Apa Saja 7 Tahap Implementasi ERP pada Perusahaan?
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah salah satu sistem perangkat lunak paling kompleks dalam organisasi perusahaan, namun juga salah satu yang paling berharga. Penerapan ERP yang sukses akan mengintegrasikan serangkaian aplikasi yang memungkinkan bisnis untuk merampingkan dan mengautomasi proses kerja. Acumatica adalah salah satu contoh sistem ERP berbasis cloud untuk membantu perusahaan tumbuh pesat berkembang dalam ekonomi digital. Agar Anda lebih paham, berikut tujuh tahap implementasi ERP pada perusahaan!
Penemuan
Penemuan adalah tahap yang membantu perusahaan menentukan kebutuhan, visi, dan ruang lingkup proyek. Fase pertama ini dimulai selama proses penjualan dan kemudian berlanjut setelah penjualan. Selama periode ini, tim proyek akan dibentuk untuk mengadakan pertemuan awal. Bagian penting dari fase ini adalah menyusun rencana proyek yang akan berfungsi sebagai panduan sepanjang sisa proyek.
Analisis dan Perencanaan
Setelah informasi dikumpulkan selama fase penemuan, fase analisis akan dilakukan untuk menentukan kasus bisnis terkait implementasi ERP pada perusahaan. Biasanya, hasil analisis adalah kasus bisnis terperinci yang menguraikan tujuan proyek dan bagaimana untuk mencapainya melalui rencana implementasi ERP.
Pengembangan kasus bisnis memungkinkan bisnis untuk mengevaluasi manfaat, risiko, dan biaya dari proses implementasi ERP. Selanjutnya pada tahap perencanaan, bisnis menggunakan perangkat lunak ERP untuk mendokumentasikan sumber daya yang dibutuhkan, jadwal untuk implementasi, dan bagaimana perubahan akan dikelola.
Desain
Dalam hal ini, desain bukan tentang mengecat kantor atau menata ulang furnitur, melainkan soal perancangan sistem baru di perusahaan dan bagaimana penggunaannya dalam bisnis. Pada fase Desain ERP, tim proyek dan tim implementasi akan mengerjakan berbagai konfigurasi untuk sistem baru, menentukan peran, dan mendokumentasikan prosedur standar.
Fase desain dalam proses implementasi ERP pada perusahaan mengambil hasil dari fase penemuan, analisis, dan perencanaan untuk mengembangkan desain fungsional terperinci yang menguraikan bagaimana ERP akan memungkinkan alur kerja dan proses baru dari perspektif pengguna akhir.
Pengembangan
Pengembang akan mengonfigurasi perangkat lunak ERP yang dipilih agar sesuai dengan persyaratan fungsional, alur proses, dan gambar rangka yang biasanya melibatkan kustomisasi tingkat tinggi untuk memenuhi persyaratan bisnis. Selain menulis perangkat lunak baru, pengembang juga harus menulis dokumentasi yang jelas selama proses pengembangan untuk memastikan bahwa tidak ada data yang hilang setelah fase tersebut. Hal ini juga untuk memastikan agar perubahan di masa depan pada sistem ERP dapat dilakukan dengan data lengkap.
Pengetesan
Bergantung pada proses pengembangan yang dilakukan, pengetesan teknis sistem akan terjadi selama proses pengembangan, baik dengan setiap penerapan sistem yang baru atau pada interval kunci yang ditentukan. Tim pengujian akan memeriksa setiap bagian dari sistem ERP baru terkait bug dan integritas data, di samping menjalankan pengetesan pengguna untuk memastikan bahwa pengguna akhir puas dengan perangkat lunak. Pengetesan pengguna penting untuk memulai proses pelatihan untuk memastikan sistem ERP akan berhasil setelah peluncuran.
Penyebaran
Penyebaran adalah salah satu tahap terakhir dari implementasi ERP pada perusahaan. Selama penyebaran, Anda perlu bersiap menghadapi masalah potensial karena mungkin ada beberapa karyawa yang kebingungan meskipun Anda telah berusaha sebaik mungkin untuk mempersiapkan mereka menghadapi perubahan. Kesiapan tim proyek dalam menjawab pertanyaan, membantu pengguna memahami sistem, dan berupaya memperbaiki masalah apa pun yang muncul sangatlah penting karena mungkin perlu waktu bagi pengguna untuk beradaptasi dengan sistem.
Beberapa bisnis menyebarkan semua modul sistem ERP secara bersamaan, sementara yang lain fokus terlebih dahulu pada modul atau proses berprioritas tinggi tertentu dan menambahkan yang lain secara bertahap. Untuk meminimalkan risiko, beberapa bisnis juga terus menjalankan sistem lama secara paralel dengan implementasi ERP baru untuk sementara waktu.
Support dan Update
Setelah sistem ERP berjalan, support dan update konfigurasi sistem mungkin diperlukan. Support dan pemeliharaan jangka panjang dibutuhkan untuk memastikan sistem tetap beroperasi penuh sepanjang masa pakai yang mencakup perbaikan bug dan masalah kinerja, menyempurnakan aliran data, dan memperkenalkan sumber data baru. Setelah sistem baru diterapkan, penting juga bagi bisnis untuk mengevaluasi keberhasilannya terhadap kasus bisnis. Caranya bisa dengan menganalisis laba atas investasi, penghematan efisiensi, dan kepuasan staf dengan sistem baru.
Itulah tujuh tahap implementasi ERP pada perusahaan. Pastikan sistem ERP yang Anda gunakan sudah terbukti kualitasnya, seperti Acumatica, penyedia layanan Cloud ERP dengan pertumbuhan tercepat selama enam tahun dan terus bertambah karena mengutamakan pelanggan. Anda bisa cari tahu lebih banyak tentang implementasi ERP Acumatica dengan menghubungi tim Sunartha.
Artikel Menarik Sunartha Lainnya :
