ERP merupakan akronim dari enterprise resource planning, yakni suatu sistem yang digunakan banyak perusahaan untuk mengautomasi dan mengintegrasikan proses bisnis. Tujuannya untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya sehingga perusahaan bisa mencapai target dengan biaya seefektif mungkin. Agar sistem ERP memberikan hasil yang diinginkan, implementasinya pun harus dilakukan secara tepat. Untuk itu, Anda bisa memperhatikan beberapa hal berikut ini.
Lakukan evaluasi terhadap sistem saat ini
Sebelum melakukan implementasi ERP, lakukan evaluasi terlebih dulu terhadap sistem yang saat ini diterapkan di perusahaan. Dengan melakukan evaluasi, Anda bisa mengidentifikasi area mana saja yang perlu diperbaiki dalam proses bisnis. Berdasarkan hasil identifikasi, dapat diketahui kondisi operasional bisnis dan masalah apa saja yang nantinya dapat diatasi oleh sistem ERP. Pada tahap ini, evaluasi perlu dilakukan terhadap semua bagian perusahaan, yang biasanya meliputi:
- Sistem finansial, termasuk proses budgeting dan akuntansi;
- Sistem sales dan marketing, termasuk sales forecasting dan customer relationship management;
- Proses produksi dan manufaktur, termasuk manajemen supply chain dan inventaris;
- Software dan infrastruktur teknologi informasi;
- Manajemen data, termasuk keamanan dan akurasi data;
- Automasi dan workflow proses bisnis.
Tentukan tujuan dan cakupan yang spesifik
Setelah mengetahui bagian-bagian yang perlu perbaikan, tentukan tujuan spesifik dari penerapan enterprise resource planning di perusahaan. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudah menyusun rencana proses implementasi dan mengomunikasikannya kepada seluruh stakeholders. Supaya tujuan tersebut tepat sasaran, Anda dapat menjawab beberapa pertanyaan berikut ini:
- Fungsi dan bagian mana saja dalam proses bisnis yang akan diautomasi oleh sistem ERP?
- Apa saja key performance indicator (KPI) yang perlu dimonitor?
- Data apa saja yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan proses bisnis menggunakan ERP?
- Siapa saja stakeholders yang terlibat? Seperti apa kebutuhan mereka?
Pilih sistem enterprise resource planning yang tepat
Berdasarkan hasil evaluasi dan tujuan yang telah ditetapkan, Anda bisa memilih sistem ERP yang sesuai. Pada tahap ini, Anda perlu melakukan riset terhadap beberapa software ERP sekaligus. Pelajari fitur-fitur yang ditawarkan, lalu bandingkan antara satu software dengan software lainnya.
Selain fitur, jangan lupa juga mencari tahu soal layanan dari pihak penyedia. Pastikan mereka memiliki kontak yang mudah dihubungi dan mampu menyediakan bantuan tiap kali dibutuhkan. Tak kalah penting, sebaiknya pilihlah pula sistem ERP yang bersifat scalable agar bisa disesuaikan dengan skala bisnis, sehingga mendukung efisiensi biaya.
Pilih SDM yang tepat untuk mengawal implementasi ERP
Supaya proses enterprise resource planning berjalan smooth, tunjuklah karyawan yang tepat untuk mengawal keseluruhan proses tersebut. Anda bisa menunjuk 1-2 karyawan terbaik dari masing-masing divisi yang paham betul tentang proses kerja mereka. Mereka inilah yang akan menjadi penghubung antara sistem baru dan lama.
Para SDM tersebut memastikan bahwa setiap orang di perusahaan memahami cara kerja sistem ERP yang baru; mulai dari hasil evaluasi terhadap sistem lama, kebutuhan perusahaan, tujuan dari implementasi ERP, hingga KPI yang diterapkan untuk mencapai tujuan tersebut.
Konfigurasikan sistem ERP
Setelah memilih enterprise resource planning yang tepat, Anda perlu melakukan konfigurasi terhadap sistem tersebut agar lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Caranya adalah dengan mempersonalisasi dan mengoptimalkan sistem sesuai prosedur, operasonal, dan workflow bisnis. Misalnya, Anda bisa mengintegrasikan ERP dengan sistem lain, seperti software akuntansi, platform e-commerce, atau sistem manajemen inventaris.
Tak kalah penting, Anda juga perlu mengatur stakeholders mana saja yang bisa mengakses sistem ERP dan data-data di dalamnya. Lalu, berikan akses hanya kepada orang-orang tersebut. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya pembobolan akses oleh orang tidak bertanggung jawab.
Lakukan uji coba berkala
Begitu semua komponen siap dan seluruh stakeholders mendapatkan training, Anda bisa mulai uji coba implementasi ERP. Lakukan secara berkala dan jangan lupa menerapkan evaluasi. Misalnya, masa uji coba pertama dilakukan selama tiga bulan. Pada akhir masa uji coba, lakukan evaluasi dan mintalah feedback dari para stakeholders yang menggunakan sistem ERP.
Berdasarkan hasil evaluasi dan feedback, lakukan perbaikan pada bagian yang dibutuhkan, lalu lakukan uji coba kembali selama 3-6 bulan. Nantinya, Anda juga harus tetap melakukan evaluasi setelah masa uji coba kedua berakhir. Lakukan proses ini terus-menerus hingga penggunaan ERP berjalan smooth.
Implementasi sistem enterprise resource planning memang membutuhkan proses yang panjang. Namun, anggaplah hal tersebut sebagai investasi yang dapat membuat perusahaan jadi lebih maju. Maka dari itu, pastikan implementasi ERP berjalan optimal dengan memperhatikan strategi di atas. Untuk mempermudah prosesnya, Anda bisa menghubungi tim Sunartha melalui WhatsApp dengan klik di sini!