Workflow Automation dan Keuntungan Menerapkannya di Perusahaan

 Workflow Automation dan Keuntungan Menerapkannya di Perusahaan

Workflow automation adalah automasi alur kerja yang berguna memberdayakan dan meningkatkan cara kerja karyawan di perusahaan. Penggunaan automasi ini memungkinkan berbagai pekerjaan berlangsung dengan sistem otomatis, mulai dari menetapkan tugas, menandatangani dokumen, mengirim, serta menyimpan data dan file secara digital.

Dengan demikian, berbagai tugas dapat disederhanakan, diproses dengan cepat, dan pekerjaan manual yang tidak perlu dapat dieliminasi. Untuk lebih jelasnya, mari simak keuntungan menerapkan workflow automation di perusahaan berikut ini!

1. Workflow automation meminimalisir terjadinya human error

Meskipun mustahil untuk tidak membuat kesalahan sama sekali, penerapan automasi alur kerja mampu meminimalisir terjadinya human error. Keuntungan ini diperoleh dari workflow automation yang memungkinkan Anda bersikap proaktif dalam mengidentifikasi dan mencegah terjadinya kesalahan sejak awal. Saat terjadi human error, sistem akan menunjukkan lokasi yang tepat sehingga Anda dapat mengatasi kerumitan dan mencegah kesalahan yang sama terjadi kembali.

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

Efisiensi dan efektivitas kerja dapat meningkat karena sistem workflow automation menghemat banyak waktu untuk mengirim email, memperbarui informasi, dan berbagai aspek dalam pekerjaan lainnya. Uang bukan satu-satunya hal yang terbuang karena proses yang tidak efisien, tetapi juga jam kerja karyawan yang sering kali dihabiskan untuk melakukan pekerjaan berulang.

Dengan sistem automasi alur kerja, karyawan dapat mengeliminasi tugas monoton, seperti entri data atau pekerjaan manual yang berulang lainnya. Dengan demikian, karyawan bisa lebih fokus pada proyek inovatif yang membantu pertumbuhan perusahaan. Misalnya, pada penyelesaian tugas umum yang penting seperti faktur berbasis kertas atau dokumen, karyawan biasanya harus melakukan persetujuan, pemeriksaan manual, dan beberapa tingkat ekstraksi data. 

Penerapan automasi alur kerja di perusahaan memungkinkan karyawan untuk menggunakan alat pemrosesan dokumen cerdas (IDP) yang memanfaatkan kombinasi AI dan perangkat lunak. IDP dapat mengurangi human error, mengubah tugas yang melelahkan menjadi proses otomatis yang cepat, dan membuat waktu karyawan dihabiskan untuk melakukan pekerjaan kognitif pada tingkat yang lebih kreatif dan tinggi sehingga menjadi lebih produktif.

Baca juga: Smartsheet, Project Management Tools dengan Segudang Fitur Canggih

3. Memotong anggaran biaya perusahaan

Workflow automation dapat memotong anggaran biaya perusahaan karena mengautomasi tugas akan mengurangi biaya tenaga kerja. Automasi mengurangi administrasi dan tugas yang berulang, dengan demikian mengurangi jam kerja dan menurunkan biaya staf. Selain itu, proses digitalisasi dokumen juga dipercaya dapat meningkatkan produktivitas karyawan yang membuat lebih banyak pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu singkat.

Automasi alur kerja juga mengurangi waktu staf untuk memperbaiki informasi yang salah. Staf tidak harus menghabiskan waktu secara manual mengirimkan dokumen atau mengejar persetujuan karena workflow automation memungkinkan pengiriman otomatis. Semua manfaat ini membuat tim dengan jumlah karyawan lebih kecil dapat melakukan lebih banyak pekerjaan sehingga mengurangi kebutuhan anggaran staf yang besar.

4. Memperkuat kontrol dan transparansi kerja

Dengan berkurangnya manajemen mikro, tugas dan tujuan setiap pekerjaan menjadi sangat jelas sehingga karyawan mengerti apa yang perlu mereka lakukan. Manajer pun akan merasa lebih nyaman mendelegasikan tugas kepada karyawan. Workflow automation juga mencegah tugas “bayangan” sehingga kontrol terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan menjadi lebih baik. Kontrol atas aksesibilitas data yang lebih besar membuat informasi sensitif dapat ditampilkan atau ditahan untuk peran atau tim pekerjaan tertentu.

5. Menyederhanakan proses approval

Automasi alur kerja meningkatkan kolaborasi dengan menyediakan alat desain visual yang disederhanakan sehingga memungkinkan Anda membawa karyawan dari tim berbeda ke dalam proyek dengan lebih lancar. Melalui sistem notifikasi otomatis dan alur kerja yang dirancang dengan jelas, anggota tim hanya diberi tag saat dibutuhkan dan mereka akan mengerti tugas apa yang perlu dilakukan.

Baca juga: Bisnis Lebih Efisien dengan Project Management Tool

Dengan menerapkan workflow automation dan bekerja melalui satu platform, kolaborasi apa pun bisa ditingkatkan. Proses approval akan semakin sederhana karena karyawan tidak perlu lagi menunggu approval secara manual.

Itulah informasi mengenai berbagai keuntungan dari penerapan automasi alur kerja di perusahaan. Seluruh manfaat di atas bisa Anda peroleh dengan menerapkan workflow automation melalui Smartsheet. Anda bisa coba free trial 30 hari dengan klik di sini. Konsultasikan pula kebutuhan project management tools Anda dengan langsung hubungi Sunartha melalui tautan ini!