6 Fitur yang Harus Ada pada Project Management Tool Kantor Anda
Sedang mencari project management tool untuk proyek Anda selanjutnya? Sebaiknya jangan asal pilih. Perlu diketahui, agar proyek berjalan dengan optimal, tool yang Anda pilih harus memiliki beberapa fitur spesifik. Apa saja? Untuk mengetahui jawabannya, simak ulasan mengenai fitur yang harus ada pada project management tool kantor berikut ini!
Apa itu Project Management Tool?
Seperti namanya, project management tool merupakan tool yang digunakan untuk mengatur jalannya sebuah proyek. Dengan memanfaatkan tool ini, Anda bisa memantau perkembangan progress sebuah proyek dengan mudah. Selain itu, tool ini juga memungkinkan Anda untuk melakukan proyek kolaborasi secara fleksibel tanpa harus mengkhawatirkan perbedaan lokasi dan waktu.
Fitur-fitur yang wajib hadir pada Project Management Tool
Lalu, apa saja yang harus dicermati saat memilih tool untuk kantor Anda? Cara paling mudah adalah dengan memperhatikan daftar fitur yang ditawarkan. Masing-masing produk biasanya memiliki nama fitur yang berbeda, tapi Anda cukup perhatikan fungsi yang ditawarkan. Berikut adalah beberapa fitur yang wajib ada pada sebuah project management tool.
Fitur komunikasi dan kolaborasi
Jika Anda melakukan proyek kolaborasi, terutama yang dilakukan dengan pihak ketiga di luar perusahaan, komunikasi menjadi kunci kesuksesan proyek. Tanpa adanya saluran komunikasi yang baik, maka perkembangan proyek akan sulit dipantau. Anda juga akan kesulitan mengontrol anggota tim dalam proyek.
Untuk itu, pastikan project management tool yang Anda pilih menyediakan fitur komunikasi dan kolaborasi. Akan lebih baik lagi jika fitur kolaborasi yang disediakan memiliki layanan real-time. Jadi, Anda dan seluruh anggota tim bisa memantau progress terbaru pengerjaan proyek.
Fitur perencanaan dan penjadwalan proyek
Agar proyek bisa rampung tepat waktu, Anda perlu perencanaan dan penjadwalan proyek. Project management tool yang baik biasanya memiliki fitur perencanaan dan penjadwalan sehingga Anda tidak perlu menggunakan aplikasi lain.
Pastikan juga agar fitur tersebut memberikan notifikasi bagi seluruh anggota tim agar tidak ada jadwal yang terlewat.
Fitur Update Task
Salah satu tantangan dalam proyek kolaborasi adalah pengerjaan tugas yang tumpang tindih. Artinya, dalam satu waktu bisa saja anggota tim mengerjakan satu tugas yang sama. Hasilnya, satu tugas akan memiliki dua penyelesaian, padahal yang dibutuhkan cukup satu penyelesaian. Untuk mencegah hal tersebut terjadi, project management tool Anda harus memiliki fitur update task. Dengan adanya update task, maka perkembangan terbaru proyek bisa langsung diketahui seluruh anggota tim.
Fitur Pengawasan Proyek
Untuk bisa mengetahui sejauh mana proyek selesai dikerjakan, revisi yang harus dikerjakan, perbandingan kualitas tugas, hingga anggaran yang sudah dihabiskan dalam suatu proyek, Anda memerlukan fitur pengawasan proyek atau project monitoring.
Fitur ini sangat penting karena tanpanya Anda akan kesulitan untuk mengetahui perkembangan proyek. Mengingat betapa pentingnya fitur pengawasan proyek ini, jangan sampai pilihan Anda tidak memilikinya.
Sinkronisasi data
Fitur berikutnya adalah sinkronisasi data. Dengan adanya sinkronisasi data, setiap anggota tim memiliki data yang sama. Langkah ini akan meminimalisir terjadinya kesalahan pengerjaan tugas akibat perbedaan data antar anggota. Fitur sinkronisasi data ini harus ada pada proyek berskala besar, terlebih jika Anda melakukan kerja sama dengan pihak di luar perusahaan yang tidak dapat dipantau secara langsung.
Manajemen aset digital
Terakhir, sebuah management tool juga harus memiliki fitur manajemen aset digital. Fitur satu ini bertugas sebagai repositori yang menyimpan dan mengelola seluruh aset digital suatu proyek. Aset digital sangat variatif bentuknya, mengikuti jenis usaha yang sedang Anda jalankan. Beberapa jenis aset digital yang umum dimiliki perusahaan adalah akun media sosial, blog atau website, hingga data yang tersimpan dalam format digital.
Seluruh fitur yang dibahas dalam ulasan ini bisa Anda temukan di Smartsheet, project management tool dalam format spreadsheet berbasis website. Smartsheet dirancang khusus untuk memudahkan Anda melakukan beragam proyek kolaborasi. Tertarik untuk mencoba Smartsheet? Silakan mengikuti program free trial selama 30 hari di sini. Informasi lebih lanjut bisa Anda dapatkan dengan menghubungi kami melalui WhatsApp berikut.
Artikel menarik Sunartha lainnya:
Tingkatkan Produktivitas dan Efektivitas Kerja dengan Smartsheet
