Sistem enterprise resource planning (ERP) dapat menguntungkan perusahaan dari berbagai aspek, salah satunya disbursement. Dengan sistem yang terintegrasi dan terautomasi, ERP mampu menyederhanakan proses disbursement dalam bisnis yang biasanya cenderung kompleks. Terlebih, prosedur satu ini juga memiliki sejumlah tantangan tersendiri dalam praktiknya. Apa saja?
Tantangan Utama Disbursement dalam Bisnis
Dalam lingkungan bisnis, disbursement adalah aktivitas pengiriman uang yang dilakukan oleh perusahaan. Jenis pembayarannya beragam, mulai dari tagihan operasional seperti sewa gedung, gaji karyawan, pelunasan vendor, hingga refund ke konsumen. Dengan banyaknya jenis transaksi, apalagi jika volume transaksinya cukup tinggi, hal ini tentu bisa menciptakan tantangan seperti:
- Kesalahan dalam penerbitan invoice sehingga menyebabkan kelebihan atau kekurangan pembayaran;
- Risiko terjadinya kasus fraud seperti invoice palsu, penyuapan, hingga pencurian, yang tentu bisa berdampak buruk terhadap keuangan dan reputasi perusahaan;
- Proses disbursement tidak efisien yang menyebabkan telat atau lupa bayar, sehingga perusahaan harus membayar denda atau penalti.
Namun, Anda tak perlu khawatir. Mulai sekarang, Anda bisa mengatasi berbagai tantangan tersebut dengan mengoptimalkan manfaat enterprise resource planning.
5 Manfaat Enterprise Resource Planning untuk Pengiriman Uang
Hadir dalam bentuk software, sistem ERP mampu mengautomasi berbagai proses bisnis menjadi lebih sederhana. Hal ini juga bisa diterapkan pada proses disbursement dalam bisnis. Berikut beberapa manfaat ERP untuk disbursement:
- Menjaga keamanan data transaksi
Teknologi ERP mampu meningkatkan keamanan transaksi disbursement. Saat transfer uang ke berbagai tujuan, Anda harus memasukkan data seperti nama dan nomor rekening penerima. Nah, sistem transaksi ERP idealnya sudah dilengkapi teknologi tokenization.
Fitur tersebut dapat mengubah nomor rekening atau kartu kredit menjadi deretan angka dan karakter yang hanya bisa dipakai saat transaksi. Dengan tampilan deretan digit yang random, data pun akan lebih terlindungi dari risiko penggunaan yang tidak bertanggung jawab.
- Kemudahan transfer secara serentak
Aktivitas disbursement dalam bisnis memang bisa dilakukan secara manual, di mana Anda mengirim uang dan memasukkan data penerima satu per satu. Jika jumlah transaksi hanya 1-2, tentu hal tersebut bukanlah masalah. Namun, apabila volume transaksinya tinggi, misalnya saat harus mengirim gaji ke seluruh karyawan, Anda tentu akan kewalahan jika melakukannya secara manual. Alhasil, risiko human error jadi meningkat.
Dengan menggunakan enterprise resource planning, hal tersebut dapat dihindari. Sistem ERP memungkinkan Anda untuk melakukan transfer ke banyak penerima secara serentak. Bahkan, beberapa sistem juga menyediakan fitur Scheduling sehingga Anda bisa menjadwalkan transfer untuk menghindari lupa atau telat bayar.
- Menghemat biaya transaksi
Demi kemudahan konsumen, Anda menerima banyak metode pembayaran. Masalahnya, proses transaksi beragam metode bisa memakan banyak biaya. Untungnya, tantangan satu ini bisa Anda atasi dengan sistem pembayaran terintegrasi seperti yang ditawarkan manfaat enterprise resource planning. Sistem pembayaran berbasis ERP masa kini mampu melakukan transaksi dari banyak metode dengan flat price, sehingga bisa membantu Anda menghemat biaya transaksi.
- Menghemat waktu pelaporan transaksi
Mayoritas enterprise resource planning sudah berbasis cloud. Artinya, seluruh sistem dan data dijalankan pada ekosistem internet yang bersifat real-time. Jadi, dengan menggunakan sistem ERP untuk disbursement dalam bisnis, transaksi juga berjalan secara real-time. Tidak hanya itu, sistem pun akan langsung menerbitkan laporan status transaksi, sehingga Anda tak perlu bingung bertanya-tanya apakah suatu transaksi berhasil dilakukan atau tidak.
- Pelacakan pembayaran jadi lebih mudah
Sistem cloud pada ERP akan menyimpan seluruh data transaksi Anda secara digital, sehingga penyimpanan pun bersifat terpusat dan tidak tercecer. Hanya berbekal koneksi internet memadai dan perangkat seperti laptop atau smartphone, Anda bisa mengakses data tersebut kapan saja dan dari mana saja. Manfaat enterprise resource planning satu ini akan memudahkan Anda dalam melacak setiap transaksi yang telah dilakukan.
Demi kemudahan dan efisiensi proses disbursement dalam bisnis, saatnya beralih dari sistem manual ke enterprise resource planning. Namun, pastikan sistem ERP yang Anda pilih menyediakan solusi all-in-one bersifat scalable, sehingga Anda bisa melakukan kustomisasi sesuai kebutuhan aktivitas disbursement. Sistem ERP dengan kriteria tersebut bisa Anda dapatkan melalui Odoo ERP yang didistribusikan di Indonesia oleh Sunartha. Segera hubungi tim Sunartha melalui kontak WhatsApp untuk konsultasi dan informasi selengkapnya!
