Tahapan Manajemen Proyek yang Perlu diketahui Project Manager
Perencanaan manajemen proyek dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek secara lebih efektif dan efisien.
Dengan adanya manajemen proyek dapat memaksimalkan potensi dari masing-masing individu di dalam sebuah tim. Setiap individu di dalam tim dapat berkontribusi aktif dalam perencanaan, pelaksanaan hingga pengelolaan proyek.
Manfaat lain dari manajemen proyek adalah membantu Anda menciptakan perencanaan yang matang dan dapat tercapai dengan lebih optimal.
Siapa yang tidak mau proyek yang sedang dikerjakan dapat berjalan dengan stabil, dan hambatan dapat ditemukan dan diselesaikan dengan cepat?
4 Tujuan utama dari manajemen proyek diantaranya:
- Agar suatu proyek berjalan dan selesai tepat waktu
- Perencanaan anggaran atau biaya proyek
- Memastikan proyek dapat selesai dengan kualitas yang terstandarisasi
- Proses pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan lancar
Setelah mengetahui pentingnya melakukan perencanaan manajemen proyek, berikut tahapan-tahapan yang dapat dilakukan agar tujuan proyek dapat tercapai dengan lebih optimal.
5 Tahapan Manajemen Proyek yang Perlu diketahui Project Manager
Tahap 1: Inisiasi Proyek
Pada tahap ini, sebuah proyek secara resmi dimulai, diberi nama, dan dideskripsikan. Perlu diinformasikan secara rinci mengenai ruang lingkup dan tujuan proyek, jadwal kerja, penunjukkan project manager, perhitungan anggaran, dan lainnya.
Pada tahap ini juga sudah harus mengidentifikasi stakeholder penting yang terlibat dalam proyek ini.
Tahap 2: Perencanaan Proyek
Hal yang dilakukan pada tahap ini adalah membuat stuktur rincian kerja, menetapkan jadwal dan target waktu penyelesaian, membuat milestone atau gantt chart, memperkirakan sumber daya, mencatat hal-hal penting yang harus diperhatikan, hingga membangun pola komunikasi yang baik dengan para stakeholder.
Selain itu, pada tahap ini ada kemungkinan adanya perubahan ruang lingkup proyek yang sudah ditetapkan pada tahap sebelumnya. Namun, project manager harus menyetujui lebih dulu perubahan tersebut. Project manager memiliki tanggung jawab untuk memberikan visualisasi struktur rincian kerja dengan berbagai divisi berbeda secara jelas kepada seluruh tim.
Tahap ini cukup krusial bagi tahapan manajemen proyek selanjutnya, sehingga pada tahap perencanaan proyek ini diharapkan semuanya sudah clear.
Tahap 3: Pelaksanaan Proyek
Pada tahap ini proses pengerjaan proyek sudah mulai berjalan. Pada pelaksanaan proyek, project manager harus memastikan alur kerja berjalan efisien dan mengelola tim dengan cermat. Tentunya dengan memelihara komunikasi yang baik dengan tim dan stakeholder serta memastikan bahwa proyek berjalan dengan baik.
Untuk dapat memastikan pelaksanaan proyek berjalan dengan baik dan kolaborasi tim dapat dilakukan intense, Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen proyek seperti Smartsheet. Dengan bantuan aplikasi ini, akan sangat meringkas waktu dan tenaga Anda untuk mengelola dan memantau jalannya proyek secara realtime.
Baca artikel terkait: Kolaborasi dan Manajemen proyek dalam Satu Aplikasi
Tahap 4: Pemantauan dan Pengendalian Proyek
Tahap monitoring ini berjalan bersamaan dengan tahap pelaksanaan untuk memastikan bahwa tujuan dan hasil proyek sesuai dengan yang direncanakan dan ditargetkan di awal. Project Manager memastikan tim bekerja sesuai Key Performance Indicators (KPI), memantau pekerjaan yang berjalan, dan memastikan bahwa pengerjaan proyek sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.
Tahap 5: Penutupan Proyek
Pada tahap terakhir ini, merupakan pemberian penilaian atau evaluasi terhadap hasil akhir proyek. Project Manager perlu menyusun laporan proyek secara terperinci untuk nantinya dapat diakses kembali bila diperlukan.
Itulah 5 tahap manajemen proyek yang penting untuk Anda sebagai project manager ketahui.
Namun, meskipun sudah menerapkan tahapan manajemen proyek secara lengkap, masih ada tantangan-tantangan yang harus dihadapi sebuah tim untuk mencapai target proyek yang diharapkan.
Misalnya, manajemen proyek yang masih dilakukan secara manual. Proses manual tersebut biasanya membutuhkan proses administrasi yang memakan banyak waktu.
Untuk mengatasi tantangan ini, aplikasi project management secara digital dapat menjadi solusi.
Aplikasi project management adalah suatu software yang khusus dikembangkan untuk dapat melakukan manajemen terhadap suatu proyek secara otomatis dan tersistem.
Smartsheet dapat menjadi pilihan aplikasi project management untuk Anda dan tim berkolaborasi untuk menerapan tahapan-tahapan proyek manajemen yang efektif dan efisien.
Bila Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai Smartsheet, tim Sunartha siap untuk membantu Anda. Silahkan hubungi tim kami melalui whatsapp di nomor 081586902499 (Mba Euis).
Atau bisa coba versi trial di sini Coba Smartsheet gratis 30 hari.
Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa share ke teman-teman Anda yang membutuhkan informasi ini.
