Ada pola yang mungkin familiar bagi siapa pun yang pernah bergabung di grup alumni. Awalnya ramai, foto-foto lama bermunculan, orang saling memanggil dengan nama kecil, rencana reuni disusun dengan semangat, lalu pelan-pelan sepi. Grup kembali hidup biasanya untuk ucapan ulang tahun, kabar duka, dan undangan acara yang diteruskan dari grup lain.
Bukan karena orang-orangnya berubah. Grup pesan memang tidak pernah dirancang untuk menyimpan ingatan bersama dalam jangka panjang. Percakapan tenggelam dalam hitungan hari, anggota yang baru masuk tidak tahu apa yang sudah dibicarakan, dan setiap angkatan akhirnya berjalan sendiri-sendiri.
Ikatan Alumni SMAN 8 Jakarta menghadapi versi yang jauh lebih besar dari pola itu. Lebih dari 5.800 nama tercatat, tersebar di 67 angkatan, dari mereka yang lulus di awal 1980-an sampai yang baru meninggalkan sekolah beberapa tahun lalu. Tulisan ini menelusuri platform yang mereka pakai sekarang dari dua sisi sekaligus: sisi alumni yang memakainya, dan sisi pengurus yang menjalankannya.
Jarak yang Diam-Diam Melebar
Persoalan organisasi alumni jarang terlihat sebagai persoalan. Dari luar semuanya berjalan, acara terselenggara, kabar beredar, reuni tetap ada setiap tahun. Yang tidak terlihat justru orang-orang yang tidak berada di dalamnya.
Alumni yang tidak tergabung di grup mana pun tidak pernah tahu ada acara. Orang yang ingin mencari teman seangkatan harus bertanya ke beberapa orang sekaligus, berharap ada yang masih menyimpan nomornya. Panitia yang ingin memastikan seorang pendaftar benar-benar alumni hanya bisa mengandalkan pengakuan, sebab tidak ada daftar yang bisa dicek dengan cepat.
Tidak ada yang salah dengan cara itu. Ia hanya punya batas dan batasnya paling terasa ketika sebuah organisasi ingin tumbuh melampaui lingkaran orang-orang yang sudah saling kenal.
Sebuah Alamat yang Bisa Dituju Siapa Saja
Yang kemudian dibangun IA-Smandel bukan sesuatu yang rumit, melainkan satu alamat yang bisa didatangi siapa pun, tanpa perlu kenal pengurus atau diundang ke grup lebih dulu.
Halaman depan situs IA-Smandel, terbuka tanpa perlu akun.
Isinya hal-hal mendasar seperti organisasinya apa, berdirinya kapan, dan acara terdekat apa yang sedang berjalan. Di bawahnya ada tiga alasan sederhana kenapa seseorang mungkin ingin bergabung dan datang ke acara alumni, mencari peluang karier, dan bertemu kembali dengan teman lama.
Tiga alasan bergabung yang ditampilkan di halaman depan.
Mendaftar, lalu Menunggu Diverifikasi
Alumni yang ingin bergabung mengisi formulir seperti pendaftaran pada umumnya: nama, email, nomor WhatsApp, jurusan, tahun lulus. Satu hal yang membedakan ada di bagian bawah, sebuah kotak centang persetujuan pemrosesan data pribadi yang merujuk langsung ke UU No. 27 Tahun 2022. Untuk organisasi yang menyimpan data ribuan orang, itu bukan sekadar formalitas.
Begitu formulir dikirim, akunnya tidak langsung aktif. Yang muncul adalah pemberitahuan bahwa pendaftaran sedang menunggu persetujuan.
Kiri: formulir pendaftaran alumni. Kanan: setelah dikirim, akun masuk ke antrean persetujuan.
Siapa yang Memverifikasi?
Di sinilah sudut pandangnya berpindah. Pendaftaran tadi muncul di layar orang lain, dalam bentuk yang jauh lebih ringkas: satu baris di dalam daftar tunggu.
Dashboard pengurus dibuka dengan angka-angka yang selama ini tidak pernah bisa dihitung cepat. Ada 5.804 alumni terdaftar lengkap dengan NIS, 13 pendaftar yang sedang menunggu verifikasi, 184 perwakilan angkatan yang aktif, dan 67 angkatan yang tercatat.
Dashboard pengurus: alumni terdaftar, pendaftar yang menunggu, dan perwakilan angkatan yang aktif.
Yang menarik, beban verifikasi tidak ditumpuk ke satu orang di pusat. Setiap pendaftar diarahkan ke Wakil Angkatan masing-masing, yaitu orang yang paling mungkin benar-benar mengenalnya. Pendaftar angkatan 2019 tadi otomatis masuk ke daftar milik perwakilan angkatannya, bukan ke tumpukan yang sama dengan pendaftar angkatan 1999.
Antrean verifikasi, dikelompokkan menurut Wakil Angkatan masing-masing pendaftar.
Keputusannya sendiri sederhana: satu kolom status dengan tiga pilihan, Menunggu, Disetujui, atau Ditolak. Di sebelahnya ada menu lengkap yang dipakai pengurus sehari-hari, mulai dari impor data alumni, koreksi data, sampai catatan notifikasi WhatsApp.
Mengubah status pendaftar: Menunggu, Disetujui, atau Ditolak.
Pemeriksaan yang sebelumnya bergantung pada ingatan dan japri sana-sini kini punya alurnya sendiri, tanpa menghilangkan bagian yang paling penting yaitu yang memverifikasi tetap manusia yang mengenal angkatannya.
Mencari Nama yang Sudah Lama Tidak Terdengar
Setelah akunnya aktif, bagian yang paling sering dibuka justru yang paling sederhana yaitu daftar nama.
Semua alumni yang terdaftar ada di satu halaman yang bisa dicari dan diurutkan menurut tahun lulus. Tidak perlu lagi bertanya ke tiga orang berbeda hanya untuk menemukan satu kontak. Bagi alumni yang lama menghilang lalu ingin kembali terhubung, biasanya dari sinilah mereka mulai.
Direktori alumni, bisa dicari berdasarkan nama maupun tahun lulus.
Acara, dari Sisi yang Membuat dan yang Mengikuti
Bagi pengurus, membuat acara dilakukan lewat formulir yang isinya sudah menyesuaikan kebiasaan panitia alumni: judul, tanggal, kategori, tipe acara (gratis atau berbayar), lokasi, dan dua kolom contact person lengkap dengan nomor WhatsApp bagian yang justru paling sering hilang ketika poster acara diteruskan dari grup ke grup.
Formulir pembuatan acara di sisi pengurus.
Begitu diterbitkan, acara itu langsung muncul di halaman publik, bisa dibuka siapa saja tanpa perlu masuk akun. Tanggal, tempat, biaya, dan kontak panitia berada di satu tempat yang sama, dan tautannya bisa dibagikan ke mana pun tanpa kehilangan isinya.
Acara yang sedang berjalan, dari trekking sampai festival musik alumni.
Ketika Tiket Reuni Ikut Masuk ke Sistem
Bagian yang paling menjelaskan kenapa sistem keanggotaan tadi penting justru muncul di acara terbesarnya. Lapanada adalah festival musik tahunan yang sekaligus menjadi reuni akbar alumni, dengan tagline “Nada yang Menyatukan Generasi”.
Halaman Lapanada Festival, lengkap dengan tombol pembelian tiket.
Tiketnya punya kategori khusus alumni dengan harga tersendiri. Dari situ muncul persoalan klasik penjualan tiket komunitas: bagaimana memastikan yang membeli tiket alumni memang benar-benar alumni?
Jawabannya memakai data yang sudah ada. Setiap akun yang terverifikasi mendapat Kode Tiket Event sendiri yang tercantum di halaman profilnya.
Kode tiket event, muncul di profil setiap alumni yang sudah terverifikasi.
Kode itu dimasukkan sebagai Kode Undangan sebelum memesan. Tanpa kode tersebut, kategori tiket alumni tidak terbuka. Verifikasi keanggotaan yang dikerjakan di awal akhirnya terpakai lagi di tempat yang sama sekali berbeda.
Kode undangan diterapkan lebih dulu; kategori tiket alumni terbuka setelahnya.
Detail lainnya menunjukkan ini bukan sistem tiket generik yang ditempel begitu saja. Satu transaksi dibatasi satu tiket, harga sudah mencakup pajak hiburan dan biaya admin, dan paketnya sudah termasuk merchandise resmi serta welcome drink. Saat tangkapan layar ini diambil, kategori alumni sudah berstatus habis terjual.
Antisipasi lonjakan trafiknya bahkan ikut terlihat di dashboard pengurus, dalam bentuk antrean login yang membatasi berapa orang bisa masuk bersamaan saat penjualan dibuka atau war ticket.
Ruang yang Tidak Dibagi per Angkatan
Di luar acara, ada satu hal yang tidak dimiliki grup angkatan mana pun yaitu ruang bersama.
Sebuah lini masa tempat siapa saja bisa menuliskan kabar, dengan panel acara mendatang di sebelahnya. Alumni 1985 dan alumni 2020 membaca hal yang sama, di halaman yang sama. Sederhana, tapi justru ini yang selama bertahun-tahun tidak pernah ada.
Lini masa alumni, terbuka untuk semua angkatan.
Kartu Anggota yang Muat di Saku
Sebagian besar kebutuhan itu akhirnya pindah ke ponsel, karena di situlah orang sebenarnya berada. Masuknya cukup dengan nomor HP yang terdaftar, tanpa langkah tambahan yang merepotkan. Begitu masuk, setiap alumni juga punya kartu anggota digital sendiri, lengkap dengan QR Code yang tinggal dipindai saat registrasi acara. Tidak ada lagi mencocokkan nama satu per satu di daftar hadir yang dicetak semalam sebelumnya.
Kiri: layar masuk aplikasi. Kanan: kartu anggota digital beserta QR Code-nya.
Isi lainnya sebagian besar sama dengan yang ada di situs: daftar acara, detailnya, dan kontak panitianya.
Daftar dan detail acara versi aplikasi.
Aplikasi mobile-nya sendiri akan segera hadir di Google Play Store.
Yang Sebenarnya Berubah
Mudah menyebut ini sebagai digitalisasi, padahal sebetulnya tidak banyak yang berubah dari cara organisasi ini bekerja. Acara tetap dibuat orang yang sama. Reuni tetap diurus panitia yang sama. Verifikasi anggota tetap dilakukan perwakilan angkatan yang memang mengenal orangnya. Grup WhatsApp pun tetap ada dan akan terus ada.
Yang berubah adalah siapa yang bisa ikut, dan berapa lama sesuatu bertahan. Alumni yang tidak kenal siapa-siapa kini punya cara untuk masuk. Pengurus tidak lagi menjadi satu-satunya orang yang memegang informasi. Dan ketika kepengurusan berganti, sesuatu yang terjadi setiap beberapa tahun, yang diwariskan bukan lagi kumpulan berkas di laptop seseorang, melainkan sesuatu yang tetap berdiri sendiri.
Untuk organisasi yang usianya diukur dalam dekade dan anggotanya bertambah setiap tahun, itu bukan perubahan yang kecil.
Platform ini dikerjakan bersama Sunartha. Kalau organisasi atau komunitas Anda sedang berada di titik yang mirip, anggota yang terus bertambah sementara cara lama mulai terasa sesak, kami senang diajak berdiskusi.
