Smartsheet Bantu Anda Mengelola Event
Kunci sukses event management sangat mirip dengan project management, yaitu mempertahankan efisiensi pekerjaan dan kolaborasi. Mengelola suatu event membutuhkan beberapa orang dalam tim dengan banyak pekerjaan yang harus dilakukan sekaligus. Dengan memanfaatkan event management tools yang tepat seperti Smartsheet serta pembagian jobdesc yang efektif, event Anda dapat berjalan dengan lancar. Berikut lima cara Smartsheet sebagai management tools dapat membantu mengelola event Anda.
Baca juga: Smartsheet dan 6 Fiturnya yang Memudahkan Management Project
1. Memudahkan Perencanaan Meeting Event
Menjadwalkan pertemuan dengan seluruh anggota tim akan lebih efisien jika menggunakan Smartsheet. Dengan bantuan ini, Anda tidak perlu merasa terganggu dengan notifikasi email yang muncul terus menerus. Selain itu, Anda hanya memerlukan single sheet untuk mengelola keseluruhan rapat, mulai dari agenda, materi tambahan, action items, hingga presentation deck.
Single sheet ini juga serbaguna karena terintegrasi dengan Microsoft Teams, Slack, dan Workplace yang dikelola Facebook. Teknologi ini dapat menerima pemberitahuan otomatis di desktop maupun ponsel di saluran Slack. Kemudian, sistem akan menghubungkan tim lintas fungsional untuk mengoordinasikan penerbitan halaman web, berbagi perubahan desain, atau aktivitas apa pun.
3. Transparansi Selama Perencanaan Event
Smartsheet menyediakan fitur Dashboard yang memungkinkan Anda untuk berbagi metric dan update acara dengan seluruh tim. Sistem Dashboard ini tidak memerlukan IT support dalam bentuk apa pun. Dengan sistem ini pula, visibilitas pekerjaan dapat tercapai dengan mudah. Orang-orang tidak perlu menemui atau menanyai siapa pun terkait pekerjaan, cukup dengan Dashboard saja dan semua jawaban sudah ditampilkan dengan jelas di sana.
Anda juga dapat membuat custom Dashboard Anda sendiri dengan menggunakan Event Registration and Tracking template set yang dapat diunduh di Smartsheet Business and Enterprises. Set template ini tersedia gratis. Fitur yang ditawarkan secara cuma-cuma ini sudah meliputi auto-calculating worback schedule, template dasbor, dan lembar perencanaan acara.
3. Mengelola Vendor atau Third Party
Jika berkaitan dengan vendor yang merupakan pihak ketiga, informasi yang akan diberikan tentu harus tepat dan akurat. Dengan menggunakan aplikasi premium bernama Dynamic View, informasi dalam sheet akan disaring otomatis berdasarkan individu yang melihat layar. Jadi, saat hendak membagikan informasi pada pihak ketiga, Anda hanya perlu menjalankan aplikasi ini dan informasi yang ditampilkan adalah data-data yang diperlukan saja. Data-data lainnya, terutama yang bersifat rahasia, tetap tersimpan dengan aman.
Kemudian, untuk mendapatkan informasi penting dari Smartsheet dan membagikannya kepada anggota tim lainnya, Anda dapat memanfaatkan fitur Data Shuttle. Data Shuttle juga merupakan aplikasi premium yang dapat mentransfer data dari sumber lain ke Smartsheet. Waktu Anda pun tidak akan terbuang percuma untuk menyortir, memfilter, dan copy paste informasi antar sistem bisnis. Semua akan dijalankan secara otomatis!
Baca juga: 5 Pekerjaan yang Bisa Anda Lakukan dengan Smartsheet!
4. Sebagai Checklist Operasional
Smartsheet juga menawarkan fitur to-do-list hingga checklist yang selalu diperlukan saat mengelola sebuah acara. Ketika acara berlangsung, Anda pasti membutuhkan daftar operasional semua keperluan untuk acara tersebut. Dengan teknologi ini, Anda dapat membuat daftar apa pun dalam satu sheet, sehingga Anda tidak memerlukan print-out kertas berlembar-lembar yang tak jarang membuat Anda kerepotan.
5. Mengumpulkan Evaluasi dan Feedback
Fitur Smartsheet Forms memungkinkan Anda mengumpulkan seluruh feedback untuk acara yang telah Anda laksanakan. Mengumpulkan feedback dapat dimanfaatkan sebagai media pembelajaran sekaligus evaluasi yang berguna untuk meningkatkan kinerja tim Anda selanjutnya.
Fitur ini hadir dan melengkapi fitur-fitur praktis lainnya karena kepuasan klien tetap nomor satu dalam management event. Setelah meninjau seluruh tanggapan dari survei klien, sistem akan langsung menganalisis dan membuat keputusan atas hal apa saja yang harus dihentikan, dimulai, dilanjutkan, atau ditingkatkan untuk event selanjutnya. Selain praktis, hal ini tentu sangat bermanfaat karena mampu mengembangkan bisnis menjadi lebih positif.
Smartsheet adalah cloud-based platform atau platform berbasis cloud yang memungkinkan Anda dan tim untuk mengelola event secara efisien, memudahkan pertemuan tim, menjaga transparansi, mengelola vendor, sekaligus mengumpulkan feedback. Teknologi ini sangat bermanfaat untuk meningkatkan kinerja management event, baik berskala kecil maupun besar.
Jika Anda butuh konsultasi lebih lanjut mengenai management event atau keperluan bisnis lainnya, Anda dapat mencoba produk free-trial Smartsheet atau untuk konsultasi penggunaan Smartsheet lebih lanjut silahkan hubungi tim Sunartha di link berikut!