Smartsheet adalah alat manajemen proyek yang lengkap untuk berkolaborasi, mengintegrasikan alur kerja dan kolaborasi, serta melacak kemajuan proyek. Dari spreadsheet sederhana hingga template bawaan, Smartsheet dikenal sebagai alat manajemen proyek dengan sejumlah twist.
Apa itu Smartsheet?
Smartsheet adalah solusi manajemen proyek yang dilengkapi dengan twist.
Walau sekilas tampak seperti alternatif untuk spreadsheet Excel, sebenarnya Smartsheet adalah pilihan bagi banyak perusahaan Enterprise—lebih dari 75% perusahaan Fortune 500 dan 90% Fortune 100—untuk merencanakan dan mengelola proyek mereka.
Manajer proyek dapat menggunakan Smartsheet untuk mengatur jadwal, berkolaborasi dengan pemangku kepentingan, mengelola anggaran, dan mengautomasikan tugas. Anda juga dapat menggunakan templat spreadsheet Smartsheet untuk membuat alur kerja yang disesuaikan dan melacak semua hal, mulai dari kalender hingga kapasitas sumber daya dan daftar tugas.
Fitur tambahan seperti spreadsheet interaktif, formulir, alat kolaborasi, dan dasbor pelaporan menjadikan Smartsheet sebagai alat manajemen proyek lengkap yang sesungguhnya.
Tidak seperti platform manajemen proyek lainnya, Smartsheet memberi Anda kendali tanpa batas terhadap alur kerja dan automasi. Anda dapat menyesuaikan semuanya, bahkan hingga masing-masing sel di setiap spreadsheet.
Uji coba: uji coba gratis 30 hari
Kelebihan Smartsheet
- Spreadsheet interaktif yang dapat mendukung data lintas departemen
- Alur kerja otomatis menggunakan spreadsheet dan template bawaan
- Dasbor yang dapat disesuaikan
- 70+ integrasi aplikasi
- Masukkan data dari sumber eksternal menggunakan formulir web terintegrasi
- Laporan pelacakan sumber daya untuk membantu dalam penjadwalan
- Alat pemeriksaan dan persetujuan untuk berkolaborasi dengan tim
- Memungkinkan penetapan dependensi tugas berdasarkan tingkat pemanfaatan
- Pemformatan bersyarat untuk menyorot tanggal pengiriman
Kekurangan Smartsheet
- Sulit dipelajari, terutama untuk pemula spreadsheet
- Spreadsheet interaktif tidak secara otomatis menyinkronkan perubahan
- Lebih mahal daripada spreadsheet dan alat manajemen proyek lainnya
- Adanya biaya tambahan untuk mengakses fitur seperti pemanfaatan sumber daya dan pelacakan waktu
Pendapat Ahli
Smartsheet adalah salah satu alat manajemen proyek paling menarik yang bisa Anda temukan saat ini.
Sepintas, tampilan Smartsheet mirip aplikasi spreadsheet dengan antarmuka yang ramah. Namun, begitu mulai menggunakannya, Anda akan mengetahui bahwa Smartsheet lebih dari sekadar spreadsheet. Smartsheet hampir seperti alat manajemen proyek yang menggabungkan spreadsheet, CRM, aplikasi penganggaran, dan perangkat lunak manajemen sumber daya.
Saat mulai menggunakan Smartsheet, Anda juga akan sadar bahwa software project management ini punya kelebihan yang juga disertai dengan kekurangan. Smartsheet sepenuhnya dapat disesuaikan, artinya Anda dapat mengubah setiap bagian dari setiap alur kerja, spreadsheet, dan corong proyek.
Dengan tingkat penyesuaian dan kontrol seperti ini, Smartsheet juga memiliki kekurangan, yaitu cenderung sulit dipelajari. Butuh banyak waktu untuk mempelajari cara menggunakan Smartsheet dan merasa nyaman menggunakannya di luar hal-hal spreadsheet dasar.
Salah satu bagian tersulit dari belajar Smartsheet adalah melepaskan anggapan Anda tentang bagaimana software project management seharusnya digunakan. Sebab, Smartsheet memang terlihat dan terasa seperti spreadsheet, dengan antarmuka dan alur kerja yang tidak begitu mudah digunakan di awal. Namun, begitu Anda tahu cara memanfaatkan alat ini, Anda dapat memanfaatkan kekuatan spreadsheet tradisional (seperti formula) dan mengintegrasikannya ke dalam setiap segmen alur kerja Anda: mulai dari penganggaran hingga pemanfaatan sumber daya.
Inilah yang menjadikan Smartsheet layak diuji coba. Meskipun dibutuhkan sedikit lebih banyak waktu daripada tool lain untuk dipelajari, Smartsheet adalah alat sangat serbaguna yang dapat disesuaikan untuk startup kecil hingga perusahaan besar setelah Anda merasa nyaman dengannya. Satu-satunya pertanyaan yang tersisa adalah apakah Smartsheet cocok untuk bisnis Anda.
Contoh Terbaik Penggunaan Smartsheet
Manajemen proyek
Gunakan Smartsheet untuk merencanakan, melacak, menjadwalkan, dan melaporkan proyek Anda sejak tahap konsepsi hingga penyelesaian.
TI & OP
Gunakan Smartsheet untuk mengatur tiket permintaan, mengelola sumber daya, melacak masalah, dan memprioritaskan backlog (daftar pekerjaan, to-do-list permintaan, pesanan barang atau jasa yang belum ditangani).
Pemasaran
Gunakan Smartsheet untuk mengomunikasikan kebutuhan lintas departemen, menyatukan standar merek, dan menyetujui visual.
Konstruksi
Gunakan Smartsheet untuk memvisualisasikan jadwal, merencanakan pencapaian, mengomunikasikan tenggat waktu, dan menavigasi dependensi tugas.
Manajemen Konten
Gunakan Smartsheet untuk merampingkan manajemen konten dan menghemat waktu dengan mengautomasikan proses internal dan yang dihadapi klien.
Kesehatan
Gunakan Smartsheet untuk perencanaan tenaga kerja dengan cara yang konsisten dengan persyaratan HIPAA, GxP, CCPA, dan GDPR.
Manajemen keuangan
Gunakan Smartsheet untuk mengautomasi proses audit, melacak inisiatif strategis, dan mengelola portofolio proyek Anda.
Tim Penjualan
Gunakan Smartsheet untuk membuat dasbor berorientasi penjualan yang disesuaikan sehingga mampu melacak keuangan, sasaran, dan inisiatif.
Kesimpulan
Secara keseluruhan, Smartsheet adalah pilihan bagus untuk perusahaan yang membutuhkan pandangan lengkap dan mendalam pada setiap fungsi bisnis mereka. Jika Anda perlu mengontrol banyak karyawan di beberapa alur kerja dan melacak beberapa anggaran proyek secara bersamaan, Smartsheet sangat lebih dari cukup untuk menanganinya.
Namun, jelas, tingkat kontrol seperti ini datang dengan tantangan, yaitu proses belajar yang mungkin tidak mudah. Anda mungkin harus menonton tutorial dan meluangkan waktu untuk melihat panduan.
Smartsheet tidak direkomendasikan untuk perusahaan yang mencari alat manajemen proyek sederhana. Misalnya, usaha kecil mungkin hanya memerlukan papan Kanban dan fitur pelaporan dasar, sehingga banyak alat canggih yang ditawarkan Smartsheet tidak akan digunakan. Namun, jika Anda menginginkan kendali penuh atas setiap aspek bisnis Anda dan bersedia meluangkan waktu untuk mempelajari alat ini, Smartsheet memiliki potensi untuk membuahkan hasil yang sangat besar.
Melalui berbagai kelebihannya, Smartsheet menawarkan kemudahan dalam pengelolaan project perusahaan di berbagai bidang. Free trial 30 hari untuk mencoba penggunaan Smartsheet, atau klik di sini untuk berkonsultasi lebih dulu dengan tim Sunartha sebagai penyedia resmi Smartsheet di Indonesia!
