Keberhasilan sebuah perusahaan tidak hanya diukur dari besarnya keuntungan yang diperoleh. Ada berbagai indikator yang digunakan untuk mengetahui seberapa efisien suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Salah satu indikator tersebut adalah Key Performance Indicator (KPI).
KPI adalah sejumlah metrik yang digunakan untuk mengevaluasi seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuannya. Ukuran ini disesuaikan dengan visi misi masing-masing perusahaan. Dengan KPI, Anda dapat mengambil langkah untuk meningkatkan kinerja bisnis.
5 Tips Penyusunan Key Performance Indicator
Menyusun KPI memang terdengar mudah, tapi sebenarnya memerlukan analisis bisnis yang detail. Berikut adalah panduan lebih mendalam untuk membantu Anda menyusun KPI perusahaan.
1. Pilih tujuan yang ingin dicapai
Setiap bisnis memiliki visi dan misi yang menjadi panduan utamanya. Tujuan-tujuan ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batasan waktu. Misalnya, bukan sebatas meningkatkan penjualan, tapi mungkin bisa lebih spesifik lagi seperti meningkatkan penjualan sebanyak 20% dalam 6 bulan mendatang.
2. Ketahui bagian yang perlu ditingkatkan
Kemudian, Anda juga harus melakukan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk mengetahui mana saja area bisnis Anda yang berpotensi mengalami hambatan atau pertumbuhan maksimal. Dengan demikian, Anda bisa memfokuskan KPI pada area yang memang perlu pertumbuhan ekstra.
3. Pilih metrik yang akan diukur dan targetnya
Setelah Anda mengetahui area yang perlu ditingkatkan, tentukan metrik yang paling sesuai. Metrik ini harus spesifik dan mudah diukur. Misalnya, untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan, Anda bisa membuat metrik dengan menentukan waktu respons perusahaan terhadap keluhan pelanggan.
Saat menentukan metrik, Anda perlu target yang realistis untuk mencapainya. Contohnya, tetapkan target merespons keluhan pelanggan dalam kurun waktu satu jam. Dengan begitu, pelanggan tidak terlalu lama menunggu dan Anda pun bisa sempat berdiskusi dengan divisi lain yang berkaitan bila diperlukan.
4. Pertimbangkan kondisi bisnis saat ini
Saat menetapkan KPI, Anda tidak hanya perlu berfokus pada kondisi perusahaan saja, melainkan juga melihat realitas bisnis saat ini. Artinya, Anda perlu mempertimbangkan kondisi pasar lokal hingga global karena ini dapat memengaruhi kebijakan yang Anda ambil. Misalnya, Anda perlu mempertimbangkan kondisi keuangan dunia yang sedang resesi pada 2023 ini.
Jika Anda baru saja memulai bisnis, menargetkan peningkatan penjualan sebanyak 50% dalam sebulan tentu terdengar kurang realistis. Maka dari itu, penting untuk selalu mengukur kapasitas perusahaan Anda, mulai dari manajemen rantai pasok hingga sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya.
5. Lakukan monitoring secara rutin
Penetapan KPI bukanlah aktivitas satu kali yang kemudian bisa Anda lupakan begitu saja. Karena KPI berfungsi seperti tolok ukur untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih tinggi lagi, tentu ukuran ini perlu pemantauan, evaluasi, dan penyesuaian. Dengan memonitor KPI secara rutin, Anda bisa memastikan bahwa bisnis tetap berada di jalur yang aman dan sesuai target Anda.
Itu artinya, KPI mungkin saja akan mengalami perubahan di tengah perjalanan bisnis Anda dan ini adalah hal yang normal. Pada dasarnya, menjadi seorang pebisnis itu menuntut Anda untuk selalu dinamis dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi. Hanya dengan begitu Anda bisa beradaptasi dengan kondisi pasar.
Contoh Key Performance Indicator yang Efektif
Membayangkan Key Performance Indicator (KPI) mungkin akan sangat sulit bagi pebisnis pemula. Hal ini sangat wajar karena inilah pertama kalinya Anda terjun ke dunia bisnis yang dinamis sekaligus fluktuatif. Supaya Anda memiliki sedikit gambaran tentang KPI yang efektif, simak penjelasan berikut!
Sebuah perusahaan e-commerce mungkin memiliki KPI berupa “Jumlah kunjungan website per hari”, “Rasio konversi pembelian”, atau “Rata-rata waktu respons layanan pelanggan”. Sementara itu, sebuah perusahaan jasa mungkin fokus pada “Tingkat kepuasan pelanggan” atau “Jumlah proyek yang selesai tepat waktu”. Intinya, semua disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Di era digital ini, teknologi dapat mempermudah banyak aspek bisnis, termasuk dalam penyusunan dan pemantauan Key Performance Indicator (KPI). Salah satu platform yang kami rekomendasikan untuk Anda adalah Smartsheet dari Sunartha.
Melalui platform ini, Anda dapat dengan mudah menambahkan proyek, memonitor, dan mengoptimalkan KPI perusahaan Anda. Tidak hanya itu, Smartsheet juga dapat mendukung kolaborasi antar-tim sehingga bisnis Anda bisa segera mencapai target.Jadi, jika Anda ingin meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menyusun KPI, pertimbangkan untuk menggunakan Smartsheet dari Sunartha. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi tim kami melalui WA! Klik di sini untuk mendapatkan free trial Smartsheet.
