Setiap hari tim operasional menjawab pertanyaan yang berulang dan sebenarnya sudah ada jawabannya, seperti berapa nilai penjualan wilayah ini? Bagaimana tren bulan lalu? Produk apa yang paling banyak diminati? Jawabannya dapat diakses pada dashboard. Namun, stakeholder yang bertanya tidak punya akses ke dashboard tersebut, dan user yang memiliki akses harus mencarinya secara manual satu per satu pertanyaan.
Di artikel ini kami akan menjabarkan permasalah tersebut dengan solusi menghubungkan Slack, Tableau, dan AI menjadi satu alur kerja. Sehingga, pertanyaan bisa terjawab otomatis langsung dari data, dan tim dapat terhubung langsung untuk kasus yang benar-benar membutuhkan manusia.
Informasi Ada di Dashboard, tetapi Tetap Dicari Manual
Gambaran nyatanya seperti ini. Salah satu instansi pemerintah menerima pertanyaan dari masyarakat setiap hari, sebagian besar seputar data dan informasi di bidangnya. Petugas menjawab satu per satu. Bila jawabannya menyangkut data, petugas harus membuka Tableau, mencari dashboard yang tepat, membaca angkanya, lalu menyusun jawaban secara manual.
Prosesnya berjalan, tetapi ada tiga hal yang terus berulang:
- Lambat. Satu pertanyaan bisa memakan waktu beberapa menit sampai hitungan jam, tergantung antrean dan ketersediaan petugas.
- Repetitif. Mayoritas pertanyaan sebenarnya mirip, dan jawabannya bersumber dari data yang sama.
- Bergantung pada orang. Di luar jam kerja atau saat petugas sedang menangani hal lain, pertanyaan menunggu.
Pola ini tidak hanya terjadi di instansi pemerintah. Perusahaan yang menerima pertanyaan pelanggan tentang stok, harga, status pesanan, atau laporan performa mengalami hal yang sama: data sudah ada, tetapi jarak antara pertanyaan dan jawabannya masih diisi oleh kerja manual.
Solusi Mempertemukan Tempat Orang Bertanya dengan Tempat Data Berada
Kuncinya ada pada tiga komponen yang masing-masing mengerjakan perannya:
- Tableau sebagai sumber kebenaran. Semua data dan dashboard tetap dikelola di sini, tidak ada yang perlu dipindahkan.
- Slack sebagai ruang kerja tim. Di sinilah petugas berkolaborasi, menerima eskalasi, dan mengakses data tanpa berpindah aplikasi.
- AI sebagai penerjemah. Pertanyaan dalam bahasa sehari-hari dipahami, dicocokkan ke dashboard yang relevan, lalu dijawab lengkap dengan datanya.
Sunartha mengembangkan integrasi yang menghubungkan ketiganya melalui API resmi Slack dan Tableau. Tidak ada perangkat lunak pihak ketiga yang menyimpan data percakapan, seluruh alur dan knowledge dikendalikan penuh oleh organisasi.
Bagaimana Alurnya untuk Pelanggan?
Cukup bertanya lewat widget chat di website resmi, seperti mengirim pesan biasa, seperti ini alurnya:
Alur layanan tanya jawab otomatis: pertanyaan dipahami AI, datanya diambil dari Tableau, jawaban kembali dalam hitungan detik.
Di belakang layar, AI membaca maksud pertanyaan, mencari dashboard Tableau yang relevan, mengambil datanya, lalu menyusun jawaban. Jawabannya bukan sekadar teks: bisa berupa tabel ringkasan maupun gambar dashboard, sehingga penanya melihat datanya langsung.
Lalu bagaimana bila AI tidak yakin, atau pertanyaannya di luar cakupan data? Di sinilah Slack berperan. Pertanyaan dialihkan ke petugas yang bekerja di channel Slack, ditangani secara manual, dan jawabannya kembali ke penanya lewat widget yang sama. Penanya tidak perlu tahu perpindahan ini terjadi.
Perbandingan proses: dari semua pertanyaan ditangani manual, menjadi AI menjawab lebih dulu dan petugas fokus ke pengecualian.
Perubahan paling terasa bukan sekadar kecepatan, melainkan berpindahnya beban kerja. Petugas tidak lagi menghabiskan hari untuk pertanyaan berulang yang jawabannya sudah ada di dashboard. Waktu mereka berpindah ke kasus yang benar-benar membutuhkan penilaian manusia. Layanan juga tidak lagi terikat jam kerja, karena AI siaga sepanjang waktu.
Data Hadir di Tengah Percakapan Tim pada Slack
Manfaat integrasi ini tidak berhenti di layanan publik. Bagi tim internal, integrasi yang sama mengubah cara mereka mengakses data sehari-hari: dashboard Tableau bisa dipanggil langsung dari channel Slack, tanpa membuka aplikasi lain.
Alur penggunaan internal: satu permintaan di channel, hasilnya kembali ke thread yang sama dan terlihat oleh seluruh tim.
Berikut tampilannya saat digunakan. Sebagai catatan, seluruh data pada tangkapan layar di bawah adalah data sampel (dummy) yang dipakai untuk demonstrasi fitur, bukan data klien.
Terpasang seperti aplikasi Slack biasa
Aplikasi terpasang di workspace, lengkap dengan perintah /dashboard dan /summary yang bisa dipakai siapa saja di channel.
Memanggil dashboard semudah mention
Cukup mention bot di channel, daftar dashboard yang tersedia langsung muncul untuk dipilih. Tidak perlu hafal nama atau tautan dashboard.
Mention bot, lalu pilih dashboard dari daftar yang muncul di thread.
Sebelum dikirim, datanya juga bisa disaring dulu, misalnya hanya untuk wilayah tertentu.
Pilihan filter muncul otomatis sesuai isi dashboard yang dipilih.
Dashboard tampil sebagai gambar di thread, siap didiskusikan bersama tim di tempat yang sama.
Bertanya dengan bahasa sehari-hari
Yang membedakan integrasi ini dari sekadar penampil dashboard: permintaan dalam bahasa sehari-hari juga dipahami. Ketika ada beberapa dashboard dengan nama mirip, bot bertanya balik untuk memastikan, bukan menebak.
Permintaan bahasa natural dipahami. Bot meminta konfirmasi saat ada beberapa kandidat, lalu menampilkan tabel ringkasan datanya.
Setelah data tampil, AI membaca angka yang sama dan menuliskan analisisnya: wilayah mana yang berkinerja terbaik, di mana ada anomali, dan tindak lanjut apa yang layak dipertimbangkan.
Analisis dan rekomendasi ditulis AI langsung di thread, berdasarkan data yang baru saja diambil dari Tableau.
Dua Jalur Menuju Kemampuan yang Sama
Ada dua cara mewujudkan kemampuan seperti ini, yaitu:
1. Jalur resmi Salesforce. Slack kini memiliki Agentforce, agent AI yang dibangun di ekosistem Salesforce dan dipasang langsung ke Slack. Jalur ini paling matang dan didukung penuh vendor, dengan konsekuensi berlangganan ekosistem Salesforce beserta lisensinya.
Agentforce, agent AI resmi di dalam Slack. Sumber gambar: Slack (Salesforce).
2. Jalur custom. Integrasi dibangun sendiri di atas API resmi Slack dan Tableau, dengan model AI yang bebas dipilih. Jalur inilah yang ditampilkan pada tangkapan layar di atas. Kendali atas alur data, tampilan, dan knowledge sepenuhnya di tangan organisasi, sehingga cocok untuk kebutuhan dengan tuntutan akurasi dan perlindungan data yang ketat, termasuk instansi pemerintah.
Pilihan jalurnya bergantung pada tiga hal: anggaran lisensi, tingkat kendali yang dibutuhkan atas data, dan seberapa spesifik alur kerjanya. Ini persis jenis diskusi yang biasa kami bantu petakan sebelum implementasi.
Tidak Hanya untuk Layanan Publik
Pola yang sama bisa diterapkan di banyak konteks:
- Layanan pelanggan. Pertanyaan soal harga, stok, atau status pesanan dijawab otomatis dari data yang selalu terbarui.
- Tim penjualan dan manajemen. Angka performa terbaru cukup diminta di channel Slack, lengkap dengan analisisnya, tanpa menunggu laporan disusun.
- Distributor dan mitra. Melalui Slack Connect, mitra eksternal bisa mengakses ringkasan data yang relevan untuk mereka, dalam batasan yang dikontrol.
FAQ
1. Apakah penanya harus punya akun Slack?
Tidak. Masyarakat atau pelanggan bertanya lewat widget chat di website. Slack hanya dipakai petugas di sisi belakang.
2. Dari mana AI mengambil jawabannya?
Hanya dari data Tableau dan knowledge resmi yang dikurasi organisasi. AI dirancang untuk tidak menjawab di luar sumber itu, dan pertanyaan yang tidak bisa dijawab dialihkan ke petugas.
3. Apakah harus Tableau Cloud, atau Tableau Server juga bisa?
Keduanya bisa. Integrasi berjalan melalui REST API resmi Tableau yang tersedia di Tableau Server maupun Tableau Cloud.
4. Bagaimana bila kanal utama penanya bukan website, misalnya WhatsApp?
Polanya sama. Bagian depan bisa diarahkan ke WhatsApp Business API dengan mesin penjawab yang tidak berubah di belakang.
5. Apakah data percakapan tersimpan di pihak ketiga?
Pada jalur custom, tidak. Alur data dirancang dan dikendalikan penuh oleh organisasi, termasuk pilihan model AI dan lokasi pemrosesannya.
Data Sudah Ada, Tinggal Membuatnya Menjawab
Dashboard yang bagus tidak banyak berarti bila jawabannya tetap harus dicari manual setiap kali ada yang bertanya. Dengan menghubungkan Slack, Tableau, dan AI, data yang selama ini diam di dashboard berubah menjadi layanan: menjawab sendiri, sepanjang waktu, dengan petugas yang fokus pada hal yang benar-benar penting.
Sunartha, sebagai partner resmi Salesforce dan Tableau di Indonesia, siap membantu memetakan kebutuhan Anda: mulai dari memilih jalur yang paling sesuai, menyiapkan knowledge dan data, sampai implementasinya. Free Konsultasi 30 Menit dan hubungi tim Sunartha di sini untuk melihat bagaimana integrasi flow kerja ini bisa diterapkan pada data Anda sendiri.
