Di industri shipping dan maritime, proses procurement bukan sekadar membeli spare part atau membuat purchase order. Keterlambatan pengadaan, approval yang lambat, hingga maintenance mesin yang tidak terpantau dapat berdampak langsung pada operasional kapal di laut.
Banyak perusahaan pelayaran di Indonesia masih mengandalkan kombinasi spreadsheet Excel, email, hingga grup WhatsApp untuk mengelola pengadaan spare part dan maintenance armada. Akibatnya, proses menjadi tidak terpusat, sulit dipantau, dan rawan human error.
Di sinilah peran ERP seperti Odoo menjadi semakin penting.
Melalui implementasi Odoo yang dikembangkan bersama tim expert Sunartha, perusahaan shipping dapat mengintegrasikan proses procurement, maintenance, approval, inventory, hingga monitoring kondisi mesin kapal dalam satu platform terpusat.
Tantangan Procurement di Industri Shipping & Maritime
Industri pelayaran memiliki kompleksitas operasional yang berbeda dibanding industri lainnya. Lokasi kapal yang tersebar, kebutuhan spare part yang mendesak, hingga koordinasi antara kru kapal dan kantor pusat seringkali menjadi tantangan utama.
Berikut beberapa masalah yang paling sering terjadi dalam proses shipping procurement:
1. Tidak Ada Visibilitas Pengadaan Antar Kapal
Dalam banyak kasus, setiap kapal mengajukan kebutuhan spare part melalui WhatsApp atau email secara terpisah. Tim procurement harus memantau puluhan request secara manual.
Dampaknya:
- Risiko double purchase atau double PO
- Manajemen sulit melihat total spend pengadaan seluruh armada
- Buyer kewalahan mengelola request dari banyak kapal
- Tidak ada monitoring status procurement secara real-time
2. Perbandingan Vendor Masih Manual
Buyer biasanya membandingkan harga vendor menggunakan spreadsheet berbeda-beda.
Akibatnya:
- Tidak ada format standar evaluasi vendor
- Histori harga sulit dilacak
- Negosiasi tidak berbasis data pembelian sebelumnya
- Keputusan vendor tidak terdokumentasi dengan baik
3. Approval Purchase Order Lambat
Approval procurement yang berjalan melalui email atau grup chat sering menyebabkan keterlambatan.
Masalah yang umum terjadi:
- Approver tidak melihat notifikasi approval
- Purchase Order tertahan berhari-hari
- Tidak ada audit trail approval
- Semua nominal pembelian diproses dengan workflow yang sama
4. Maintenance Mesin Tidak Terintegrasi
Monitoring hour meter mesin kapal sering masih dicatat secara manual.
Konsekuensinya:
- Jadwal penggantian spare part terlewat
- Preventive maintenance tidak berjalan optimal
- Risiko kerusakan mesin mendadak meningkat
- Biaya emergency repair jauh lebih mahal dibanding preventive maintenance
5. Tidak Ada Kontrol Budget per Kapal
Tanpa sistem terpusat, biaya maintenance biasanya hanya dicatat secara agregat.
Akibatnya:
- Sulit mengetahui kapal mana yang paling tinggi biaya maintenance-nya
- Budget procurement tidak akurat
- Laporan biaya operasional per kapal tidak transparan
Mengapa Perusahaan Shipping Memilih Odoo?
Sebagai platform ERP modern, Odoo menawarkan fleksibilitas tinggi untuk menyesuaikan proses bisnis industri shipping dan maritime.
Dengan implementasi yang tepat, Odoo dapat menjadi pusat kendali procurement dan maintenance armada kapal.
Beberapa alasan perusahaan shipping mulai beralih ke Odoo:
- Seluruh proses procurement terintegrasi dalam satu sistem
- Approval workflow lebih cepat dan transparan
- Monitoring maintenance berbasis hour meter
- Pengendalian budget lebih akurat
- Histori vendor dan harga terdokumentasi otomatis
- Akses sistem dapat dilakukan dari kantor maupun kapal
- Mengurangi human error dan risiko pembelian ganda
- ue delivery
- Total spend procurement
- Days to order
- Alert double PO otomatis
Dengan dashboard ini, manajemen dapat mengambil keputusan lebih cepat berdasarkan data aktual.
2. Requirement List Management
Seluruh kebutuhan spare part dari berbagai kapal dapat dipantau dalam satu tampilan terpusat.
Data yang tercatat mencakup:
- Nomor Requirement List
- Jenis kebutuhan
- Nama kapal
- Status approval
- Buyer yang bertanggung jawab
- Timeline procurement
Hal ini membantu tim procurement mengelola kebutuhan armada dengan lebih efisien.
3. Canvas Sheet untuk Perbandingan Vendor
Salah satu fitur unggulan implementasi Odoo shipping dari Sunartha adalah Canvas Sheet.
Fitur ini membantu buyer membandingkan penawaran vendor secara otomatis.
Keunggulannya:
- Histori harga vendor tampil otomatis
- Perbandingan harga lebih terstruktur
- Sistem otomatis menghitung subtotal dan pajak
- Vendor terpilih dapat langsung generate Purchase Order
- Mengurangi penggunaan spreadsheet manual
Dengan data yang terdokumentasi, proses evaluasi vendor menjadi lebih objektif dan transparan.
4. Monitoring Hour Meter Mesin Kapal
Dalam industri maritime, preventive maintenance sangat penting untuk menghindari kerusakan mesin di tengah operasional.
Melalui modul Hour Meter Odoo, perusahaan dapat:
- Mencatat jam operasi mesin kapal
- Monitoring interval service
- Mendapat alert otomatis sebelum maintenance jatuh tempo
- Membuat Requirement List langsung dari alert maintenance
Pendekatan ini membantu perusahaan menekan risiko breakdown mendadak dan biaya repair darurat.
5. Approval Workflow Berjenjang
Odoo memungkinkan perusahaan shipping menerapkan approval matrix sesuai struktur organisasi.
Workflow approval dapat dibedakan berdasarkan:
- Nilai transaksi
- Jenis dokumen
- Divisi terkait
- Level approver
Keunggulannya:
- Approval lebih cepat dengan notifikasi otomatis
- Audit trail lebih jelas
- Batch approval untuk multiple dokumen
- Mengurangi bottleneck procurement
Flow Operasional Sebelum vs Sesudah Menggunakan Odoo
Sebelum Odoo: Flow Manual
| Tahap | Kondisi Manual |
| Identifikasi Kebutuhan | Teknisi kapal kirim pesan WhatsApp/email ke pengadaan. Tidak ada format standar, rawan terlewat. |
| Requirement List | Tidak ada dokumen formal. Daftar kebutuhan dicatat di Excel per kapal, tidak terpusat. |
| Perbandingan Vendor | Buyer hubungi vendor satu per satu via telepon/email, catat penawaran di spreadsheet lokal. |
| Approval PO | PO dikirim via email ke atasan. Approval via balas email atau WA. Tidak ada tracking status. |
| Purchase Order | PO dibuat manual di Excel/Word, dikirim ke vendor via email. Tidak terintegrasi ke stok. |
| Monitoring Mesin | Chief Engineer catat hour meter di buku log kapal. Tidak ada alert otomatis interval service. |
| Laporan Manajemen | Admin rekap dari berbagai sumber setiap minggu. Rentan error dan keterlambatan. |
Sesudah Odoo: Flow Terintegrasi
| Tahap | Kondisi dengan Odoo |
| Identifikasi Kebutuhan | Chief Engineer input Requirement List (RL) di sistem — lengkap dengan kapal, kategori (Engine/Deck/G&A), dan hour meter referensi. |
| Requirement List | RL masuk ke dashboard terpusat. Status real-time: Pending → On Progress → Approved. Duplikasi terdeteksi otomatis. |
| Perbandingan Vendor (Canvas Sheet) | Canvas Sheet dibuat otomatis dari PR yang disetujui. Histori harga vendor sebelumnya sudah terisi — buyer tinggal input penawaran baru dan pilih vendor terbaik. |
| Approval Workflow | Notifikasi approval otomatis ke approver yang tepat berdasarkan tipe dokumen dan nilai. Bisa approve/reject langsung dari sistem. Audit trail tersimpan. |
| Purchase Order | PO dibuat dari Canvas Sheet dengan satu klik. Terintegrasi ke inventory dan akuntansi. Status delivery terpantau. |
| Monitoring Mesin (Hour Meter) | Chief Engineer input hour meter harian per mesin (ME/AE) di sistem. Alert otomatis muncul saat mendekati interval service — langsung bisa buat RL dari alert tersebut. |
| Laporan Manajemen | Procurement Dashboard menampilkan KPI real-time: total RL, PR, PO, pending approval, overdue delivery, total spend — semua dalam satu layar. |
Modul Odoo yang Digunakan
Sunartha membangun custom Odoo module untuk industri shipping dengan beberapa sub-modul yang saling terintegrasi:
| Sub-Modul | Fungsi & Peran |
| Requirement List (RL) | Dokumen awal pengajuan kebutuhan spare part dari teknisi/chief engineer per kapal. Mencakup kategori (Engine, Deck, G&A), kapal, side (Port/Starboard), dan referensi hour meter. |
| Purchase Request (PR) | Formalisasi kebutuhan dari RL menjadi permintaan pembelian resmi. Dilengkapi detail item, qty, estimasi harga, dan referensi RL asal. |
| Canvas Sheet | Dokumen perbandingan penawaran dari beberapa vendor untuk satu PR. Dibuat otomatis dari PR yang disetujui. Histori harga vendor sebelumnya ter-load otomatis untuk referensi negosiasi. |
| Purchase Order (PO) | PO resmi yang dibuat dari Canvas Sheet setelah vendor dipilih. Terintegrasi ke inventory untuk tracking penerimaan barang dan ke akuntansi untuk posting biaya. |
| Hour Meter Report | Modul monitoring kondisi mesin kapal harian. Mencatat jam operasi ME (Main Engine) dan AE (Auxiliary Engine) per kapal. Alert otomatis saat mendekati interval service. |
| Approval Matrix | Konfigurasi workflow approval berjenjang: siapa yang harus approve tipe dokumen apa, di nilai berapa, dengan berapa level persetujuan. |
| Approval Dashboard | Dashboard khusus approver untuk melihat semua dokumen pending dan melakukan batch approval dengan satu klik. |
| Procurement Dashboard | Ringkasan eksekutif untuk manajemen: KPI pengadaan bulanan, pipeline status, alert double PO, overdue delivery, dan pending approval. |
Integrasi Antar Modul
Modul-modul ini terhubung dalam satu alur terpadu:
Hour Meter Alert → Requirement List → Purchase Request → Canvas Sheet → Purchase Order → Inventory & Accounting
Setiap perpindahan antar tahap bisa dilakukan dengan satu klik, dengan notifikasi otomatis ke pihak yang relevan dan approval yang terlacak secara sistematis.
Tampilan Sistem Odoo Shipping
1. Procurement Dashboard
Dashboard utama yang diakses oleh manajemen dan tim pengadaan. Menampilkan KPI procurement secara real-time: total Requirement List, Purchase Request, Purchase Order, dokumen menunggu approval, dan overdue delivery. Di bagian atas juga terlihat total spend bulan berjalan dan rata-rata days to order.
Yang membedakan, sistem juga menampilkan alert aktif mendeteksi double PO pada item yang sama untuk kapal yang sama, lengkap dengan tombol langsung untuk memeriksa.
Screenshot: Procurement Dashboard — KPI real-time dan alert double PO terdeteksi otomatis
2. Requirement List
Tampilan list semua Requirement List yang pernah diajukan — lengkap dengan nomor RL, tipe kebutuhan (Engine/Deck/G&A), kapal, sisi mesin (Port/Starboard), buyer yang bertanggung jawab, status, dan tanggal approval.
KPI di bagian atas menampilkan ringkasan: berapa RL yang Pending, On Progress, dan sudah Approved — plus OTD (On-Time Delivery) rate dan rata-rata days to order untuk periode tersebut.
Screenshot: Requirement List — semua kebutuhan spare part seluruh armada terpantau dalam satu tampilan
| 📌 POIN KONTEN |
| Requirement List adalah titik awal yang menggantikan pesan WhatsApp. Dengan format terstandar per kapal dan per kategori (Engine, Deck, G&A), manajemen bisa melihat pola kebutuhan armada dan merencanakan anggaran lebih akurat. |
5.3 Canvas Sheet — Perbandingan Penawaran Vendor
Canvas Sheet adalah fitur pembeda utama modul ini. Dokumen perbandingan penawaran ini dibuat secara otomatis dari Purchase Request yang sudah disetujui — data item, qty, kapal, dan histori harga vendor sebelumnya sudah terisi otomatis.
Tim procurement hanya perlu menginput penawaran terbaru dari masing-masing vendor, lalu mencentang vendor mana yang terpilih. Sistem langsung menghitung subtotal, diskon, PPN, dan grand total per vendor.
Screenshot: Canvas Sheet List — status perbandingan vendor per Purchase Request
Screenshot: Canvas Sheet Detail — perbandingan harga dua vendor dengan histori harga sebelumnya, vendor terpilih langsung generate PO
| 📌 POIN KONTEN |
| Tanpa Canvas Sheet, perbandingan vendor dilakukan di spreadsheet terpisah tanpa histori. Dengan Canvas Sheet di Odoo: histori harga vendor otomatis tersedia, keputusan terdokumentasi, dan PO bisa dibuat langsung dari Canvas Sheet yang sudah disetujui — eliminasi satu langkah manual yang rawan error. |
5.4 Daily Hour Meter — Monitoring Kondisi Mesin
Modul Hour Meter memungkinkan Chief Engineer mencatat jam operasi mesin setiap hari langsung di sistem. Data yang dicatat mencakup: jam operasi ME-PS (Port), ME-STBD (Starboard), AE-PS, dan AE-STBD.
Sistem secara otomatis menghitung sisa jam menuju interval service berikutnya. Jika mesin mendekati interval (misalnya: tersisa 80 RH dari 500 RH interval), alert otomatis muncul dan buyer bisa langsung membuat Requirement List dari alert tersebut — tanpa perlu diingatkan manual oleh Chief Engineer.
Screenshot: Daily Hour Meter — monitoring jam mesin per kapal dengan alert otomatis mendekati interval service
| 📌 POIN KONTEN |
| Ini adalah fitur yang paling relevan untuk kepala teknis dan direksi perusahaan pelayaran. Sebelumnya: Chief Engineer mengingatkan via WA bahwa mesin sudah waktunya service. Sekarang: sistem yang mendeteksi, menghitung sisa jam, dan memicu proses pengadaan — otomatis. Ini bukan efisiensi, ini pencegahan kerusakan. |
5.5 Approval Dashboard
Dashboard khusus untuk semua approver — dari Dept. Head, Technical Manager, Operation Manager, hingga Manajemen. Menampilkan semua dokumen yang menunggu persetujuan mereka, lengkap dengan tipe dokumen, kapal, vendor, nilai, dan level approval yang dibutuhkan.
Fitur Batch Approval memungkinkan approver memilih beberapa dokumen sekaligus dan menyetujui dengan satu klik — sangat membantu untuk direktur yang perlu approve banyak PO sekaligus.
Screenshot: Approval Dashboard — semua dokumen pending approval terpusat, lengkap dengan level approver dan nilai
| 📌 POIN KONTEN |
| Approval via WhatsApp: approver sering tidak sadar ada yang menunggu, tidak ada deadline, tidak ada audit trail. Dengan Approval Dashboard: satu layar untuk semua pending approval, bisa approve/reject langsung, dan setiap keputusan tercatat dengan timestamp dan nama approver. |
5.6 Approval Matrix — Konfigurasi Workflow Berjenjang
Approval Matrix adalah konfigurasi aturan approval yang menentukan: dokumen apa, dengan kondisi apa (nilai threshold), harus disetujui oleh siapa, di level berapa. Setiap perubahan aturan tercatat di Audit Log.
Contoh konfigurasi aktual dari client:
| Tipe Dokumen | Kondisi | Level 1 | Level 2 | Level 3 |
| Requirement List (Engine) | Semua nominal | Technical Mgr | — | — |
| Requirement List (Deck) | Semua nominal | Operation Mgr | — | — |
| Requirement List (G&A) | Semua nominal | Dept. Head | — | — |
| Purchase Order | < Rp 2.000.000 | Dept. Head | Manajemen 1 | — |
| Purchase Order | ≥ Rp 2.000.000 | Dept. Head | Manajemen 1 | Manajemen 2 & 3 |
| Purchase Request | Semua nominal | Dept. Head | — | — |
Screenshot: Approval Matrix — konfigurasi workflow berjenjang per tipe dokumen dan nilai, lengkap dengan audit log perubahan
| 📌 POIN KONTEN |
| Approval Matrix adalah bukti bahwa Odoo bisa dikonfigurasi sesuai struktur governance perusahaan — bukan perusahaan yang harus menyesuaikan diri ke sistem. Setiap kali kebijakan berubah (threshold naik, approver ganti), cukup edit di Approval Matrix. Audit log memastikan setiap perubahan tercatat. |
