Image by Freepik
Pembukuan keuangan usaha yang akurat merupakan salah satu kunci keberhasilan sebuah usaha. Ya, termasuk untuk jasa pengiriman maritim. Alasannya, melalui pembukuan yang tepat, Anda dapat memastikan arus kas perusahaan tetap lancar untuk memenuhi kebutuhan operasional, menghadapi situasi darurat, dan mendapatkan kepercayaan investor. Namun, agar lebih efisien, Anda dapat mengandalkan teknologi enterprise resource planning (ERP) untuk pembukuan. Memang, apa saja manfaatnya?
Baca Juga: 6 Kegunaan Software ERP Odoo untuk Bisnis Logistik
1. Pembuatan invoice secara otomatis dan terkonsolidasi
Manfaat enterprise resource planning yang pertama untuk proses pembukuan keuangan usaha adalah adanya fitur pembuatan invoice secara otomatis. Dengan kata lain, Anda bisa menagih banyak vendor yang sudah berbisnis dengan jasa pengiriman maritim Anda dalam waktu lebih singkat. Alasannya, Anda tidak perlu menerbitkan apalagi mengirimkan fakturnya satu per satu.
Selain itu, semua faktur yang masuk dan keluar dari bisnis Anda juga akan tersimpan dengan rapi di satu tempat khusus, sehingga Anda bisa mengakses semua informasi yang diperlukan untuk pembukuan tanpa harus repot-repot mencarinya.
2. Kelengkapan analitik untuk pelaporan
Fitur akuntansi di software ERP untuk pembukuan usaha jasa pengiriman lewat jalur laut tidak hanya mencakup pembuatan invoice, tapi juga analitik. Biasanya, informasi yang tercantum dalam dashboard analitik ini juga sangat lengkap. Misalnya, Anda bisa memantau arus kas, laba rugi, aset lancar dan tidak lancar, dan masih banyak lagi dari waktu ke waktu.
Adanya semua informasi penting ini akan sangat mempermudah Anda saat harus membuat laporan keuangan kepada berbagai pihak. Jadi, mereka pun dapat langsung memahami kondisi finansial bisnis Anda dengan laporan yang lengkap.
3. Bisa mengikuti skala bisnis saat ini
Seiring dengan waktu, jasa pengiriman maritim Anda akan berkembang semakin besar hingga bisa melayani lebih banyak klien. Pada akhirnya, hal ini juga akan berpengaruh pada data keuangan yang harus diproses untuk keperluan pembukuan. Namun, ketika Anda menggunakan software dengan kapasitas terbatas, Anda akan terpaksa menyelesaikan sebagian tugas secara manual. Padahal, langkah ini kurang efisien dari segi waktu.
Sebaliknya, salah satu keunggulan utama teknologi ERP adalah fleksibilitasnya. Dengan kata lain, Anda bisa meningkatkan kapasitasnya sesuai dengan ukuran bisnis saat ini cukup dengan membayar paket berlangganan yang berbeda. Bahkan, proses upgrade-nya pun juga tidak sulit.
4. Kemudahan penyesuaian syarat pembukuan
Format laporan pembukuan keuangan usaha sangat tergantung dari beberapa faktor, misalnya perubahan stok yang dinamis, ketentuan hukum untuk bisnis, dan masih banyak lagi. Untuk memastikan bahwa laporan Anda mencerminkan kondisi terkini dan sesuai dengan hukum, Anda perlu melakukan pembaruan pada templatenya sewaktu-waktu. Namun, ini bukanlah hal yang mudah jika Anda punya banyak data dan harus melakukannya secara manual.
Di sisi lain, kalau Anda menggunakan software ERP, Anda bisa memperbarui format untuk semua laporan berikutnya secara serentak dan akurat. Dengan demikian, Anda bisa langsung mengerjakan tugas pembukuan agar lebih cepat selesai.
5. Mendapatkan data akurat dari tim lain jadi lebih mudah
Saat sedang membuat laporan keuangan perusahaan jasa pengiriman maritim, mungkin Anda pernah kesulitan mendapatkan data yang akurat dari tim penjualan, gudang, dan masih banyak lagi. Segregasi informasi ini akan memperpanjang waktu yang diperlukan untuk menerbitkan laporan sekaligus menghambat komunikasi.
Tapi, manfaat enterprise resource planning berupa akses informasi secara terbuka di lingkungan perusahaan bisa mencegah hal tersebut. Sebab, Anda bisa langsung mengajukan permintaan informasi kepada divisi terkait, dan mereka bisa segera mengirimkan file yang dibutuhkan kepada Anda secara digital.
Baca Juga: Apa itu Two-tier Enterprise Resource Planning dan Manfaatnya?
6. Menghindari data duplikat
Data duplikat dalam pembukuan keuangan bisnis merupakan salah satu kesalahan besar yang bisa berakibat fatal. Sebab, tidak menutup kemungkinan Anda akan kekurangan pemasukan yang seharusnya bisa menguntungkan bisnis Anda, dan ini tidak akan menciptakan kesan yang positif di mata pemangku kepentingan.
Untungnya, teknologi otomatisasi dalam software ERP bisa mencegah hal tersebut akibat human error. Sebab, sistem enterprise resource planning akan meng-input semua data secara serentak, lalu mengecek akurasi setiap baris untuk memastikan tidak ada angka yang terduplikat.
Dalam konteks jasa pengiriman maritim, manfaat enterprise resource planning tidak hanya akan terasa dari segi efisiensi pengiriman, tapi juga akurasi hasil pembukuan keuangan dan kemudahan prosesnya. Maka dari itu, teknologi ini merupakan salah satu investasi jangka panjang terbaik untuk menjaga kesehatan finansial usaha Anda.
Untuk menikmati manfaat tersebut, tentunya Anda harus melakukan perencanaan serta pemasangan infrastruktur teknologinya terlebih dahulu, dan di sinilah Sunartha bisa membantu Anda. Anda cukup mengkonsultasikan kebutuhan digitalisasi bisnis Anda dengan para ahli yang berpengalaman di teknologi logistik. Caranya juga sangat mudah; cukup kirim pesan ke WhatsApp resmi Sunartha, dan kami akan melayani Anda!
