Mengenal Tanda Tangan Digital: Definisi, Kelebihan, dan Legalitasnya
Kemajuan alat informasi digital yang pesat membuat setiap keputusan harus dilakukan dengan cepat, bahkan secara real-time. Pandemi Covid-19 bahkan menjadi salah satu pemicu bagi industri untuk melangkah ke arah digitalisasi dengan berbagai penemuan-penemuan besar yang mengubah dunia. Salah satu penemuan di era digital yang menciptakan perubahan besar adalah tanda tangan digital.
Fitur ini hadir sebagai solusi yang mempercepat proses persetujuan dan kerja sama, khususnya dalam bentuk legalitas. Apa itu tanda tangan digital dan bagaimana cara kerjanya? Bagaimana pula legalitasnya di Indonesia? Berikut ulasannya.
Apa itu tanda tangan digital?
Tanda tangan digital bukan sekadar tanda tangan yang dipindai dan dijadikan file gambar dalam bentuk data. Fitur ini adalah tanda tangan yang menggunkaan pin atau sejenis algoritma matematika untuk menandatangani dan memvalidasi keaslian dokumen dalam bentuk digital.
Pin atau algoritma yang dipakai menciptakan suatu kode unik yang tidak dapat ditiru oleh siapa pun. Hal ini tentu sangat berbeda dengan tanda tangan konvensional yang hanya berdasarkan bentuk dan ciri dari tulisan tangan sang pemilik. Selain itu, tools ini juga tidak membutuhkan pena atau kertas.
Fungsi dasarnya adalah untuk memastikan bahwa file yang dikirim secara digital tetap sama format dan isinya ketika diterima. Kurang lebih, fungsinya mirip dengan segel amplop. Jadi, ketika tanda tangan digital sudah terbuka, maka keabsahannya tidak dapat diterima.
Fitur ini sangat pas digunakan sebagai pengganti tanda tangan konvensional. Sebab, dengan menggunakan tanda tangan ini, Anda tidak perlu repot mengirimkan dokumen melalui jasa kirim yang kemungkinan bisa sampai dalam waktu yang cukup lama. Hal ini tentu membuang waktu, apalagi ketika ada keputusan-keputusan perusahaan yang tidak bisa ditunda.
Menggunakan tanda tangan digital sama halnya dengan mempercepat waktu validasi dokumen. Pengiriman dokumen dapat dilakukan hanya dalam hitungan menit saja. Selain waktu yang lebih cepat, Anda tidak perlu membayar jasa kirim yang mungkin saja murah, namun tetap saja menjadi beban ketika harus dilakukan berkali-kali atau mungkin digunakan untuk dokumen dalam jumlah banyak.
Bagaimana cara kerjanya?
Seperti yang sudah diungkap sebelumnya, tanda tangan digital memanfaatkan pin dan algoritma matematika untuk menciptakan dua seri bilangan panjang yang biasa disebut sebagai kunci. Masing-masing kunci memiliki sifat yang berbeda, satu publik dan satu lagi pribadi. Ketika penanda tangan menandatangani dokumen secara elektronik, maka kunci pribadi harus disimpan sebaik mungkin oleh penanda tangan.
Penggunaan algoritma tidak ada bedanya dengan sandi. Algoritma akan menyesuaikan kecocokan data dengan dokumen yang ditandatangani yang disebut hash. Data yang telah dienkripsi kemudian akan menghasilkan pin yang mana nantinya tidak boleh berbeda satu digit pun. Ketika dokumen berubah, walaupun satu karakter, maka algoritma akan menciptakan kunci yang berbeda sehingga tanda tangan menjadi tidak valid.
Baca juga: 6 Cara Meningkatkan Produktivitas Ketika Bekerja di Rumah
Apa saja kelebihan penggunaannya?
Ada sejumlah kelebihan yang menjadi tolak ukur utama efektivitasnya. Kelebihan ini mencakup:
- Praktis, hemat waktu dan tenaga
Mempercepat proses validasi data, hanya perlu beberapa menit untuk diaplikasikan ke dokumen yang akan dikirim. Selain praktis tanpa jasa kurir, Anda juga bisa lebih menghemat waktu dan tenaga untuk mengerjakan tugas lain.
- Berdampak baik pada produktivitas kerja
Dokumen yang divalidasi secara cepat akan berpengaruh baik terhadap produktivitas. Penerima dan pengirim tidak perlu lagi menunggu dokumen sampai ke tangan masing-masing untuk bisa dianggap sebagai dokumen legal. Selain itu, ketika Anda menggunakan dokumen yang sama, Anda dapat menjadikan dokumen itu sebagai template sehingga bisa dipakai berkali-kali tanpa harus menambahkan tanda tangan berulang-ulang.
- Menekan risiko pencurian dan pemalsuan dokumen
Dokumen fisik yang dikirim melalui pos sangat rawan rusak atau bahkan hilang. Hal ini tentu sangat merugikan mengingat waktu yang lewat selama dokumen dalam perjalanan. Selain itu, dokumen juga akan terjamin keasliannya karena kunci akan berubah ketika dokumen mengalami perubahan isi.
Apakah tanda tangan digital sah digunakan di Indonesia?
Pertanyaannya sekarang, apakah fitur ini sudah sah dipakai di Indonesia? Jawabannya adalah ya, sudah legal dan sah dipakai. Hal ini mengacu pada UU No. 11 Tahun 2008 mengenai Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE). Ditambah lagi dengan Peraturan Pemerintah No. 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, keabsahan tanda tangan digital semakin kuat di Indonesia.
Memanfaatkan fitur ini untuk mempercepat legalitas dari sebuah kerja sama merupakan langkah digitalisasi industri yang paling signifikan. Bila Anda ingin memanfaatkan fitur ini sebagai bentuk digitalisasi industri, maka pastikan Anda memilih penyedia layanan yang tepat.
Signiflow menyediakan tanda tangan digital yang diterima di berbagai negara serta terjaga keamanannya sehingga tidak ada lagi keraguan untuk mempercepat legalitas suatu perjanjian. Dapatkan Signiflow dengan konsultasi dengan tim Sunartha via whatsapp di sini!
