Photo credit: Freepik
Memilih sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang tepat merupakan langkah krusial bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Nah, salah satu opsi yang patut dipertimbangkan adalah software ERP jenis out-of-the-box. Out-of-the-box ERP adalah solusi software yang dirancang dengan fitur umum dan bisa diimplementasikan tanpa modifikasi besar sehingga Anda bisa memulai operasional dengan cepat. Kelebihan utamanya termasuk penghematan waktu dan biaya implementasi, serta mengurangi risiko kesalahan konfigurasi. Lantas, bagaimana cara tepat memilih software ERP out-of-the-box?
1. Pertimbangkan kondisi bisnis saat ini
Penting untuk memahami kondisi bisnis saat ini secara menyeluruh sebelum memilih software ERP. Identifikasi tujuan penggunaan yang tepat dengan merinci kebutuhan bisnis dan menemukan area operasional yang memerlukan perbaikan atau peningkatan efisiensi. Dengan pemahaman yang mendalam, perusahaan bisa merumuskan tujuan yang sesuai dengan konteks bisnisnya.
Tujuan ini mencakup pemahaman mendalam terhadap proses bisnis yang sedang berlangsung dan potensi perbaikan atau peningkatan. Dengan merinci kebutuhan operasional, perusahaan bisa merencanakan implementasi ERP yang terfokus dan sesuai dengan konteks bisnisnya.
2. Pelajari kelengkapan fitur yang ditawarkan
Melakukan analisis fitur-fitur utama yang ditawarkan oleh software ERP juga krusial. Hindari pemilihan sistem dengan fitur yang tidak relevan atau terlalu umum, yang mungkin tidak memberikan nilai tambah yang signifikan. Analisis fitur-fitur utama melibatkan pemahaman mendalam tentang kemampuan software ERP.
Sebagai contoh, perusahaan bisa mengevaluasi kemampuan sistem dalam mendukung proses manajemen keuangan, rantai pasokan, atau sumber daya manusia. Pemilihan fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis memastikan bahwa implementasi ERP akan memberikan dampak positif secara signifikan.
3. Periksa kemudahan akses layanan bantuan pengguna
Kemudahan akses ke layanan bantuan pengguna yang efektif dan responsif menjadi kunci dalam menjaga kelancaran operasional. Pastikan penyedia ERP menyediakan dukungan pelanggan yang memadai. Layanan bantuan yang responsif bisa mempercepat penyelesaian masalah operasional dan mengurangi waktu henti yang mungkin terjadi.
Dukungan pelanggan yang efektif melibatkan proses tanggap cepat terhadap pertanyaan atau masalah pengguna. Menyelidiki tingkat responsivitas penyedia ERP melalui ulasan pengguna atau referensi bisa memberikan gambaran tentang sejauh mana perusahaan bisa mengandalkan dukungan teknis tersebut.
4. Baca ulasan pengguna software ERP
Mendengarkan pengalaman pengguna yang sudah menggunakan software ERP melalui ulasan dan testimonial memberikan wawasan tentang kelebihan dan kekurangan dari sudut pandang pengguna sebenarnya yang bisa membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih informasional. Informasi ini juga bisa digunakan untuk mengantisipasi potensi masalah atau keberhasilan yang mungkin terjadi selama dan setelah implementasi. Pertimbangkan juga referensi dari perusahaan sejenis untuk memberikan pandangan yang lebih khusus.
5. Cocokkan dengan budget bisnis
Analisis total biaya pemilikan merupakan langkah esensial dalam memilih software ERP. Selain biaya awal, perhatikan biaya tambahan seperti upgrade, dukungan perangkat lunak, dan lisensi tambahan. Pastikan bahwa pengeluaran ini sesuai dengan anggaran bisnis dalam jangka waktu yang panjang.
Perusahaan harus mempertimbangkan biaya tambahan yang mungkin timbul selama dan setelah implementasi, termasuk biaya dukungan teknis dan biaya perangkat keras jika diperlukan. Dengan pemahaman yang baik tentang aspek keuangan, perusahaan bisa mengelola ekspektasi dan menghindari kejutan biaya yang tidak terduga.
6. Pastikan software ERP mudah diintegrasikan
Kemudahan integrasi dengan sistem lain di perusahaan menjadi kunci untuk memastikan operasional yang sinergis. Verifikasi bahwa software ERP bisa dengan mudah diintegrasikan dengan infrastruktur teknologi yang sudah ada sehingga seluruh sistem bisa beroperasi bersama tanpa hambatan besar.
Kemudahan integrasi mencakup kecocokan antara software ERP dan sistem lain seperti manajemen keuangan, penjualan, atau sumber daya manusia. Perusahaan harus memastikan bahwa integrasi ini bisa dilakukan tanpa mengganggu operasional dan bahwa data bisa dipertukarkan secara efisien antar-sistem.
Dengan memperhatikan keenam poin di atas, Anda bisa membuat keputusan yang terinformasi dan tepat dalam memilih contoh software ERP out-of-the-box. Memahami kebutuhan bisnis, fitur-fitur yang ditawarkan, dukungan pelanggan, ulasan pengguna, aspek finansial, dan kemudahan integrasi akan membantu dalam menjalankan implementasi sistem ERP pada perusahaan yang sukses dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang. Tidak perlu bingung, Anda sekarang bisa memanfaatkan solusi ERP terpercaya dari Sunartha. Mari segera kontak tim Sunartha melalui WA untuk info lebih lengkap.
