisnis digital mereka dalam menanggapi dampak COVID-19. Pada pertengahan 2021, 64% mengatakan mereka telah mencoba mengubah perusahaan mereka menjadi lebih digital secara signifikan.”
Menurut penelitian terbaru Gartner tentang prioritas para pemimpin keuangan, 82% CFO melaporkan bahwa investasi mereka jadi semakin cepat setelah berbasis digital, melebihi investasi di bidang lain seperti SDM, rantai pasokan, layanan bisnis, atau aset tetap.
Perusahaan riset dan konsultan teknologi mengatakan, di antara sepuluh perubahan strategi penting dalam kesuksesan digital, yang terpenting adalah vendor teknologi yang memungkinkan penskalaan digital. Pada intinya, kerja tim finance dapat diringkas menjadi piutang (debitur), hutang (kreditur) dan pelaporan keuangan (audit).
Digitalisasi yang efektif dan terukur dari ketiga komponen ini akan mengubah tim finance menjadi bagian yang bekerja dengan baik, sehingga memberikan kepercayaan diri penuh pada perusahaan untuk tumbuh.
SigniFlow Menjawab Tantangan Tim Finance
SigniFlow bisa digunakan tim finance untuk mengautomasi dan mengatur dokumen keuangan, menyimpan semuanya dalam satu tempat penyimpanan dokumen yang aman dan dapat dicari dengan mudah.
Portal Debitur: Mudahnya Pengambilan dari Dokumen Sales
Idealnya, proses piutang dari tim keuangan akan berjalan seperti ini: pelanggan meminta penawaran dari tim sales dan jika diterima, pesanan akan dikirimkan ke tim sales. Barang atau jasa kemudian dikirimkan setelah pesanan dibuat dan pembayaran dikonfirmasi. Tagihan kemudian diajukan dan dikirim ke toko untuk pengiriman. Proses pun selesai.
Namun, seperti yang sudah tim piutang lama tahu, gambaran tersebut jauh dari kenyataan. Pada kenyataannya, daftar dokumen yang masuk jauh melampaui tagihan dan laporan. Mulai dari aplikasi akun, persetujuan akun, formulir orientasi, persetujuan nota kredit, faktur ulang, korespondensi debitur, dan surat permintaan.
Untuk mengelola banyak proses ini (dan sering kali rumit karena birokrasi) secara efektif, tim finance harus selalu berada di posisi teratas. Proses berbasis kertas pada dasarnya tidak memungkinkan untuk dipakai dalam proses ini.
Untuk membangun sistem piutang yang terorganisir dan akurat, bisnis perlu mendigitalkan dan mengumpulkan dokumen debitur, termasuk kontrak, persetujuan dan formulir, untuk setiap pelanggan atau klien individu.
SigniFlow Portfolios adalah portal pelanggan, di mana semua aplikasi akun debitur, proses orientasi, pembaruan, faktur, pernyataan, dan lain-lain dikirim, ditandatangani, dikelola, dan disimpan sehingga mudah ditemukan dan diambil kembali kapan saja.
Ditambah saat mengirim dokumen untuk ditandatangani, Anda memiliki opsi untuk mengatur pengingat otomatis. Hal ini akan berguna ketika Anda mempertimbangkan bahwa 59% dari faktur yang jatuh tempo memerlukan tiga atau lebih tindak lanjut sebelum diselesaikan (menurut perusahaan jasa pajak & akuntansi, MYOB). Banyak waktu terbuang untuk pekerjaan-pekerjaan tersebut di mana seharusnya waktu yang dihabiskan para tim finance lebih efektif digunakan untuk pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya.
Sistem terpusat ini mengurangi jatah jam-jam pembuatan manual, menyia-nyiakan waktu, dan kesalahan manusia secara signifikan.
Pemenuhan Utang Usaha
Utang usaha adalah area lain di mana proses yang dilakukan secara manual menjadi terlalu panjang. Kesalahan tidak boleh dilakukan dalam lingkup ini, di mana kepatuhan adalah yang paling penting.
Proses manual sendiri biasanya akan seperti ini:
- Tim pengadaan meminta beberapa penawaran.
- Sebuah penawaran diterima.
- Penawaran harus secara eksplisit disetujui, ditandatangani, dan dikirim ke pemasok yang relevan, biasanya melalui sarana email yang kurang aman.
- Pesanan ditempatkan berdasarkan hal di atas.
- Tim keuangan mengajukan pesanan pembeli berdasarkan penawaran yang diterima.
- Setelah barang atau jasa dikirimkan, tim keuangan toko menerima faktur.
- Faktur kemudian harus disetujui dan ditandatangani oleh manajer/departemen terkait dan dialokasikan ke pusat biaya yang benar.
- Setelah hal di atas telah ditindaklanjuti, barulah faktur dapat masuk pada sistem ERP.
- Tergantung pada kepatuhan perusahaan dan prosedur pemrosesan, serta persyaratan dengan pemasok terkait, faktur dapat dikirim untuk persetujuan pembayaran langsung, atau akan menjadi bagian dari kumpulan yang pada gilirannya akan menjadi bagian dari rekonsiliasi kreditur dan diproses sesuai ketentuan.
- Proses di atas perlu ditandatangani oleh kepala bagian keuangan, yang umumnya akan melibatkan proses mencetak, menandatangani, memindai, dan mengirim email.
Kesalahan apa pun selama proses di atas dapat berarti penundaan yang besar, perselisihan, dan punya konsekuensi mengubah reputasi perusahaan menjadi negatif.
Dengan SigniFlow, Begini Proses yang Akan Berjalan
- Portofolio dibuat, di mana:
- Penawaran yang diminta oleh tim pengadaan akan mudah diakses dalam portofolio untuk memastikan harga terbaik, pemasok dan lain-lain.
- Pesanan pembeli disetujui, ditandatangani, dan dikirim langsung ke pemasok terkait melalui SigniFlow.
- Faktur diunggah dan dikirim untuk ditandatangani oleh departemen yang menerima barang atau jasa (SigniFlow memungkinkan faktur ini untuk dimasukkan dan dikerjakan dari portofolio, ini lebih efektif daripada cara manual yang lama memindahkan dokumen dari meja ke meja untuk persetujuan).
- Dokumen pendukung apa pun dapat diunggah secara bersamaan, disimpan dalam portofolio yang sama.
- Setelah ditandatangani, tim keuangan dapat memproses pengeluaran.
Dengan menggunakan SigniFlow, secara signifikan dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dan bisa menciptakan jejak audit yang lengkap.
Tutup Buku Akhir Bulan dengan Referensi Mudah untuk Audit
Auditing adalah proses yang kompleks, membutuhkan banyak waktu dan energi dalam pengerjaan. Proses manual memungkinkan Anda melakukan kesalahan dengan kertas berserakan di kantor, dan hal itu bisa menjadi sebuah mimpi buruk.
Sayangnya, audit tidak dapat dihindari, tetapi untungnya ketidakakuratan dan disorganisasi bisa diatasi.
SigniFlow memungkinkan tim keuangan untuk menyelesaikan penandatanganan harian dan bulanan dari semua entri penyesuaian/pemrosesan dan rekonsiliasi dalam perusahaan. Jika diperlukan, bisa juga menyimpan semua dokumentasi pendukung yang relevan untuk kemudahan akses (pengintaian bank, pengintaian kreditur, persetujuan pembayaran, persetujuan GL , dan lain-lain).
Selain itu, semua laporan manajemen dapat dikirim ke direktur, manajer, atau pemangku kepentingan terkait untuk ditinjau dan ditandatangani, tanpa perlu berada di kantor atau bertemu langsung.
Dalam pengorganisasian, Anda dapat mengumpulkan dan menstandarisasi semua data perusahaan untuk digunakan oleh auditor dalam satu portal. Pengorganisasian data digital ini membantu auditor dengan penilaian risiko tahunan, dan laporan terperinci sehingga membuat audit lebih cepat dan lebih mudah bagi tim keuangan, auditor, dan semua orang yang terlibat dalam proses mereka.
Berdasarkan ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa Signiflow dapat memberikan sejumlah manfaat untuk tim finance dalam suatu organisasi. Buktikan sendiri kemudahan penggunaan tanda tangan digital melalui Signiflow dengan menghubungi tim Sunartha melalui WhatsApp, klik di sini!
