Mudahnya Membuat Action Plan Bisnis di Smartsheet
Jika Anda berencana mengubah visi bisnis menjadi kenyataan dan sedang mencari cara terbaik untuk menghindari masalah selama proses mencapai tujuan, membuat action plan wajib dipertimbangkan. Action plan bisa membantu bisnis Anda berada di jalur yang benar. Tujuannya adalah untuk menetapkan sumber daya apa yang diperlukan demi mencapai tujuan dan membuat timeline tentang tugas spesifik apa yang perlu diselesaikan.
Biasanya, action plan dibahas selama atau setelah rapat. Action plan digunakan untuk menetapkan goal seperti mengembangkan aliansi bisnis baru, mencari investasi untuk bisnis, mengembangkan bisnis yang sudah ada, dan sebagainya. Nah, Anda bisa lebih mudah menyusun action plan dengan platform Smartsheet. Simak informasinya berikut ini!
Apa itu action plan?
Pertama-tama, mari ketahui dulu apa itu action plan. Action plan adalah daftar langkah-langkah atau tugas yang perlu sebuah bisnis selesaikan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Bagian penting dari perencanaan strategis ini membantu memaksimalkan perencanaan kerja tim. Tidak hanya dalam project management, action plan juga bisa dipakai individu untuk mempersiapkan strategi mencapai tujuan pribadi.
Beberapa komponen action plan meliputi deskripsi jelas tentang tujuan yang ingin dicapai, tugas atau langkah yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan, pihak yang akan bertugas melaksanakan setiap tugas, kapan tugas-tugas ini akan diselesaikan (deadline), hingga sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan pengukuran untuk mengevaluasi progress.
Dengan membuat semua daftar tugas yang tersusun di satu lokasi, akan lebih mudah bagi bisnis untuk melacak progress dan merencanakan berbagai hal secara efektif. Action plan bukanlah sesuatu yang hanya perlu dibuat sekali dan tidak perlu diubah. Saat bisnis berkembang dan keadaan di sekitar ikut berubah, Anda harus meninjau kembali dan melakukan penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan ter-update.
Baca juga: Kolaborasi dan Manajemen Proyek dalam Satu Aplikasi
Tips menyusun action plan yang efektif
Kelihatannya, membuat action plan mungkin cukup mudah, apalagi dengan bantuan platform seperti Smartsheet. Namun ada beberapa langkah penting yang perlu Anda ikuti dengan hati-hati untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Berikut tips menyusun action plan yang efektif:
- Sesuaikan dengan kriteria action plan
Pertama-tama, Anda perlu menyesuaikan pembuatan action plan dengan kriteria SMART. Berikut penjelasannya:
- Specific (spesifik) – Terdefinisi dengan baik dan jelas.
- Measurable (terukur) – Sebutkan indikator terukur untuk melacak kemajuan.
- Attainable (dapat dicapai) – Realistis dan dapat dicapai dalam sumber daya, waktu, uang, dan pengalaman yang Anda punya.
- Relevant – Selaraskan dengan tujuan Anda yang lain.
- Time-based – Tentukan tanggal penyelesaian.
- Tentukan target utamanya dan buat target penunjang
Menentukan target utama berarti mengetahui apa yang hendak dicapai. Dalam sebuah tim, target utama merupakan hal krusial yang harus dipahami oleh semua anggota. Jika masih sulit untuk menentukan target utama, coba identifikasi posisi bisnis Anda saat ini, lalu proyeksikan posisi yang Anda inginkan di masa depan. Target utama tim misalnya adalah social media engagement mencapai 150% dari pencapaian tahun lalu.
Selain target utama, target penunjang juga perlu diperhatikan. Target penunjang merupakan langkah-langkah kecil yang dirancang agar target utama tercapai. Untuk menunjang target utama social media engagement mencapai 150%, Anda bisa melakukan engagement yang bertahap mulai dari 40% ke 80%, lalu 12%, sampai akhirnya mencapai target utama.
- Tetapkan deadline untuk setiap target
Dengan menetapkan deadline untuk setiap target, individu dan tim akan bekerja dengan lebih baik agar tidak melebihi deadline. Misalnya, jika deadline target 150% adalah bulan Desember, maka pada kuartal pertama awal tahun target 40% engagement harus tercapai. Dengan demikian, di kuartal kedua target 80% dapat dijangkau.
Jika target kuartal ini dirasa belum cukup spesifik, Anda bisa membuatnya lebih detail dengan mengatur target bulanan, mingguan, bahkan harian. Pastikan saja deadline untuk setiap target selalu realistis dicapai. Anda bisa berkonsultasi dengan pihak yang akan bekerja mencapai target tersebut untuk mengetahui kapasitas kerjanya sebelum memutuskan deadline.
- Identifikasi masalah yang mungkin akan muncul
Mengidentifikasi masalah yang mungkin akan muncul berarti menyiapkan diri Anda terhadap kemungkinan-kemungkinan yang tidak diharapkan. Mempertimbangkan berbagai hal yang bisa saja tidak berjalan sesuai rencana dalam proses pencapaian target akan membantu Anda lebih tenang dan tepat mengatasinya. Buat daftar masalah-masalah tersebut, identifikasi penyebabnya, dan tentukan tindakan yang tepat untuk mengatasinya.
- Optimalkan sumber daya yang ada
Untuk menjalani proyek dengan lancar, Anda perlu mengoptimalkan sumber daya yang ada. Pastikan Anda memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Jika saat ini sumber daya yang Anda butuhkan tidak tersedia, Anda harus terlebih dahulu membuat rencana untuk mendapatkannya. Sumber daya juga harus mencakup anggaran, Anda dapat membuat kolom rencana tindakan Anda untuk mencatat biaya setiap tugas jika ada.
Selain dana, sumber daya manusia juga sangat berpengaruh terhadap tercapainya target. Kenaikan engagement 40% di kuartal pertama, misalnya, akan lebih mudah dicapai bila tim memiliki divisi-divisi yang dapat bekerja secara optimal. Setelah tim marketing merancang target dan strategi, divisi kreatif bisa membuat ide campaign sesuai deadline yang telah ditentukan sehingga tim design bisa bekerja untuk membuat poster untuk disebar.
Mudahnya menyusun action plan dengan Smartsheet
Action plan dirancang untuk memandu jalan mencapai tujuan. Proses ini mengubah visi menjadi tujuan dan langkah yang dapat ditindaklanjuti sehingga membantu Anda tetap fokus dan termotivasi. Dari karyawan individu dalam bisnis hingga departemen yang lebih besar, action plan dapat digunakan untuk mencapai tujuan. Untuk lebih mudah membuat action plan, Anda bisa menggunakan Smartsheet, software untuk kolaborasi dan manajemen kerja.
Dengan Smartsheet, Anda bisa menetapkan tugas, melacak kemajuan proyek, mengelola kalender, berbagi dokumen, mengelola pekerjaan lain, serta mengembangkan action plan dengan template gratis. Buktikan sendiri kelebihan Smartsheet dengan mencoba program free trial yang bisa didapatkan lewat Sunartha. Jika Anda membutuhkan konsultasi lebih lanjut mengenai Smartsheet maupun hal penting lain terkait bisnis, hubungi WhatsApp Sunartha melalui link berikut!
