Pekerjaan Rumah Pemilik Bisnis
Selamat Pagi. Sabtu cerah dipenghujung tahun 2019.
Dari sekian lama saya tidak melakukan update blog di sunartha.co.id, akhirnya saya melanjutkan hobi menulis saya.
Blog yang saya dedikasikan kepada para pemilik bisnis yang ingin selalu bisnisnya tumbuh dari tahun ke tahun.
Dan juga bacaan menyegarkan bagi para eksekutif profesional dibidangnya untuk mulai menjajaki bisnis secara full-time. Maaf saya tidak melakukan “provokatif” statement ya ke Anda semua.
Ok, melanjutkan topik kali ini. Saya akan membahas tentang apa itu ERP software dan kaitannya dengan pekerjaan rumah para pemilik bisnis agar bisnisnya tentu selalu berkembang. Amin.
Jangan lupa mampir ditulisan saya pada blog pribadi saya yang masih segar diingatan: Bangkit Dari Depresi
Apa Itu ERP Software
Pertanyaan mendasar. Apa sih software ERP?
Sebelum menjawab itu. Saya ingin mendapatkan informasi terkait bagaimana Anda mengelola bisnis Anda ditengah ketidakpastian bisnis belakangan ini?
Apakah Anda sudah mengetahui secara pasti informasi dari bisnis Anda?
Atau Anda menyerahkan semuanya kepada tim Anda untuk memberikan informasi yang terkadang terlambat untuk Anda cerna dan putuskan pada strategi bulan dan kuartal kedepan?
Nah, dari situlah saya bisa bercerita kenapa ERP Software itu berguna bagi Anda dan bisnis Anda tentunya ditahun 2020.
Menghadapi perekonomian yang menantang (saya nda suka kata-kata negatif ya) saya sebagai pemilik dan manajemen suatu organisasi, suka dengan informasi yang bersifat real-time.
Singkat katanya, tidak basi lah ya. Mau rapat, data yang dibahas data 1 atau 2 bulan yang lalu. Kemana aja bung?
Tapi mungkin aja, bukan?
Klo tertarik dengan topik lainnya, bisa baca artikel grup kami disini ya: Bingung Membaca Laporan Keuangan
Modul Pada Software ERP
Setelah Anda mengetahui mengenai gambaran umum pada software ERP, hal lainnya yang perlu Anda tahu adalah modul apa saja yang terkait dengan aplikasi manajemen ini.
Sama halnya dengan aplikasi umum lainnya, aplikasi ini terdiri dari beberapa modul umum yang dimiliki seperti:
- Akuntansi
- Pembelian
- Penjualan
- Inventory dan Manajemen Gudang
- Aset
- Manufaktur
- Field Service (Pengelolaan Service/Jasa)
- E-Commerce
- Manajemen Pengolahan Pelanggan (CRM)
- Pengelolaan Tenaga Kerja (HR)
- Reporting (Pembuatan Report)
- Dashboard (Visualisasi Data)
- Mobile Apps
- Integrasi dengan aplikasi lainnya
- Modul Operasional Khusus lainnya.
Menarik bukan? Cukup banyak ya ternyata modul-modul yang terkait dengan ERP itu sendiri.
Lalu pertanyaannya, apakah bisnis Anda membutuhkan semua modul diatas?
Jawabannya ada pada Anda semua. Mungkin ada yang membutuhkan semua, mungkin juga ada yang cukup dimulai dengan 1 atau 2 modul utama saja.
Kenapa begitu?
Menurut pengalaman saya dan tim, seringkali kita ingin menerapkan semua modul pada sistem ERP yang dimiliki pada saat bersamaan, tetapi permasalahannya adalah apakah internal bisnis kita sudah siap atau belum?
Seringkali jarang ada perusahaan yang siap untuk menerapkan untuk keseluruhan modul secara sekaligus. Mungkin yang paling ideal adalah metode secara bertahap sehingga hasil yang didapat akan lebih optimal.
Berikut saya berikan contoh dan bahasan mengenai penerapan Aplikasi ERP pada perusahaan manufaktur: Contoh Penerapan ERP pada Perusahaan Manufaktur
Bagaimana Proses Implementasi ERP Software
Setiap melakukan implementasi ERP software, kami beserta tim biasanya melakukan beberapa tahapan umum yang biasa dilakukan oleh konsultan ERP pada umumnya.
Anda dapat juga melihat tahapan berikut sebagai salah satu cara untuk mempersiapkan tim internal Anda.
Yuk kita mulai:
Mencatat Alur Kerja dan Dokumen Seluruh Bagian
Ada baiknya apabila Bisnis Anda mempunyai alur kerja atau terciptanya dokumen dari seluruh bagian dari bisnis/organisasi Anda.
Contoh sederhananya adalah misalkan bagian penjualan, apa saja yang dilakukan oleh bagian pemasar atau sales dari perusahaan Anda.
Dimulai dari melakukan kegiatan prospek sampai dengan pencatatan prospek tersebut kedalam pencatatan yang dimiliki oleh supervisor atau atasan mereka.
Jenis laporan apa saja yang dihasilkan dari bagian pemasaran yang dibutuhkan oleh Anda sebagai pemilik bisnis.
Misalkan berapa banyak potensial prospek yang sudah dicatat, aktivitas kepada masing-masing prospek yang ada dan tahapan mereka sampai dengan kegiatan penjualan.
Kesemuanya hal tersebut akan lebih baik kalau bisa digambarkan melalui diagram alur sehingga konsultan maupun tim internal Anda sudah sepakat terkait aktivitasnya sendiri.
Data Penunjang
Terkait data dan persiapan data merupakan salah satu hal yang cukup menyita waktu dalam proses implementasi Software ERP.
Bagaimana tidak, setiap organisasi mempunyai data yang berbeda-beda.
Bisa saya sebutkan seperti bagian akuntansi mempunyai data seperti kode akun, bagian pemasar punya data pelanggan dan prospek.
Dan kesemua data tersebut pastinya akan diperlukan untuk menyusun konfigurasi Software ERP sehingga tercipta satu kesatuan aplikasi dan basis data yang digunakan oleh tiap bagian.
Bisa dibayangkan proses penyusunan data dan penyatuan data tersebut apabila tidak dilakukan secara bertahap sebelum proses implementasi dimulai. Cukup menyulitkan dan menyita waktu.
Proses Penyusunan Dokumentasi Blueprint (Gap Analisis)
Tahapan ini akan lebih banyak melibatkan konsultan Anda dalam melakukan prosesnya.
Metode yang digunakan biasanya adalah sesi interview dan site visit (kunjungan) agar konsultan dapat memahami alur proses bisnis sesuai dengan poin pertama, dokumentasi alur kerja.
Konsultan ERP yang Anda undang harus dapat menjabarkan alur dan data yang akan masuk, pemrosesannya sampai dengan output apa yang akan dihasilkan dari sistem.
Contoh sederhananya adalah pada saat proses pembelian. Dimana best practise dari kegiatan perusahaan adalah setiap ada proses request dari bagian organisasi akan melakukan proses pengajuan melalui modul permintaan.
Kemudian akan diproses oleh bagian purchasing untuk dilakukan proses berikutnya seperti pencarian vendor, pembandingan tiap vendor dengan spesifikasi dan harga yang ditawarkan dan berujung pada Purchased Order.
Dokumen PO adalah dokumen hasil sistem yang diberikan kepada vendor sebagai komitmen pembelian dari organisasi Anda kepada supplier Anda.
Gap Analisis berisi juga alur atau proses yang unik yang berjalan di organisasi Anda dan tidak lazim dilakukan dan tidak tersedia dimodul software ERP yang Anda pilih.
Pilihannya adalah menggunakan aplikasi diluar sistem atau melakukan modifikasi pada software ERP tersebut.
Konfigurasi dan Development Software ERP
Ada beberapa jenis software ERP yang beredar dipasaran saat ini.
Dimulai dari aplikasi dengan modul yang sangat lengkap dan sudah dikenal namanya dikalangan IT.
Sampai dengan tipe open source yang Anda dapat lakukan modifikasi pada kode yang ada.
Konfigurasi dilakukan lebih kepada software ERP dimana modul-modul yang ada sudah cukup untuk bagi Anda pelaku bisnis langsung menggunakannya.
Dengan artian development secara tekhnikal tidak perlu dilakukan secara major dan waktu implementasi untuk mengerjakannya terbilang sedikit.
Karena fokus developmentnya hanya terbatas mungkin pada pembuatan dokumen laporan dan form printout yang Anda butuhkan. Sedangkan untuk modul dan menu entry data sudah tersedia.
Tetapi poin ini tergantung kepada aplikasi dan tipe software ERP yang Anda pilih dan kompleksitas bisnis Anda. Semakin mendekati bisnis pada umumnya, Anda akan dimungkinkan untuk segera mendapatkan keuntungan dari implementasi yang singkat.
Training dan Manual Documentation
Setiap implementasi Software ERP akan membutuhkan suatu proses training beserta penyusunan dokumentasi berupa manual/cara penggunaan aplikasi.
Proses training akan mencakup bagaimana mengoperasikan, menghasilkan laporan dan apabila terdapat kendala disaat proses sistem sudah berjalan.
Dan kesemua proses ini unik pada tiap perusahaan. Maka dari itu, dokumentasi penggunaannya pun akan menyesuaikan dari alur bisnis yang sudah disepakati bersama saat awal.
Sehingga setiap proses implementasi yang sudah mencapai status Go-Live nantinya cukup melihat dokumentasi dan proses training yang sudah diajarkan.
Terkadang juga ada proses untuk bagian user melakukan UAT (User Acceptance Test) untuk menilai modifikasi aplikasi yang berjalan apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan.
Kesemuanya ini cukup memakan waktu yang panjang tergantung modul ERP yang akan diimplementasikan.
Go-Live dan Support Maintenance
Pada akhirnya, software ERP yang Anda nanti-nantikan akhirnya bisa Anda dan tim gunakan.
Kita sebut proses ini namanya Go-Live. Dimana setiap user dan bagian dari organisasi Anda sudah bisa mengoperasikannya sesuai dengan kesepakatan bersama konsultan Anda.
Proses ini merupakan suatu kebanggaan sendiri untuk kami, dimana pada akhirnya kerja keras dan kerja bareng antara kami, konsultan dengan PIC organisasi Anda sudah berjalan dengan baik.
Tidak jarang proses implementasi terhenti atau terhambat apabila tidak adanya komunikasi yang baik antara kedua belah pihak.
Karena implementasi sistem dengan melibatkan keseluruhan organisasi merupakan salah satu tantangan tersendiri. Apalagi merubah proses kerja yang sudah cukup lama dijalankan bertahun-tahun.
Selain proses tersebut, pada umumnya organisasi bisnis Anda akan membutuhkan support saat software ERP yang Anda gunakan mendapatkan kendala saat operasional maupun ingin upgrade ke rilis terbaru karena ada pengembangan.
Umum dan sudah biasa kita cadangkan budget untuk kegiatan ini karena dengan berjalannya software ERP yang menyatukan keseluruhan kegiatan bisnis Anda merupakan suatu bantuan bagi manajemen bisnis Anda.
Target 2020 dan Plan Kedepan
2020 yaitu tahun depan merupakan tahun yang tepat untuk meningkatkan performa bisnis Anda dengan melengkapi tools yang saat ini sudah banyak perusahaan menggunakannya. Betul, ERP.
Teknisnya bagaimana? Sabar, kita bisa bantu kok.
Tim saya sudah terbiasa untuk mendampingi dan melakukan implementasi ERP bahkan yang sudah Cloud ERP (generasi terbaru ERP) sehingga bisnis dan user Anda sudah pasti mudah untuk menjalankannya.
Sebelum saya lupa, saya cantumkan dulu ya nomornya Mba Euis disini, Anda bisa melakukan kontak langsung via whatsapp 0815 8690 2500 dan menceritakan kendala Anda sehingga kami bisa membantunya.
Tidak mau kan 2020 Anda tertinggal dari pesaing dan rata-rata pemilik bisnis lainnya? Saya pun aja nda mau.
Apa Itu ERP Software dan Kegunaannya Bagi Bisnis Anda: Sebuah Penutup
Sebagai penutup. Saya sudah memberikan informasi pembuka bagi Anda dan sebagai penutup dan bonus informasi lainnya.
Anda harus sudah memikirkan tentang bagaimana bisnis Anda siap dalam pengolahan data dari bisnis Anda sendiri.
Kalau penasaran, kami bisa berikan link salah satu produk yang kami pakai secara internal juga, namanya Tableau.
Fungsinya apa? Kesulitan saat rapat untuk melihat performa bisnis dari data Anda sendiri? Nah ini solusinya. Business Intelligence sekarang sudah umum lho. Jangan sampai tertinggal.
Berikut saya lampirkan juga artikel-artikel menarik lainnya untuk Anda baca saat liburan nanti.
Sukses untuk tahun 2020 dan Have A Great Business Ahead.
Salam,
Daru
